无纸化办公从邮件开始.doc

无纸化办公从邮件开始无纸化办公究其本质是指实现办公的电脑化、自动化，无需再利用传统的纸张作业，东奔西走签名归档，这样不但节约资源，还能节省大量的时间；但我公司目前的现状是：在摸索中改革，这就要求我们必须要小心翼翼如履薄冰，尽量稳扎稳打，避免不必要的麻烦。之前通过网络等渠道了解到，目前大部分已经实现无纸化办公的企业，大都先从电脑邮箱收发邮件、资料开始；我觉得我企业目前的状况，也完全使用此种方法。我们在日常办公中通常都会将需要的资料打印出来， 不管是自己需要的资料，还是需要领导签批的文件，为了减少资源的浪费，我们事先可做简单的甄别。1、 自己需要的文件、资料，尽量避免打印、复印，特殊情况除外；2、 部门内部需要传阅、 知晓的文件、资料可用邮箱传至每位同事处， 这样不但可以让大家根据手头好工作自由安排时间， 还可最大限度的节省公共时间；3、 各部门之间需要资料移交、传阅时，可有发出邮件的负责人，发送至需要接受邮件的其他部门同事，网上办公可节省时间，提高办公效率。4、 各部门需要呈请吴总审批的文件，可发至吴总的邮箱， 等吴总处理， 这样就避免了反复的打印文件、修改文件带来的麻烦，这些工作都可以在电脑前完成，还节约了纸张。最重要的是，节约老板的办公时间。5、 项目部需要的文件， 我们可收集各个项目部资料员的邮箱， 统一安排相关工作，这样还可以减少公务用车专门派送文件的浪费。其次就是公司办公邮箱的设立，专业的办公自动化有专门的电脑系统软件，可是需要配备各方面的硬件资源，如网络交换器、局域网的建立，还需要购买相关的电脑软件，像咱们人多的，还需要建立专业的信息监察部门，或者将此项工1作外包给专业公司，这样算下来费用不算少，根据公司现状，花费大量资金做大规模的改进效果可能不太理想，所以我们可先使用QQ 邮箱，理由如下：1、 QQ 系统大家熟悉： QQ 账号基本上每个人都有，目前也是我们工作沟通的一个重要工具， 大家对他的熟悉性可让先开始运行的办公自动化比较得心应手；2、 QQ 邮箱是免费使用的： 不需要额外的费用， 也不需要公司购买硬件设备，现有条件完全可以让办公自动化正常运行；3、 可将 QQ 邮箱作为全面办公自动化的铺垫： 等大家对 QQ 邮箱的邮件收发工作形成习惯后，可根据公司实际升级办公自动化应用。方法：1、 收集大家的 QQ 号码，统一编制成录；2、 帮助大家开通 QQ 邮箱，统一操作邮件收发过程，使其熟悉；3、 强制性规定需要传阅、审批的文件都使用邮箱发送；4、 对于公司需要的留档的文件，可做相应保存。这项工作只是一个开始， 目前现状是公司的员工大都在使用 QQ 工具，所以运行本次邮箱改革成本较低， 操作简单易上手， 但是优点却很明显， 中间可节省的时间和资源很多。 节省的时间不好计算； 节省的资源包括， 打印机用电量、用墨量、打印机的磨损率减少，尤其对于减少纸张浪费，有明显的作用，节省了办公用品的消耗。这项工作从开展到熟练运用大概需要两个礼拜时间 （必须强制性要求， 以制度化规范），新增费用暂时没有，实施计划的人员也无新增，后期也不需要相关硬件、软件维护，总的优点是投入小，风险低，见效快，可快速掌握。2