[互联网]51pptOutlook 2007 — 充分利用收件箱.ppt

,充分利用 Outlook 2007 收件箱,Microsoft® Office Outlook® 2007 培训,充分利用收件箱,贵公司名称 演示：,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,课程内容,概述：使收件箱井然有序 第 1 课：使用邮件执行操作 第 2 课：用标记和待办事项栏跟踪邮件,（下转下一张幻灯片。）,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,课程内容（续）。,第 3 课：指定颜色：用有色类别进行组织,每课都包含一个建议任务的列表和一组测试题。,第 4 课：存储邮件 第 5 课：快速查找任何邮件,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,概述：使收件箱井然有序,尽管可以通过电子邮件更高效地进行通信，但邮件的数量也会大得惊人。 Outlook 2007 包含灵活的功能，可以帮助您控制电子邮件数量、查找所需内容以及根据需要执行操作。 此课程概述了可用的功能，介绍了如何充分利用收件箱及其他位置的邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,课程目标,使用邮件计划任务、安排会议和创建联系人。 标记收件箱中的邮件以创建任务列表。 使用自己创建的类别标签给邮件着色。 使用文件夹将邮件分组。 快速查找任何邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,第 1 课,使用邮件执行操作,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,使用邮件执行操作,阅读电子邮件后，通常需要执行某种操作。 您可能会立即回复，或者是执行某种间接操作，例如安排会议。,为了避免收件箱出现混乱，在阅读邮件的时候应该对邮件 进行一番考虑，并确定邮件是否要求执行操作。 如果是，您需要执行什么操作？ 在需要的时候，按照所需方式使用 Outlook 执行 该操作。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,拖动邮件以执行操作,电子邮件可能不需要直接回复。,存储联系人信息。 创建任务。 安排会议。,尽管如此，邮件中的信息仍然可能 会提示您执行以下操作：,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,拖动邮件以执行操作,您可以通过将邮件拖动到导航窗格中的相应按钮来开始执行每项操作。,尽管此功能不是 Outlook 2007 的新增功能， 但是却清楚地表明了 Outlook 中的邮件如何才能 具有除电子邮件以外的其他用途。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,安排会议,如果阅读邮件后您认为需要与其他人开会，下面说明了如何开始执行相应的操作。,将邮件拖动到导航窗格中的 “日历”按钮。 此操作会打开一个新的约会，您可以在其中填充详细信息， 如日期、时间和地点。然后，您可以邀请 相关人士参加会议，然后 单击“发送”。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,创建任务,有时，邮件中包含有关您需要执行的某个操作的信息。,例如，在该图片中， 李天王的收件箱中有一封来自王大德的邮件，邮件中提醒李天王， 他需要推销公司最近推出的 一系列办公家俱。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,创建任务,李天王可以将邮件从其收件箱中拖动到导航窗格 中的“任务”按钮上，以快速启动一项新任务。,他可以将主题更改为与任务更为贴切的主题， 例如向 Coho 展示办公室家具，然后 保存该任务。 此任务将添加到李天王的任务列表中。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,创建联系人,您是否在手边保存了一封邮件，以便获取联系人的电子邮件地址？下面介绍一种更好的方法： 在“联系人”中创建一个联系人条目。,如图所示，您可以将邮件拖动到 “联系人”上，以开始创建联系人条目。 将邮件拖动到“联系人”按钮时， 会打开一个新的“联系人”窗体，并且将该邮件中的电子邮件地址 自动添加到该窗体中。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,创建联系人,在该窗体中，您可以填充其他详细信息，如街道地址、电话号码等。,当您下次需要查找有关该联系人的一些信息时， 您将知道可以直接到哪里进行查找： “联系人”。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,提取附件,假如您收到了一封邮件，其中包含附件，并且您真正需要的是附件。,您可以将附件独立于邮件 单独保存在硬盘上。 换句话说，您可以从邮件中 “提取”附件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,提取附件,保存附件后，您可能不再需要该邮件。,如果是的话，则可以删除邮件或将邮件存档。 这样，收件箱中就又少了一封邮件！,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,练习建议,打开练习数据文件。 安排会议。 创建任务。 添加联系人。 保存附件。 删除练习数据并关闭练习数据文件。,联机练习（需要 Outlook 2007）,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 1，问题 1,Outlook 只用于执行与电子邮件有关的操作。（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 1，问题 1：答案,错误。,Outlook 提供了更多功能，包括日历、用于存储联系人信息的位置和任务列表等。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 1，问题 2,您一直在收件箱中保留了一封邮件，以便总是能够方便地获得发件人的电子邮件地址。更好的方法是什么？（选择一个答案。）,将邮件移动到文件夹中。 将邮件拖动到“联系人”。 将邮件拖动到“任务”。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 1，问题 2：答案,将邮件拖动到“联系人”。