会计电算化教材编写样章(第四章).docx

会计电算化教材编写样章 第四章 第四章 用友 T3 系统管理【教学目的与要求】系统的学习财务软件系统管理的工作原理和操作方法。具体内容包括操作员管理，账 套管理，年度账管理等内容。掌握系统管理中建立账套、设置操作员、设置操作员权限和 系统启用的方法；掌握用友 T3 系统安装的方法，修改账套、账套备份和恢复的方法。工程一 软件运行环境及安装一、安装前准备事项一用友会计信息化专用教学软件配置准备环境1. 单机版用户主机配置： CPU PIII 550 或以上，内存 128M 或以上，硬盘至少 10G 以 上，至少应有一个光驱。2. 网络用户配置：1网络效劳器：CPU PIII 800或以上，内存256M或以上，硬盘 至少20G以上，至少应有一个光驱。2客户端：CPU PIII 550 或以上，内存128M或以 上，硬盘至少10G以上，至少应有一个光驱。二操作系统要求三安装时操作系统所在的磁盘分区剩余磁盘空间应大于180M。四安装产品的计算机名称要求：计算机名和操作系统用户名要求为数字或字母组 成，不能包含中文汉字，不能带有特殊字符，如“ - ，不要以数字开头，建议最好以简 洁的英文字母命名，例如“ SERVER等。二、用友T3软件安装一数据库安装安装用友T3前需先安装 SQL Server 2000或者MSDE 2000数据库，翻开教材所附带光盘，点开文件夹找到这个文件夹中的，然后双击安装成功后重启电脑，在电脑右下角会显示二环境检测 ，开始安装数据库，数据库所示的图标。安装完数据库后，返回上级目录，找到文件夹里面有个环境检测文件夹。点击比方我这里的：可以看到你的电脑系统环境。图4-1电脑环境检测IIS可以不符合，但其他必须符合，环境检测通过之后，退出检测就可以继续安装用友T3软件了。三用友T3软件安装翻开文件夹标，双击图标，出现如下列图所示：找到其中的图图4-2用友T3软件安装界面选择第一项“用友会计信息化专版，按照步骤开始安装用友T3会计信息化专用教学软件，软件安装完成后，立即重启电脑，电脑重启后会自动运行用友T3系统管理，进入新建账套，同时在电脑桌面上会生成个图标。和两工程二操作员管理一、增加操作员【例4 1】 按表4-1的资料增加操作员。表4-1操作员资料操作步骤 以系统管理员admin的身份注册进入“系统管理"后，选择“权限f“操作员-翻开“操作员管理对话框，如图4-3所示。图4-3操作员管理 单击“增加按钮，翻开“增加操作员对话框，输入编号“ 001，姓名“李 祥，口令、确认口令“ 001，单击“增加按钮确认保存后，可以按照上述步骤继续 增加其他操作员，如图 4-4所示。图4-4增加操作员 操作员增加完成后，单击“退出按钮，系统显示操作员信息，如图4-5所示。图4-5操作员信息温馨提示1只有系统管理员admi n才有权限设置操作员。2操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，编号也不能重复。3所设置的操作员一旦被启用，便不能被修改和删除。4为了实训需要，口令即密码应尽可能简单，或者不设口令，以防忘记密码 无法进入系统操作，但在实际工作中应设置尽可能平安的密码。5在输入完成最后一个操作员退出前，一定要单击“增加按钮，以保存当前输 入信息，然后再单击“退出按钮，退出设置。二、修改和删除操作员【例4 2】 将操作员“李祥的姓名，修改为“李志祥，将操作员“周枫删除。操作步骤 以系统管理员admin的身份注册进入“系统管理"后，选择“权限f“操作 员一翻开“操作员管理对话框。 在“操作员管理对话框选中要修改的操作员“李祥，单击“修改按钮，打开“修改操作员信息对话框，将姓名“李祥修改为“李志祥，如图4-6所示。图4-6修改操作员信息 单击“修改按钮，系统自动保存修改后的信息，并显示。 在“操作员管理对话框选中要删除的操作员“吴启，单击“删除按钮，在 弹出确实认框中选择“是，删除操作员，如图 4-7所示。图4-7删除操作员温馨提示1只有系统管理员admi n才有权限修改和删除操作员。2如果操作员调离企业，可以由系统管理员通过“修改功能，在“修改操作员三、分配操作员权限【例4 3】 按表4-1的资料为前五名操作员分配权限。操作步骤 以系统管理员(admin)的身份注册进入“系统管理后，选择“权限权 限一翻开“操作员权限对话框。 