办公系统中的工作流模型及实现.doc
办公系统中的工作流模型及实现摘要：工作流技术是办公自动化系统的关键技术之一。正确使用工作流技术可以提高办公效率，加快信息化步伐。本文首先对工作流的基本概念、工作流系统的分类进行了详细介绍，并结合实际工作提出了一套行之有效的解决方案。关键字：工作流；办公自动化；Lotus/ Domino；电子邮件 A WorkFlow Model and its implement In Official EnvironmentWangzhen WangYinxue XiaopingComputer and Information Management Center, Tsinghua University. Beijing , 100084 【Abstract】Workflow Technology is the key technology in Office Automation System which can improve work efficiency and promote the progress of informationization if properly implemented. This paper first discusses the basic conception of Workflow and its classification , then presents our solution to it which have been proved to be practical.【Key words】Workflow; Office Automation; Lotus/Domino; E-mail社会需求是技术进步的动力。随着知识经济、网络经济的到来，社会变革速度的加剧，人们迫切希望使用更有效的办公方式来提高工作效率，增强竞争力。因此，工作流技术成为近年来计算机应用领域发展最快的技术之一。1 工作流的基本概念工作流（workflow）是为提高工作效率而提出来的。七十年代后期，对办公自动化的研究通常被认为是工作流研究的开始。而到了1993年，国际工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WfMC）的成立标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。WfMC对工作流管理系统中的相关术语、体系结构及应用编程接口等方面制定了一系列标准，并给出了工作流定义1：工作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。可以更广泛地把凡是由计算机软件系统（工作流管理系统）控制其执行的过程都称为工作流。一个工作流由一组具有某个业务目标的事件（环节）组成。事件之间存在相互顺序，并且任何事件只有其激活条件满足时才可被执行。需要注意的是，工作流的自动化是指业务过程中的各个事件被有效管理，但并不意味着所有事件的实施全部由计算机来支持。自动化的目的是事件自动激活和事件间的自动连接。工作流管理系统指运行在一个或多个工作流引擎上用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统。它的作用包括：n 与工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行；n 协调主要事件间的相互作用关系；n 监控主要监察工作流运行期间各种工作状态，当发生意外情况时，处理意外事件，控制工作流正常运行。2 工作流系统的分类工作流系统的分类标准有多种。可以根据工作流产品实现的业务过程和底层实现技术对工作流管理系统及其产品进行分类3。 (1) 根据所实现的业务过程，该系统可分为四类： 管理型工作流 活动可以预定义，并且有一套简单的任务协调规则。 设定型工作流 与管理型工作流相似，一般用来处理异常或发生几率较小的情况。 协作型工作流 参与者的数量和协作的次数较多。在一个步骤上可能反复协调，直至得到某种结果，甚至可能回到前一阶段。 生产型工作流 实现重要业务过程的工作流管理，特别是与业务组织功能直接相关的工作流管理。与管理型工作流相比，生产型工作流一般应用在大规模、复杂和异构的环境下，整个过程涉及多个人和不同组织。 (2) 根据底层实现技术，可将工作流产品分为三类： 以通讯为中心 以电子邮件为底层的通讯机制。这类工作流管理系统适合于协作型工作流和不确定型工作流，而不适于生产型工作流。 以文档为中心 基于文档路由，同外界应用的交互能力有限。许多基于表的管理型工作流可以用以文档为中心的工作流实现。 以过程为中心 对应于生产型工作流。一般建立在数据库之上，有自己专用的通信机制，并且提供同外部交互的接口。3 THOA工作流系统模型及实现清华大学计算与信息管理中心在多年办公自动化系统成功实施的基础上，通过对清华大学行政办公活动的深入调研，综合政府机关、兄弟院校办公活动的实际经验，利用世界领先的Lotus/ Domino信息平台开发了THOA工作流系统。