,如果将邮件拖动到导航窗格中的“联系人”，您就可以创建此人的联系人卡片。这样，您将总是知道在哪里查找联系人信息。您甚至可以存储此联系人的照片，以便总是能够将面孔与姓名联系起来。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 1，问题 3,可以将附件独立于其附加到的邮件进行存储。（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 1，问题 3：答案,正确。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,第 2 课,用标记和待办事项栏跟踪邮件,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,跟踪邮件,第一次启动Outlook 2007 时，您会发现一些新内容。 它被称为“待办事项栏”，它的作用是在您需要执行操作时提醒您执行相关操作。,在待办事项栏中，您会看到日历中临近的项目 以及带标记的邮件和任务。 想了解如何将条目放入待办事项栏中吗？ 这就是本课要讲述的内容。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,认识待办事项栏,待办事项栏显示带标记的邮件、“任务”文件夹中的任务以及日历中临近的会议、约会和事件。,您不必切换到 Outlook 中的其他窗口，就可以 在待办事项栏中一目了然地看到这些内容。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,认识待办事项栏,该图片显示了待办事项栏的 基本部分。,日期选择区 日历中临近的约会 键入新任务的位置 任务列表，包含带标记的邮件和任务,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用后续标记设定优先级,在第一课中，您熟悉了如何通过将邮件拖动到导航窗格中的 “任务”按钮来创建任务。,一种根据邮件中的信息 来跟踪需要做的事情的更简单方法是： 标记邮件以便执行后续操作。 该图片显示了收件箱中的一封已经用后续标记加以标记 的邮件。请注意，带标记的邮件 还会出现在待办事项栏中。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用后续标记设定优先级,带标记的邮件出现在很多位置。,您加以标记以便执行后续操作的邮件不仅出现在 待办事项栏中，还出现在任务列表和日历中。 这是为了帮助您记住 完成列表上的事情。 而且，如果这样做还不够，则您可以为其设置提醒， 以便您确实记住完成后续工作。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,仅更改待办事项栏中的主题,邮件的主题并不总是描述您需要执行的任务。,在这种情况下，您可以更改待办事项栏中 带标记的邮件的主题。 执行此操作时，收件箱中邮件的主题 不会更改。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,仅更改待办事项栏中的主题,您可能想要知道带标记的邮件和通过拖动到“任务”按钮所创建的任务之间有什么不同？,如果您希望在看完邮件后将其删除， 则您很可能更愿意使用“任务” 来跟踪您需要完成的工作。 如果您希望在收件箱或文件夹中保留邮件， 则您很可能更愿意使用后续 标记，因为进行标记快速而简单。,答案多半取决于个人的行事风格。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,完成后，请不要删除,完成某些项目后，您可能很想从待办事项栏中删除它们。 但是，有一种更好的方法。,在完成某项任务后，可以 使用“标记完成”命令将其标记为已完成。 完成此操作的一种快捷方式是单击项目旁边的标记。 已完成的项目将如您所愿地从列表中 删除。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,完成后，请不要删除,但是，将项目标记为已完成的真正意义是什么？,您将看到该项目在日历中列在 完成日期的底部。并且该项目将被划掉， 以便您知道它已经完成。 这是一种很好的方法，可以提醒您自己记住已经完成的 所有工作。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,完成后，请不要删除,但是，将项目标记为已完成的真正意义是什么？,在待办事项栏和日历中，任何未在截止日期 标记为已完成的任务都会自动 在第二天列出，直到您将其完成。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,将邮件转变成日历条目,本课前文已经提到待办事项栏顶部的日期选择区。,您可以使用日期选择区从邮件中 快速创建新的日历条目。 该图片显示了创建过程：只需将邮件拖动到 日期选择区中的某个日期即可。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,将邮件转变成日历条目,该过程与将邮件拖动到导航窗格中的“日历”按钮的过程相似，在第 1 课中介绍了此过程。,为什么这种方法更好呢？ 因为这样可以减少一个步骤：将自动填充 日期信息以与您将邮件拖动到的日期选择区中的日期 相匹配。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,按喜欢的方式显示待办事项栏,要更改待办事项栏中显示的内容，请指向“视图”菜单上的“待办事项栏”， 然后选择或清除要显示或隐藏的项。,显示或隐藏待办事项栏也很简单。,要隐藏待办事项栏，请按 Alt+F2 或单击“关闭待办事项栏”按钮。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,按喜欢的方式显示待办事项栏,要更改待办事项栏中显示的内容，请指向“视图”菜单上的“待办事项栏”， 然后选择或清除要显示或隐藏的项。,显示或隐藏待办事项栏也很简单。,如图所示，通过按 Alt+F2 或指向 “视图”菜单上的“待办事项栏”，然后单击某个选项 可以再次显示某个项。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,按喜欢的方式显示待办事项栏,要更改待办事项栏中显示的内容，请指向“视图”菜单上的“待办事项栏”， 然后选择或清除要显示或隐藏的项。,另外，要为 Outlook 中的其他窗口（如阅读窗格）留出更多空间， 一种快捷方式是单击窗口标题旁边的 “最小化待办事项栏”箭头最小化 待办事项栏。