在“操作员权限对话框选择操作员“张丽所在行，单击对话框右上角“账套主管下拉列表框右侧下三角按钮，选择“ 100河南天海股份和“ 2021选 项，完成之后单击“增加按钮，如图4-8所示。图4-8设置操作员权限 在翻开的“增加权限-002 对话框中，双击“产品分类选择列表框中的“公 用目录设置选项，“总账选项，“固定资产选项，“工资管理选项，“财务报表 选项，如图4-9所示。图4-9增加操作员权限 单击“确认按钮，设置成功，为其他操作员设置权限重复以上步骤。、温馨提示(1) 在为操作员设置权限时，一定要注意所选择的操作员和所选择的账套及年份是 否对应，只有对应之后才可以进一步去增加权限。(2) 在翻开的“增加权限对话框中，双击“产品分类选择列表框中的系统名称 选项，同时在右侧的“明细权限选择列表框中授权列显示蓝色，才表示该项权限已选中。(3) 如果要取消某一权限，可以在“增加权限对话框中双击右侧的“明细权限选 择列表框中授权列显示蓝色的选项；如果要取消某一类权限，可以在“增加权限对话 框中双击左侧的“产品分类选择列表框中授权显示蓝色的选项。工程三账套管理账套就是指这一组紧密相关的数据。用友T3系统最多可以建立999个账套，在账套管理功能模块中可以完成建立账套、修改账套、备份账套及删除账套的操作。一、建立账套(一)启动系统管理系统允许用户以系统管理员 admin或以账套主管的身份注册进入系统管理模块。由于 第一次运行该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统默认的管 理员admin登录。【例4 4】 以系统管理员admin的身份注册系统管理。操作步骤 执行“开始程序用友T3系列管理软件用友 T3-“系统管理命令，启动系统管理，图 4-10。图4-10系统管理窗口 在系统管理窗口，选择“系统注册命令一翻开“注册【控制台】对话 框f在“用户名栏内录入“ admin，如图 4-11所示。图4-11系统管理员注册 单击“确定按钮，进入系统管理模块。温馨提示1 系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员admi n的身份; 二是以账套主管的身份，二者作用权限不同。1.系统管理员管理所有账套：账套的建立、备份和恢复；设置操作员、账套 主管及操作员权限。2.账套主管管理所负责的账套：账套的修改、年度账管理； 设置操作员权限。2 在教学过程中，由于一台电脑供多个同学使用，建议不为系统管理员admin 设置密码。二建立账套【例4 5】1账套信息账套号：100账套名称：河南天海股份启用会计期：2021年01月01日2单位信息单位名称：河南天海股份；单位简称：天海公司；单位地址：郑州市解放路 10号；法人代表：刘威；邮政编码：450007。(3) 核算类型本币代码：RMB本币名称：人民币；企业类型：工业；行业性质：2021年新会计准那么；账套主管：demo按行业性质预置会计科目。(4) 分类信息存货、客户、供给商分类核算，外币美元核算。(5) 分类编码方案科目编码级次：4-2-2-2 ;客户分类编码级次：2-2-3 ;部门编码级次：2-2 ;收发类 别编码级次：1-1 ;供给商分类编码级次：2-2-3 ;数据精度定义均按默认值。操作步骤 在“系统管理窗口中，执行“账套建立命令一翻开“创立账套一账套 信息"对话框。 依次输入账套号“100，账套名称“河南天海股份，启用会计期间“2021年1月，输入完成后，单击“下一步按钮，如图4-12所示。图4-12账套信息温馨提示(1) 系统最多可以建立 999套账，新建的账套号不能与系统已存在的账套号重复。(2) 账套路径为存储账套数据的路径，可以更改，在这里我们选择默认。(3) 启用会计期为使用财务管理软件处理会计业务的日期。(4) 启用会计期的年度在账套建立成功后不可以修改，此项设置不得出错。(5) 启用的会计期可以超前于电脑系统日期，但不能滞后于电脑系统日期。 在 “创立账套一单位信息对话框，依次输入单位名称，单位简称，单位地址，法人代表，联系 ，邮政编码等信息，输入完成后，单击“下一步按钮，如图4-13所示。图4-13单位信息 在“核算类型对话框中，单击“行业性质下拉列表框的下三角按钮，选择 “2021年新会计准那么，企业类型选择“工业，账套主管选择“李志祥其他选项默认， 设置完成后，单击“下一步按钮，如图4-14所示。图4-14核算类型温馨提示如果尚未建立操作员，在此选择系统默认的账套主管demo待操作员建立成功之后，再重新为该账套设定账套主管。 