辽宁营销中心关于全业务链系统.docx

辽宁营销中心关于全业务链系统4月份库存盘点差异处理办法操作指引营销中心为了下一月全业务链信息系统的有效应用，在四月十日公司组织生产公司、销售辅助、一线与经销商共同对经销商的库存情况进行了一次盘点，从中发现很多问题， 问题集中体现在盘点经销商的实在数量与信息系统的数量上存在非常大的问题，这些问题有主观上的，也有客观原因。为了使信息能够发挥其应有的效果，达到管理的效益，现对盘点中的问题与大区一起进行分析、研讨、解决，以便尽快的使该系统得以应用。一、库存调整业务说明1、时间要求库存调整在6月30日前完成。2、库存调整流程第一步、期初差异库存系统调整由区域信息部对营业厅系统对接的期初数据进行补录，调整期初库存量。在5月31日之前完成。第二步、库存实时盘点建议各大区在5月31日后，选取一个时间对大区内经销商库存进行盘点，参照4月14日盘点表格模板，最后汇总大区内经销商库存差异。第三步、库存差异数量、费用梳理l 各大区分析库存数量差异原因，核实经销商在系统中多录或少录情况。l 针对经销商实际库存，由财务和业务部门配合，梳理并确认经销商各品种已办理费用的数量（不含广谱费用，只核实单店单议、小区域等事后办理的费用）。最终由经销商与业务人员将差异原因签字确认，纸质版大区归档，电子版上传至营销中心。第四步、已办费用梳理针对实际库存中已办理费用部分进行梳理（此处指本应事后办理部分的费用），梳理结果与经销商进行签字确认，纸质版大区存档并将签字扫描件上报至营销中心。第五步、其他方式出库调整一定要遵循梳理后的库存数量及已办理费用数量差异，按照现处理实际库存，再调整系统库存的原则。避免费用的重复。即先使用“其他方式出库”，再平衡库存差的顺序。以下方式适用于“其他方式出库”。1、 系统库存大于实际库存的部分；2、 实际库存中，已办理费用的部分。注：“其他方式出库”是指经销商正常销售但不在全业务链内终端录入销量的方式，主要由经销商操作（业务可协助），经业代审核后完成。上述1、2点，由大区设定，经销商在规定时间内完成“其他方式出库”时间完成，完成时间尽量不要在月底。预留出当月库存调整时间。第六步、经销商库存盘平方法以“库存调整申请”菜单中操作“盘盈入库”或再次使用“其他方式出库”方式，调平实际与系统库存差异。“盘盈入库”必须在经销商处理完实际库存中已办理费用的“其他方式出库”后，执行。注：“盘盈入库”或 “其他方式出库”只填写差额部分。二、其他要求事项：1. 各大区严格按照流程步骤操作，即完成第一步后再进行下一步，不允许跨越步骤。2. 各大区将同一产品的不同奖率汇总为“有奖”或“无奖两种，在此基础上进行数量合并，最后按照产品的有奖或无奖两种情况，记为两种产品。3. 7月份开始，系统将启动“负库存不得出库”功能，因此，各大区需告知经销商，并保证每天出库前，库存为正。4. “其他方式出库”及“盘盈入库功能”目前为关闭状态，且需业代审核。各大区如需使用，请各大区综合部经理与营销中心信息化建设组联系，并按照办事处/管理部口径上报审核人员名单。信息化建设组将开启功能并赋予权限。三、示例：以实际案列说明：以沈阳大区和平办事处下的经销商辉南批发部为例，其销售的产品雪花勇闯天涯8度500mlx12瓶纸箱（有奖）库存差异盘平方法，如下：（其中“已办费用数量”指实际库存中已经办理费用的部分）1、 实际库存大于系统库存：l 实际库存不存在已办理费用：经销商产品名称实际库存系统库存差异已办费用数量盘平方法及顺序辉南批发部雪花勇闯天涯8度500mlx12瓶纸箱（有奖）3000100020000系统操作【盘盈入库】，入库量2000箱l 