该工作流系统以电子邮件为底层通讯机制，在统一的Lotus/ Domino平台上解决了协作型工作流的管理和实施问题。首先，根据其是否在一段时间内相对稳定，系统将实际办公工作中存在的各种业务流程划分为两类：n 在一段时间内固定的业务流程n 根据需要随时指定的业务流程对于两种业务流程系统采用不同的处理方式，由工作流系统统一管理。对于在一段时间内固定的业务流程，系统可以指定该流程的责任部门、处理环节以及负责人组成；一旦某个业务进入这种处理方式，系统就会按照预先设置好的流程自动通知、监控相应环节的组成人员对其进行处理。对于根据需要随时指定的业务流程，系统不预先定义处理环节，由当前环节负责人决定下一环节的如何组成，或者建议下面多个环节的组成；系统对于整个处理过程中的各种信息自动进行整理记录。整个解决方案包括三大功能模块：流程控制模块、系统配置模块、系统授权模块。31 流程控制模块流程控制模块由流程定义、流程转换、流程监控、信息整理四大部分组成。311 流程定义对于一段时间内保持相对稳定的业务流程，使用流程定义子模块定义其各环节的人员组成。业务进入这种处理方式之后会自动按照预先定义的流程依次处理。考虑到多人同时处理同一环节的实际情况，可以指定本环节有决定权的人，用于处理下列意外情况：n 某环节处理成员因外出等原因无法参与处理n 某环节处理成员使用其他手段参与了处理过程当发生上述情况时，本环节有决定权的人可以提前终止本环节处理，直接进入下一处理环节。由于实际的办公过程具有灵活多变的特点，工作流系统必须具有对无法固定流程的业务进行处理的能力。针对这类业务，THOA工作流系统提供了根据需要随时指定（Decide on Demand）的处理模式：由当前业务处理人决定下一环节业务处理人员组成，同时，系统自动整理记录整个处理过程中的各种信息。312 流程转换实际工作中，业务负责人有时可能需要将业务从固定流程处理模式转入到根据需要随时指定处理模式。流程转换子模块可以满足这种需要。313 流程监控提供对业务流程过程的监控能力，通过流程监控模块可以了解当前业务所在的环节及状态。以公文流转为例，如果在此发现流程已经结束，可以采取相应的处理，例如通知提交人、归档等等。314 工作进度工作进度子模块负责对用户处理业务的信息进行整理，自动将与本人有关的业务进行归类，例如,显示：n 所有待本人处理的业务n 所有本人已办理的业务32 系统配置系统配置模块用于配置业务处理部门及其人员组成，定义部门的业务负责人。对于已经定义处理流程的业务，处理的起点就是部门的业务负责人。以公文流转为例，可以将行政部门中负责接收、发送来文的人定义为公文分发负责人。所有提交给该部门的公文都由系统提交给该部门相应的公文分发负责人，由该负责人决定采用何种处理方式。33 系统授权系统授权模块用于定义用户的角色、权限。用户的权限控制到读写。不在当前业务处理流程中的用户无法访问当前业务。以公文流转为例，无论公文当前处于固定流程处理方式还是处于根据需要随时指定流程处理方式，只有当前环节中的人员才能访问该公文。对于已经归档的公文，每个人都只能看到自己提交的公文归档记录；如果要看到他人提交的公文归档记录就必须经过授权。4 THOA工作流系统的特点及运行环境清华大学办公自动化系统（THOA）是根据清华大学的实际需求开发的。其中的工作流系统具有以下特点：n 适应性强：该工作流系统既可以满足固定的业务流程，又可以满足无法预知的业务流程，灵活可靠。n 应用面广：除可以进行公文处理外，该工作流系统可以扩展到其他日常的办公事务处理流程，如请示、车辆管理、会议管理、报销审批、出差审批、休假审批等等。n 方便实用：系统提供了自动提醒待办理业务、自动整理已办理业务的功能，整个操作过程富有交互性，充分体现了以人为本、方便实用的设计思想。系统运行环境：n 系统以Lotus/Domino R5为基础信息平台；n 支持所有主流操作系统，包括WIN95/WIN98, WINNT4，WIN2000，UNIX（Solaris，AIX，HP-Ux）、Linux、OS/2等，并提供了C/C+语言API支持,使不同平台和不同语言编制的应用程序间可以互相交流信息。5 结束语本文提出的THOA工作流解决方案灵活、可靠地解决了办公系统中多人协作处理办公事务的问题。该方案经受了实践的检验，有广泛的应用前景。1 Workflow M C. The workflow reference model. WfMC1003R. WFMC TC00-1003, 1994.2 Stef Joosten ,“Workflow Management Research Area Overview”, Proceedings of the 2nd Americas Conference on Information Systems,Phenix,Arizona, August 16-18,19963 范玉顺，吴澄，“工作流管理技术研究与产品现状及发展趋势”， <<计算机集成制造系统CIMS>>，Vol.6，No.1，Jan.，2000，pp.1-7