在“根底信息对话框中，依次选中存货是否分类、客户是否分类、供给商是否分类三个复选框，设置完成后，单击“下一步按钮，如图4-15所示。图4-15根底信息 在“业务流程对话框中，选择系统默认选项，然后单击“完成按钮，如图4-16所示。图4-16业务流程 在系统弹出的“创立账套提示框中，选择“是按钮，系统开始创立100账套，如图4-17所示。图4-17确认创立账套 在系统弹出的“分类编码方案窗口中，科目编码级次设置为 4-2-2-2，客户分类 编码级次设置为2-2-3，部门编码级次设置为 2-2，收发类别编码级次设置为 1-1，供给商 分类编码级次设置为2-2-3，其他选项默认，单击“确认按钮，如图4-18所示。图4-18分类编码方案 在系统弹出的“数据精度定义对话框中，选择默认，单击“确认按钮，如图4-19所示。图4-19数据精度定义 账套创立成功，单击“确认按钮，系统提示“是否立即启用账套，单击“否 按钮，暂不启用系统，如图 4-20、图4-21所示。图4-20账套创立成功图4-21是否立即启用账套温馨提示1分类编码方案是指设置编码的级次和各级编码的长度，也就是规定某类别编码 共分几段，每段有几位，一级至最底层的段数称为级次，每级的编码位数称为级长。例如， 该企业部门编码级次为 2级，编码总长度为4位，编码规那么为2-2，如图4-22所示。2分类编码方案中，级次显示为灰色的级长无法修改外，其他级长均可以根据公 司的需要通过电脑数字键盘进行修改。3在账套创立成功后，如果没有立即启用账套，系统管理员将无权再次进入系统 启用账套，只能以账套主管的身份注册系统后启用相应的操作系统。1. 系统管理员管理所有账套：账套的建立、备份和恢复；设置操作员、账套 主管及操作员权限。2.账套主管管理所负责的账套：账套的修改、年度账管理； 设置操作员权限。2在教学过程中，由于一台电脑供多个同学使用，建议不为系统管理员admin设置密码。二、修改账套【例4 6】 以100账套主管“李志祥的身份注册系统管理，选择其主管的100账套，将账套设置为“有外币核算，并启用系统。操作步骤 账套主管“李志祥注册进入“系统管理窗口中，执行“账套修改命令f翻开"修改账套"对话框，如图4-23所示。图4-23根底信息 单击“下一步按钮，找到“修改账套一根底信息对话框，将“有无外币核算 复选框选中，如图4-24所示。图4-24修改根底信息 单击“完成、“确认按钮，账套修改成功，如图4-25所示。图4-25账套修改成功 账套主管“李志祥，执行“账套启用命令一翻开“系统启用窗口， 如图4-26所示。图4-26启用系统 选择“总账复选框，弹出“日历选择对话框，选择日期为“2021 年1月1日，如图4-27所示。图4-27启用系统 单击“确定按钮，系统弹出提示信息，单击“是按钮，完成总账系统的启用， 按相同步骤可以完成其他系统的启用设置温馨提示(1) 只有账套主管才有权限修改账套信息。(2) 账套信息中账套号、启用会计年份、行业性质等不能修改。因此，建账时如果这些信息设错就只能重建账套了。工程四 账套备份删除和恢复由于计算机在运行时，经常会受到来自各方面因素的干扰，如人为操作的因素、电脑 硬件的因素、系统软件的因素以及计算机病毒等因素，都有可能造成会计数据的破坏，因 此用友T3 “系统管理模块提供了账套数据的备份和恢复功能。一、备份和删除账套(一)备份账套账套备份即账套输出，就是将财务软件所产生的数据备份到电脑硬盘、移动硬盘、U盘或光盘中保存起来。目的是长期保存，防范意外事故造成的硬盘数据丧失，财务数据被 非法篡改和破坏，能够利用备份数据，使系统数据尽快恢复以保证业务正常进行。【例4 7】在电脑D盘中新建一文件夹“100账套备份，将100账套备份到该文件 夹中。操作步骤 在D盘中新建文件夹“100账套备份。 以系统管理员(admin)身份注册进入“系统管理，执行“账套f“备份"命令-翻开“账套输出对话框，选择“账套号下拉列表框中的“100 河南天海股份有限公司，单击“确认按钮，如图 4-28所示。图4-28账套备份 经过压缩进程，系统进入“选择备份目标对话框，选择备份路径d: 100账套备份，翻开该文件夹，单击“确认按钮，如图4-29所示。图4-29账套备份路径选择 系统弹出“硬盘备份完毕提示对话框，单击“确定按钮，如图4-30所示。