资源共享背景下高职院校教师教学档案利用服务探讨.doc

资源共享背景下高职院校教师教学档案利用服务探讨 教学档案是教师在教学过程中直接形成的，有一定保存价值的教案、案例、教具、图表、视频、电子文件、作品、教辅资料及教学资源等，这些档案是教师、学生和社会学习者学习的资源。为了掌握在资源共享背景下教学档案利用服务的情况，笔者特对湖南省26所高职院校进行了问卷调研，并针对其中存在的问题与挑战进行了分析，提出了一些建设性对策，旨在为高职院校进一步规范教学档案利用服务提供帮助。 一、高职院校教师教学档案利用服务面临的挑战 1.教学档案管理与利用现状面临诸多问题。一是建档情况不理想。从所调研的院校来看，建有教师教学档案的只有10所，且大部分院校没有专人负责教师教学档案的归档与管理工作，大多数院校只要求教师自己对自身的教学材料进行保管。二是档案信息载体单一。从所调研的结果来看，目前教学档案保存主体是纸质档案，还没有建立专门信息档案库，更谈不上使用缩微品、磁性载体，数字光盘、芯片等先进档案信息载体用于教学档案信息贮存。三是档案管理混乱。各院校都将教学档案的管理权限归口给系部，但明确管理人的只有16所院校，其余的10所没有指明确定的责任人，更没有一所院校建有档案信息服务利用机构，也没有规范的教师教学档案归档的制度。四是档案服务不能适应资源共享背景下的信息化要求。高职院校档案馆基本上不收集教师的教学档案，虽然配备有计算机等辅助设备，但大多用于文字办公处理，对档案的信息加工、数据挖掘和开发利用仍处于手工阶段，且档案馆数字化程度低，数据库容量小，不能适应资源共享时代对档案利用服务的要求。五是档案工作者素质有待提高。从所调研的情况来看，没有一所院校的档案工作者是学档案管理的，其管理者大多是从学校其他岗位分流的人员。这些人员大多面临退休、无一技之长或无法从事其他岗位工作。因此，对这部分人员的岗位培训工作将是巨大的。 2.现代信息技术给档案利用服务带来了机遇。一是为从海量的档案资源中查询到所需要的教学资源提供了可能。在高等职业教育发展的今天，教师在教学科研活动中产生的教学文档飞速增长，最终作为教学档案保存下来的资源也相应的增长。如何快捷地从这些海量的资源中找到自己需要的信息，现代信息技术为此提供了实现的工具。二是为从海量教学资源中抽取和挖掘有用的信息和知识提供了可能。教学档案不单纯提供数据、信息，而且还能提供知识。面对海量蕴含在教学档案中的知识，依靠人工抽取、挖掘知识已不可能。因此，必须依靠信息技术进行数据挖掘、知识挖掘才是解决之道。三是为已归档的各类档案数据化提供了可能。高等职业教育发展已有十多年的历史，各校都积累了丰富的教学档案，这些早已归档的教学文件，大都是文档、图形、图片、视频等结构型文档，而现代信息技术使其数据化成为可能。四是为实现教师教学档案资源共享提供了可能。借鉴数据挖掘技术，现代信息化手段，数字化的教学档案已在各类层次发挥作用，如国家级精品资源共享课、专业教学资源库等网络共享平台建设，现在相继启动的微课、募课等建设为教学档案的利用服务提供了经验。五是为解决资源共享背景下教学档案利用服务面临的新问题提供了可能。首先，电子文件数量日益增长，要求新的档案利用服务方式。其次，用户需求多样化对教师教学档案利用服务工作提出新的要求。如档案用户希望高职院校档案部门能提供基于他们兴趣、知识背景等形成的个性化信息服务。第三，高等职业教育与快速发展给教学档案利用服务提出了新的要求。如档案用户数量快速增长，档案库房压力进一步加大，还要提供跨校区服务等。 二、资源共享背景下高职院校教师教学档案利用服务的对策 1.提高高职院校领导者对教学档案利用服务的重视。首先要提高高职院校领导对档案工作的支持。档案工作者应该利用各种渠道向领导宣传档案利用服务工作，争取学校为档案利用服务设立专项经费，配备先进的管理软件和现代化技术设备，如OA系统、服务器等现代办公硬件设施以及提升信息化水平设施设备。其次，学校要重视档案工作者的素养。各高职院校要对档案管理岗位设立准入制定，对已进入此岗位人员要强化其档案工作技能，使之更快掌握档案利用服务的各项知识与技能，提高其信息化操作能力，为用户提供更为全面系统的档案信息，能够更好地为教学、科研、行政管理和经济建设服务。 2.建立与资源共享相适应的教师教学档案管理利用服务平台。首先加强教学档案的信息化归档。高职院校要结合学校条件配置的实际，制定教学档案数字化归档要求或标准，规范其程序，对数字化后的档案信息资源进行规范的编录，编研方便搜索的电子目录。其次，建立教学档案管理利用服务网络平台。在网络普及的今天，高职院校必须采取网络顶层设计完善校园信息化设施，强化网络环境，建立教学档案管理利用服务平台，制定相关的运行制度，设置平台的使用权限，使用快速搜索引擎窗口，同时建立教学档案资源社会化共享服务终端，以实现远程信息存取传递。 3.严格执行教学档案利用服务中保密与公开原则。首先，严格做好密级教学档案的保管工作。根据高等学校档案管理办法第二十七条“高职院校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案”。因此，档案工作者要认真学习国家有关法律规定，强化保密纪律，对于不能公开的档案，绝对不能公开，涉及不适宜公开的档案材料，一定不能开放。其次，做到保密与开放的统一。档案工作者在遵从国家秘密保密期限的规定的同时，发现即将降密或解密的档案要报告主管机关，经单位正式公布后，及时做好解密后档案的开放服务工作。 4.创新教师教学档案利用服务机制。首先应根据法律制定适合本院校的数字化教学档案立卷归档制度、教学档案保管制度、档案工作人员岗位责任制度、教学档案利用服务管理规定等，使教学档案管理达到制度化和规范化。其次，创新教学档案管理模式。各高职院校要成立高职院校档案工作小组，建立档案工作者量化绩效考核机制，将教学档案利用服务情况作为考核各部门负责人和档案人员的一项标准，对外实行教学档案有偿服务，加强与档案需求者的沟通等来创新档案利用服务管理。第三，创新教学档案利用服务手段。除使用网络服务平台外，还可利用电话、传真、微信、微博等途径，实施档案目录信息服务，多方位事实性档案咨询服务，使档案利用服务手段更加有效。 5.创建高职院校教学档案信息服务中心。随着现代信息技术的发展，纸质档案的数字化，各类电子文档和媒体丰富了教师的教学档案，也促其更容易实现资源共享。因此，面对资源共享背景下的新形势，以及教学档案的特点，建议高职院校设立教学档案信息服务中心，全程负责和管理学校各类档案信息利用服务工作。此机构通过对学校教师教学档案信息资源的采集、编研、数据挖掘、归档，所有信息归口于教师教学档案利用服务平台。此机构可建立各教学系部教学档案归档的窗口，审核系部流人的信息，对教学档案信息资源进行优化管理，以市场需求为导向为社会组织、公民个人提供教学档案利用服务，实现档案信息资源的增值。