Excel在普通高校成人教育教材管理中的运用.doc

Excel在普通高校成人教育教材管理中的运用Microsoft Excel(电子表格，以下均称Excel)以其出色的统计、筛选等功能在普通高校成人教育教材管理中发挥着重要的作用，由于成人教育教材品种多、数量大、流动性强，涉及教师用书等多种情况，不适合用大型图书馆图书管理的软件，笔者经过实践发现Excel非常适合普通高校成人教育教材的管理，它对硬件要求不高，操作简便。用Excel可将教材管理人员从繁琐的进进出出、抄抄写写中解脱出来，将更多的精力投入到教材的收集、开发、筛选中。 一、操作方法 按照成人教育涉及的系、专业、年级设置文件夹，即一个系一个文件夹，然后又设专业子文件夹。打开程序菜单中的Excel，即打开一个工作簿的一个表格。可根据年级的多少设置工作簿。我院一般为三年制，因此设置三个文件簿。 1.购入图书的管理 将购入的各类教材归人大类。比如，中文系统一人Z*，数学系统一人S*，公共课统一人G*。将打开的一个工作表设分类号、书名、出版社、出版时间、著者、单价、入库时间、出库时间、数量、存放地点、学员反馈信息、备注等栏目，将新购入教材按所列栏目逐项填入。当然各类教材购置情况不同，细分程度也不同，还可按其他方法设置。一张工作表有365列，设的栏目越多，检索入口就越多，查找起来就越容易定位。当然工作量也加大许多，所以应以库存的需要而定。一张工作表不够，还可随时插入工作表。 2.学员领取教材的管理 由于成人学员流动性大，缺勤率高，每学期初班主任从书库领取的教材有时不能如数发到学员手中，因此就需要班主任提供准确详细的学员领取教材名单，以便在学员毕业时，与财务科核对学员领取教材的价格，从而确定教材费。因此，将每个专业的学员名单建立一个工作簿，设学员姓名、领取教材名称、时间、价格，该学员每学期领取教材后，如数登记，这样到学员毕业时，很快就能统计出学员所用教材情况及价格。 3.教师用书管理 成人教育的特点决定了教材的变化较快。因此，在每个班级确定教材后，任课教师要及时领取教材，以便备课。因此为了让教师及时领取教材，做到不漏领、不重领，同样与学员一样建立一个工作簿，设教材名称、版本号、出版社、出版时间、授课教师、领取时间、单价、教师反馈信息等栏目，教师领取后进行登记，这样就使得教师用书得到规范管理。 4.书库的管理 对于书库的管理，需要与电脑中数据统一起来，将书架按各系类别统一编号，如中文系的统一编成Z1、2、3等。将教材按类别摆放在相应的位置，同时在购入图书库中存放地点栏登记，这样就使教材管理人员很快找到所需的教材。 5.综合信息 对于成人教材有其使用灵活的特点，在购入教材库和教师用书库中加入学员和教师反馈信息栏，可以收集教师及学员对该教材使用情况的反馈信息，这些情况都为教务处和系领导决策提供了重要依据，反映较好的教材继续使用，不好的及时调整。 二、主要功能 1.目标查找：表格有许多检索入口，所设栏目中任何一项内容均可作为查找对象。在常用单栏中点编辑，下拉菜单中点查找，在查找框中键入欲查找的内容，在查找框中键入书名的关键字“中国文学史”，即可看到“中国文学史”单元格呈黑框显示，还可看到分类号、书号、出版社、学员使用情况等其他内容。查找其他项亦如此，这种方法很容易找到所需的信息。 2.流通管理：学员在领取教材时，在领取者栏键入姓名、领取时间，当学员毕业时，很快就能核算出该学员教材使用情况，迅速核算出教材费用。 3.数据筛选：Excel的筛选功能对于统计十分有用。先选中欲统计数据的区域(该区域包括标题栏即书号、书名、出版社、学员领取情况这一栏)，在常用菜单栏上点“数据”，下拉菜单中点“筛选”，再点自动筛选。选中区域标题栏单元格右边出现一个倒黑三角，点击黑三角，选中区域的内容(不包括相同的)均出现在一个下拉框中。选中符合要求的那个，Excel自动将与该选中的项目有关的内容列出。 将已做好的这个教材使用数据备份到各班主任手中，班主任能很便捷地查到全班学员的教材使用情况，及时与教务处、财务科等相关部门核对学员毕业前教材使用情况，还可将此表发到学员手中，便于学员核对本人的教材数量，毕业时使自己的教材全部领到手中。 Excel在成人教育教材管理中使用十分成功，各系教师、班主任、学员对教材和管理非常满意，过去在教材发放过程中，由于是人工统计，往往容易出现差错，毕业时核对教材数量不符，经常引起不必要的纠纷，通过Excel的使用，使教材发放、回收、统计、书架摆放实现了统一管理，大大方便了广大班主任及学员，同时也大大提高了书库的利用率。