集团股份借款及报销管理办法.doc

某某集团管理制度汇编版号： A/0页码：第1页共4页集团借款及报销管理办法（MHKG-CW-ZD-004）1 目的为了加强公司个人借款及报销管理，规范公司个人借款和报销行为，控制费用支出，加强费用管理，特制定本制度。2 适用范围适用于集团本部。集团下属子公司可以根据实际情况制定相应的实施细则或补充规定，报集团财经部审核、财务总监审批通过后执行。3 定义：无4 职责：4.1财经部：4.1.1根据年初各部门费用预算，审核相关报销是否在计划定额内；4.1.2负责审核原始单据与记账凭证是否一致、准确、完整，做到不错付、不超付。；4.1.3负责支付经审批的报销款。4.2 各部门：4.2.1按照公司制度办理相关借款及报销手续；5 工作内容5.1个人借款管理5.1.1 职工因公出差或零星采购开支均可到财经部办理借款事宜。5.1.2职工因公出差借款，借款人必需按借款限额填写现金借款单和出差审批单，由部门负责人、分管副总签字，财务经理审核，总裁批准后，方可到财经部办理借款手续。5.1.3职工因业务需要开支招待费的（单笔金额在3000 元以上应报集团总裁审批）, 由经办人按借款限额填写借款单，由部门负责人、行政副总签字，财务经理审核，方可到财经部办理借款手续。5.1.4其他临时借款，如购买办公用品、电话费、维修费等，须填写借款单，写明用途、金额，由部门负责人、行政副总签字，财务经理审核，方可到财经部办理借款手续。5.1.5财经部收到借款单据后，要经过主管会计制作凭证后才可以交出纳付款。5.1.6职工借款必须按限额执行，限额由以下三部分组成：5.1.6.1车船票、飞机票按预计金额借款；5.1.6.2住宿费、补助费按标准计算；5.1.6.3零星采购开支按计划金额借款。5.1.7职工出差返回及零星采购结束后，须及时办理报销及剩余款项交回手续。5.1.8职工借款的归还期限如下：借用支票须在三日内报销，借用现金在五日内报销，出差集团管理制度汇编版号： A/0页码：第2页共4页借款在返程后三日内报销。5.1.9职工借款的归还实行逐笔结清的办法，已发生借款尚未结清者，一律不准再发生新的借款，长期外出人员回公司借款前必须要结清以前的欠款。5.1.10职工借款后，不按本制度规定办理还款手续的，按以下办法给予处罚，特殊情况由审批人注明原因，经财经部经理审批延期办理。超过第十一条所规定的归还期限未还清借款的，从第3 天开始，按日计收3的罚息，由财经部出具收据，从借款人工资或报销费用中扣罚。罚息计算公式如下：罚息数额 =借款金额×3 ×超期天数5.2备用金管理5.2.1公司实行备用金制度，对经常借款经常报销的职工核定一定限额的资金，借款人一次按限额借款，以后滚动使用。借款人开支后，持经审批后的票据到财经部报销，财经部按报销金额补足现金。5.2.2 实行备用金制的职工一般要部门提出申请，总裁审批后到财经部办理借款手续。5.2.3已实行备用金管理的职工较长时间不按规定到财经部报销，财经部有权建议取消其备用金使用资格。5.2.4已实行备用金管理的职工连续3 次报销金额不足备用金额度的70，财经部有权调整备用金额度。5.2.5员工调离时，原所在部门应督促还清各种借款，欠款未清者，人力资源等有关部门不得办理调离手续。5.2.6 财经部应逐月清理并将备用金结欠情况通报各有关部门和本人。5.3费用报销管理5.3.1报销费用时，经办人须如实、认真填写费用报销单，并在“摘要”栏注明费用开支的项目归属，以方便财经部的成本核算工作。5.3.2经办人在填制费用报销单据时要按报销单内容逐项填写，各种费用要分别填写，大小写要顶头填写，并要注明附件数量（大写）。报销单据经财务审核后，报销人不再持有，由财务部按内部核算程序进行制单、复核，最后由出纳付款。5.3.3一般人员和部门副职的报销由部门负责人审批；部门负责人报销由分管领导审批；分管副总的报销由总裁审批。5.3.4 公司报销流程：5.3.4.1经办人整理票据，粘贴原始单据，填制费用报销单；5.3.4.2部门负责人、分管副总在证明人处审核签字；5.3.4.3财经部经理根据年初各部门费用预算审核是否在计划定额内，同时对相关单据合规性进行审核；5.3.4.4计划定额内的交通费用由经手人填写费用报销单，各部门负责人审核后，集团财经部经理审批；5.3.4.5计划定额内的业务招待费、办公费用报销由行政副总审核，财务总监审批；5.3.4.6集团业务招待费在计划定额之内（单笔金额在3000 元以上应报集团总裁审批）的由各部门经理填报、分管副总审批，财务经理审核；集团管理制度汇编版号： A/0页码：第3页共4页5.3.4.7出纳核对付款 ；5.3.4.8出纳登记内部费用统计台帐（招待费、交通费）。5.3.5预算外事项的报销及超过公司规定标准的事项要经过总裁审批。5.3.6如果报销的是购买实物支出的款项，则必须附物品明细，如所购实物数量、单价、金额等。5.4 本制度自发布之日起施行，本制度由集团财经部负责解释、修订。6 支持性文件6.1 企业财务制度6.2 茂华集团财务管理试行办法7 相关记录7.1 借款审批单MHKG-CW-BD-006集团管理制度汇编版号： A/0页码：第4页共4页