实际库存含已办理费用：经销商产品名称实际库存系统库存差异已办费用数量盘平方法及顺序辉南批发部雪花勇闯天涯8度500mlx12瓶纸箱（有奖）3000100020008001、 系统操作【其他方式出库】，出库量800箱；2、 然后【盘盈入库】20002、 实际库存小于系统库存：l 实际库存不存在已办理费用：经销商产品名称实际库存系统库存差异已办费用数量盘平方法辉南批发部雪花勇闯天涯8度500mlx12瓶纸箱（有奖）20005000-30000系统操作【其他方式出库】，出库量3000l 实际库存含已办理费用：经销商产品名称实际库存系统库存差异已办费用数量盘平方法辉南批发部雪花勇闯天涯8度500mlx12瓶纸箱（有奖）20005000-300015001、 系统操作【其他方式出库】，出库量1500箱；2、 然后系统再次操作【其他方式出库】，出库量为3000箱3、 实际库存等于系统库存：l 实际库存不存在已办理费用：经销商产品名称实际库存系统库存差异已办费用数量盘平方法辉南批发部雪花勇闯天涯8度500mlx12瓶纸箱（有奖）2000200000不需操作l 实际库存含已办理费用：经销商产品名称实际库存系统库存差异已办费用数量盘平方法辉南批发部雪花勇闯天涯8度500mlx12瓶纸箱（有奖）2000200001500系统操作【其他方式出库】，出库量1500箱；四、盘点调整结果复查营销中心将在本次库存盘点差异调整后，即6月30日之后对各大区经销商库存进行盘点结果进行复查，重点复查系统库存与实际库存的差异。五、全业务链系统上库存盘点调整操作步骤1、经销商在某一时点对自家经销商库存量进行盘点，确定公司产品的实际库存数据。2、经销商使用自己的系统账户登录全业务链系统，点击【报表查询】【当前库存量查询】，可以查看当前时点经销商的库存信息。3、经销商点击【业务管理】【库存调整申请】，进入【库存调整申请】页面。4、盘盈入库申请操作流程4.1 选择类型“盘盈入库，经销商根据实际库存盘点结果，填写库存调整申请单。4.2 选择调整产品，填写调整箱数。核对填写信息。然后点击“保存”。4.3完成申请单信息填写后，点击“保存”按钮。显示如下画面，表示申请单保存成功。5、“其他方式出库”申请操作流程5.1 选择类型“其他方式出库”，经销商根据实际库存盘点结果，填写库存调整申请单。5.2 选择调整产品，填写调整箱数。核对填写信息。然后点击“保存”。5.3完成申请单信息填写后，点击“保存”按钮。显示如下画面，表示申请单保存成功。5.4 操作要求l 经销商在库存调整单中只能调整当前账户的库存产品，不能调整其他账户中产品的库存量；l 调整数量应为库存盘点后的库存差额。如果申请单类型是“盘亏出库”，则意味着在系统当前库存量的基础上减少指定数量；如果申请单类型是“盘盈入库”，则意味着在系统当前库存量的基础上增加指定数量；“其他方式出库”意味着在系统当前库存量基础上减少指定数量。6、查看申请审批状态完成库存调整申请单的录入后，经销商可以在【库存调整申请管理】中查询到录入的申请单，同时也可以作废相关的申请信息。6.1 查看“盘盈入库”申请审批状态6.2 查看“其他方式出库入库”申请审批状态7、库存调整申请审核经销商库存量调整申请保存成功后需要业务员审核，只有审核通过的申请单才能对经销商库存量产生影响。公司业务人员使用自己的账号登录全业务链管理系统。在【销售全业务链】【经销商库存调整审核】界面中看到经销商的库存调整申请单。如下图，业务人员可以根据实际情况对经销商的库存调整申请进行审核。审核操作：审核或作废，点击审核即审核通过；点击作废即驳回申请。8、注意事项：关于同一经销商多个系统账户的库存调整。目前全业务链系统是以经销商账号为单位分别管理库存信息，因此需要经销商分别在每个账号中完成库存调整的申请。