图4-30账套备份完毕 在系统弹出的“提示信息对话框，建议您使用用友平安通进行杀毒，直接单击“关闭按钮即可，账套备份完毕，如图4-31所示。图4-31杀毒提示(二)删除账套由于有些账套信息在账套建立成功后不可修改，当出现这种情况时，我们可以使用账 套输出功能中的删除账套功能，将某账套从系统中删除，重新建立正确的账套。【例4 8】将建立错误的101账套从系统中删除。操作步骤 以系统管理员(admin)身份注册进入“系统管理，执行“账套f“备份"命 令-翻开“账套输出对话框，选择“账套号下拉列表框中的下三角按钮，选择需要删 除的账套“ 101郑州天海股份，选中“删除当前输出账套前的复选框，单击“确认按钮，如图 4-32所示。图4-33删除当前输出账套 经过压缩进程，系统进入“选择备份目标对话框，选择默认路径，单击“确认 按钮，如图4-34所示。图4-34选择备份目标 系统提示“真的删除该账套吗？，单击“是按钮，将该账套删除，同时系统 管理员(admin)从系统中退出，如图 4-35所示。图4-35账套删除成功温馨提示(1) 只有系统管理员(admi n)才有权限备份、删除和恢复账套。(2) 为了分清楚备份的内容，建议同学们在每次上机实训时都新建一个文件夹，并 注明该文件夹备份的日期和内容，每次实训结束后都将当次阶段性的操作结果备份到新建 的文件夹中。(3) 正在使用的账套不允许删除，要删除账套时，必须关闭所有功能模块。(4) 账套备份成功后，在目的文件夹中会显示UF2KAct.Lst、UFDATA.BA两个文件二、恢复账套账套恢复是指把移动硬盘、U盘或光盘上的会计数据恢复到用友T3系统中。账套恢复的目的是，当电脑硬盘数据被破坏时，将外设存储设备上的备份数据恢复到电脑硬盘中， 并恢复到用友T3系统中，不致数据丧失。【例4 9】 将已备份到D盘上的“ 100账套备份文件夹中的100账套的备份数据 引入到用友T3系统中。操作步骤 以系统管理员(admin)身份注册进入“系统管理，执行“账套f“恢复"命 令，出现建议使用用友平安通进行杀毒的提示信息，单击“关闭按钮。 在翻开的“恢复账套数据对话框中，选择“ d: 100账套备份UF2KActst ， 并翻开该文件，如图4-36所示。图4-35恢复数据时系统提示信息 选择“是按钮，用友 T3开始将电脑硬盘上的会计数据恢复到系统中，并将原来系统中100账套的数据信息覆盖,账套恢复成功后，单击“确定按钮，如图4-37所示。图4-35账套恢复成功温馨提示(1) 备份的账套数据，只有通过用友T3在系统管理中进行恢复(引入)才能进行账务的操作，且不可在电脑硬盘双击UF2KAct.Lst、UFDATA.BA文牛来翻开。(2) 当用友T3系统中存在某账套时，再将相同账套号的账套恢复到系统中时，用友T3会出现询问是否覆盖当前账套的提示信息，如果用友T3系统中不存在此账套，在进行账套恢复时，那么不会出现上述提示信息。本章小结1. 系统管理员(admin)具有建立账套、删除账套、保存和恢复账套的操作权限；具有设置账套主管、操作员以及为操作员分配权限的权限；负责管理用友T3系统中所有的账套。系统管理员不能进行具体会计事务的处理。2. 账套主管具有修改账套的权限；年度账的管理权限；为操作员设置权限的权限；具有启用系统模块的权限；具有所管辖的某套账的所有权限。上机实训【实务操作题】1.建立账套。(1)账套信息账套号： 800；账套名称：阳光有限责任公司；采用默认账套路径；启用会计期： 2021 年 1 月；会计期间设置： 1 月 1 日至 12 月 31 日。(2) 单位信息单位名称：阳光有限责任公司；单位简称：阳光公司。(3) 核算类型该企业的记账本位币为人民币(RMB ;企业类型为工业；行业性质为2021年新会计准那么；账套主管为demo按行业性质预置科目。(4) 根底信息该企业有外币核算，进行经济业务处理时，不需要对存货、客户、供给商进行分类。(5) 分类编码方案科目编码级次： 4222其他：默认(6) 数据精度该企业对存货数量、单价小数位定为2。(7) 系统启用“总账模块的启用日期为“ 2021 年 1 月 1 日。2. 设置操作员并分配权限。增加如下操作员并分配权限。3. 修改账套，以账套主管陈力的身份重新注册，修改根底信息，对存货、客户、供 应商进行分类。4. 保存并恢复账套，在电脑 D 盘上新建文件夹“ 800 账套备份，将上述建立的 800账套保存在该文件夹内，保存成功后通过用友 T3 将 800 账套恢复到系统中