用好Excel强大的排序功能.docx
Office技巧：用好Excel强大的排序功能在用Excel制作相关的数据表格时，我们可以利用其强大的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。下面，我们以图 1所示的“员工基本情况登记表”为例，来全面 体验一番Excel的排序功能。一、快速排序如果我们希望对员工资料按某列属性（如“工龄”由长到短）进行排列，可以这样操作：选中“工龄”列任意一个单元格（如 I3）,然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可（参见图 1）。小提示：如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。卜.©UdirjLA 单. #7> 7,即 M斗 1咻 =4二仔八 Bf口 . 画 理 力 ”，X田，0/A12,& 48ABc口EFGAIJKL1踵性名;wn忖刑民於覆其出生年月录稀工趣用梆工费爷注;_2_e.卑灵Ift短宣号次,翎好f小薛对大廿朗保朝i35王二队.胴国.好"年n片大号桔标的i冏153闾赤川普w招笊r式前蜀明旧IB年白月大餐40住耐i也£风运编第里S"宜酬的t旧他寻海月初中39肋观忘叶陆1胤6 _2：用”智占畔可枳要眠无内1近年阴中粤制的靡就丽I2WT6!琨姓4H加由苑器发印怪庆阳4的月39寻法段工牌iao862一队里双司温州,满目申营39的工五1400_978平子产三鼠电双皆sm%1HT年”月中苦39附？管懵师110094宪梓六肽另同口T本湍1骐子刊月,林西部工程，币IWO才静艰混曲牯_男户宣型*IK1月大餐3T助覆工用品1渤僵制陟姜工五队里现要制山3环线痔3T言缠S逞结ISOOLta 一1-ifT KMU .r.=i uri- 1 -kiHLThN 产 A*""HETEHlafWk、多条件排序如果我们需要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，打开“排序”对话框（图2）,将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、 工龄、职称”， 并设置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“确定”按钮就行了。图2三、按笔划排序对“姓名”进行排序时，国人喜欢按“姓氏笔划”来进行：选中姓名列任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，打开“排序”对话框（参见图2）,单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（图 3）,选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。小提示：如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。四、自定义排序当我们对“职称”列进行排序时，无论是按“拼音”还是“笔划”，都不符合 我们的要求。对于这个问题，我们可以通过自定义序列来进行排序：先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域（如N2至N18）中（图4）;执行“工具一选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，在“从单元格中导入序列”右侧的方框中输入“$N$2:$N$18'（也可以用鼠标选择输入），然后单击“导入”按钮，将相应的序列导入到系统中，确定返回。高工程师 高皴经济师 ，高级会计师 高级政工师 工程师 经济师.会ii师.一 政工师 助理工程师 助理经济师 助理会计师 助理政工师 技术E 经济员 会计员 政工员 其他图4小提示：序列导入后，原来N2至N18区域中输入的数据可以删除， 导入的序列在其他Excel文档中均可直接使用。选中“职称”列任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，打开“排序”对 话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（参见图3）,按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮， 在随后弹出的下拉列表中，选中上述“导入” 的序列，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。五、用函数进行排序有时，我们对某些数值列（如“工龄、工资”等）进行排序时，不希望打乱表 格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。对于这个问题，我们可以用函数 来实现（以“工龄”为例）：在“工龄”右侧插入一个空白列（J歹D ,用于保存次序（图5）,然后选中J2单元格，输入公式：=RANK（I2,$I$2:$I$101）,然后再 次选中J2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时（这种状态，我们通常称之为“填充柄”状态），按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来（图5）。ABCDEpG口IKLH1痒号胜占幽1住期民族n贯出生隼用学面rtt区称工资Z好理支身，;BUN1际警s月客字若：L】诙帛好理文男安他当雄】947年1口目3B12既M畀14004a旧长刘工管另观骂年罡日E342fi昌还小吧的r&«,Ji堆整另厂戛前白ii1罚审124E跖15805rm9双前发方月玄曾10位工品惭15307e再srtwfl】,西叫XV*1盟研即g7常示君鼻崔安W也息谓X*30悔*g由，公安身a瞩近律1怪声加大修K*in109摘典雅班女勇S安刖死力J知蒙月碗3*K血11110工整*上空*S妄恻我的】的412月大震17工函5I5B0I trli 1内一MF1 N w*小提示：若要升序排序，可在公式最后增加一个“非零”参数，如将上述公式 改为：=RANK（I2,$I$2:$I$101,1）。六、让序号不参与排序当我们对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不 让这个“序号”列参与排序呢？我们在“序号”列右侧插入一个空白列（ B歹U）, 将“序号”列与数据表隔开。用上述方法对右侧的数据区域进行排序时，“序号” 列就不参与排序了。小提示：插入的空列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来：选中 B 列（即插入的空列），右击鼠标，再选择“隐藏”选项即可。文档可能无法思考全面，请浏览后下载，另外祝您生活愉快，工作顺利，万事如意!
