质量记录控制程序(7).doc

目的本程序规定了质量记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置的职责和方法，为证明质量体系的有效运行、产品质量满足规定的要求提供证据；为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量管理体系提供信息。1. 适用范围适用于本厂质量管理体系运行有关记录的控制和管理，包括适当的外来质量记录。2. 职责2.1 各部门负责人负责本部门质量记录的管理工作，包括记录形式的规定如（表格设计等）、审核记录的真实有效性等。2.2 办公室：负责编写记录样式汇总表，备案各类记录的样本。2.3 各部门负责对本部门记录进行控制与管理，必要时形成统计数据。4.定义（无）5.作业程序5.1记录的范围凡为质量体系文件要素和工厂质量保证能力要求中规定的记录、报告、检验和验证数据等，均属“质量记录”的范围。5.2记录的形式、编号及要求5.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。5.2.2记录的样式及内容由使用部门进行规定，应符合相应的体系文件中规定。记录编号按文件控制程序规定执行。临时使用的记录根据具体情况使用，不做统一规定。5.2.3填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名完整；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注上日期。5.3记录的收集、标识和归档5.3.1各部门文件资料管理员应及时收集、汇总本部门所使用各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅。5.3.2对于体系文件规定的记录，按照编号、日期定期进行分类整理和归档，归档方式应便于存取检索。5.4记录的保存和销毁5.4.1办公室编写记录样式汇总表，填写记录名称、表码、保存期等内容，交质量负责人审批；并汇集备案记录的样本。记录的样式按文件控制程序予以控制。5.4.2各部门按照记录样式汇总表的期限要求保存记录。5.4.3记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。5.4.4记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实批准后方能处置。5.5记录的查阅、借阅5.5.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经控制部门负责人同意，并限期归还。5.5.2如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给客户查阅。5.6记录样式的批准、更改及发放5.6.1记录样式及其需要修改时填写的文件更改/留用申请单由与该记录相关的文件批准人批准，改版后的记录样式应附有经批准的文件更改/留用申请单交办公室留档。5.6.2各部门将更改后的记录样式交至办公室，由办公室对记录样式汇总表进行相应的修改，及时更换记录样式。5.6.3各部门需领用所需记录样式时，由办公室根据记录样式汇总表发放有效的记录样式给所需组。5.7外来记录的控制外来的记录（如供应商提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告等）由相关组保存。5.8质量记录的保存期限根据使用情况而确定，一般为3年，如有特别追溯要求，可适当延长。6.相关文件YQ-PG-01文件控制程序7.附表记录名称保存科室保存年限记录样式汇总表办公室长期保存编制：批准：