电子公文管理系统讲义总收文作业.doc

分會功能與操作說明 系統名稱：電子公文管理系統 課程對象：承辦人 課程內容：分會功能介紹 一、一、 紙本簽核分會功能紙本簽核分會功能.2 (一)分會流程說明.2 (二)如何使用分會功能.3 (三)會辦單位分繕列印功能.4 (四)登記桌如何進行分會操作.5 (五)分會查詢.6 如果需要查詢分會公文的目前進度可由下列三種方式查詢。.6 二、二、 線上簽核分會功能線上簽核分會功能.8 (一)分會流程說明.8 (二)如何使用分會功能.9 (三)分會的流程設定.9 (四)受會承辦人該如何使用.11 2 、 紙本簽核分會功能紙本簽核分會功能 (一)分會流程說明 待處理 受會(分會) 3 (一)如何使用分會功能 1. 進入【公文製作】後，新增函稿，依照所需會辦的單位依序設定所 需【會辦單位】。 2. 會辦單位超過二個時，系統會自動新增【簽稿會核單】。 4 (一)會辦單位分繕列印功能 1. 在預覽列印【簽稿會核單】時，可以右邊功能列中找到【會辦單位 分繕列印】選項。 2. 如無勾選該選項，則會將受會單位放置在同一頁面的簽稿會核單 當中。如圖 3. 如勾選該選項，將會依照會辦單位數量分別單獨印製各別的簽稿 會核單。如圖 1 2 5 (一)登記桌如何進行分會操作 1. 需要分會的紙本公文在單位主管簽核過後，由承辦人進行分繕列 印再將公文交給登記桌進行分會的動作。 2. 將異動別調整為分會時右邊會出現分會設定功能鍵，點選分會功 能鍵 3. 在分會設定子視窗內對欲分會的組室打勾(參照公文內的簽稿會 核單) 4. 勾選完畢後將此次分會設定儲存。 5. 設定完成後即可進行傳送。 4 6 (一)分會查詢 如果需要查詢分會公文的目前進度可由下列三種方式查詢。 1. 分會進度查詢 於分會公文上單擊滑鼠右鍵點選分會進度查詢，將開啟 EDR240 分會進度查詢作業，可查詢該公文分會各單位之進度。 2. EDR240 分會進度查詢作業 (1)在公文系統中的應用程式選單，點選 EDR240 分會進度查詢作 業。 (2)輸入公文文號後，點選【開啟】按鈕。 7 (3)即可查詢到該份公文目前分會進度。 3. AKI800 綜合查詢作業 (1)在公文系統中的應用程式選單，點選 AKI800 綜合查詢作業，並 輸入【公文文號】。 (2)點選該份公文的【流程】。 (3)即可查看目前公文分會進度資訊。 、 線上簽核分會功能線上簽核分會功能 8 (一)分會流程說明 (一)如何使用分會功能 線線 上上 簽簽 核核 分分 會會 流流 程程 圖圖 會畢退回退回 承辦人 擬辦公文 一級單位 主管 二級單位 主管 受會單位 一級分辦 受會單位 會辦人 受會單位 主管 送請簽核 分會 分辦 送請簽核 退回 退回 退回會辦人 承辦人 送請簽核 待處理 主辦 待處理 待核示 待處理 待核示 待處理 分會待分辦 待處理 分會 待處理 待核示 待處理 主辦 退回分辦 9 1. 承辦人需於會辦單位欄位設定所要會辦的單位。 (一)分會的流程設定 1. 匯出頁面後按下【流程設定】。 2. 按下【分會設定】選項，出現本會組織架構時勾選所要分會的單位 10 並【儲存】。 3. 出現分會流程明細，就可【儲存】離開此畫面。 11 (一)受會承辦人該如何使用 1. 受會之承辦人於分會資料夾中進行簽辦。 2. 受會之承辦人會有三個異動別選項可供選擇，分別為【送請簽核】、 【退回分辦人員】、 【內會】。 3. 受會之承辦人簽辦意見一定要在自己單位的欄框內，不可在其它 單位之欄框。 4. 當所有分會單位皆會畢送回時，承辦人可於【待處理主辦】資料夾 中打開此份公文，就可以看到此份公文所有受會單位意見，並可 12 繼續進行下一流程。