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,练习建议,使用标记。 在日历中查看带标记邮件的任务。 将任务标记为已完成。 快速创建约会。 隐藏和重新显示待办事项栏。,联机练习（需要 Outlook 2007）,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 2，问题 1,待办事项栏易于隐藏。（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 2，问题 1：答案,正确。,本课说明了此操作是多么简单。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 2，问题 2,将邮件拖动到待办事项栏的“任务”区域时会发生什么情况？（选择一个答案。）,向邮件添加后续标记。 新建一个任务。 将邮件从收件箱移动到“任务”。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 2，问题 2：答案,向邮件添加后续标记。,这是一种非常快捷的标记邮件的方式。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 2，问题 3,无法从待办事项栏中删除日期选择区。（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 2，问题 3：答案,错误。,首先单击“视图”菜单，指向“待办事项栏”，您已经成功在望了。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,第 3 课,指定颜色：用有色类别进行组织,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,指定颜色,在收件箱里找不到所需的邮件时，您是否感到很恼火？您想快速认出上司的邮件或有关特定主题的邮件吗？请使用颜色对邮件进行即时组织和分类。,通过使用有色类别，可以使特定的 邮件更加醒目，即使您只是将邮件 留在收件箱中。 通过使用类别及其相关联的有色标签， 您可以用对您有意义的方式来快速区分每封 邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用颜色组织邮件,如果您正在处理特殊项目，您可以对有关该项目的邮件进行某种处理，以便于日后查找。 只需使用着色类别来标记所有相关邮件即可。,该图片显示了一些着色邮件：,绿色表示有关 Coho Winery 的邮件， 黄色表示有关 Contoso 的邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用颜色组织邮件,如果您正在处理特殊项目，您可以对有关该项目的邮件进行某种处理，以便于日后查找。 只需使用着色类别来标记所有相关邮件即可。,该图片显示了一些着色邮件：,如果一封邮件同时适用于多个帐户， 可以用多种颜色来着色， 如所选邮件所示。,您还会在阅读窗格中看到 有色类别及其名称。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,如何分配类别,您想知道由谁来创建类别名称吗？由您来创建。 您创建类别名称，并选择与其相关联的颜色。,然后，您可以将该类别分配给收到的邮件 和现有的邮件。 将颜色类别分配给邮件的一种方法是：在 “类别”列中右键单击，然后使用 出现的快捷菜单，如图所示。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,如何分配类别,您想知道由谁来创建类别名称吗？由您来创建。 您创建类别名称，并选择与其相关联的颜色。,向邮件分配类别后，您可以 快速浏览收件箱，并且只需查看有色标记 即可找到您需要的邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,如何将名称与颜色匹配,起初，Outlook 类别的名称没有具体的含义，比如红色类别、橙色类别等等。 当然，如果为类别指定具体名称，那么这些类别将对您最有意义。,第一次使用某种默认类别（比如紫色类别） 时，Outlook 会提示您使用 “重命名类别”对话框对其进行重命名。 您可以在“名称”框中为该类别键入新名称，如图所示。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,忘记了颜色所代表的含义？,我们中的大多数人都遇到过这样的情况：我们建立了一套完善的系统，用于使事情变得井然有序，但是后来却忘记了其中的某个部分。,比如说，您使用橙色对所有 个人邮件进行了着色。然后，假设 您有一段时间未收到个人邮件， 因此忘记了橙色所代表的含义。,不要紧。如图所示，只需单击便可 破解其含义。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,如果在 Outlook 2003 中使用过有色标记,如果您在 Outlook 2003 中使用过有色后续标记，您可能想知道为什么 Outlook 2007 中的新的有色类别更胜一筹。,通过使用有色类别，在分配颜色的同时， 可以分配有意义的文本。 另一个优点就是有色类别可应用于 所有 Outlook 项目，因此可以完全使用相同的方法 来组织联系人、日历项和任务。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,如果在 Outlook 2003 中使用过有色标记,如果您曾经在 Outlook 2003 中用标记对邮件进行着色，则这些标记将自动更新为有色类别。,在 Office Outlook 2007 中，您将看到以下内容：,您将在收件箱的“类别” 列中看到与 2003 标记颜色相同的 彩条。 打开邮件时，您将在“主题”行下 看到颜色类别名称。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,如果在 Outlook 2003 中使用过有色标记,如果您曾经在 Outlook 2003 中用标记对邮件进行着色，则这些标记将自动更新为有色类别。,一种好的做法是找到这些邮件并给它们 起一个更有意义的类别名称。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,按类别查看邮件,假设您已经按照特定项目或客户对所有邮件进行着色。 如何查看这些组中的邮件？,这很容易。请单击“排列方式”快捷菜单（位于 “搜索”框下面），然后单击“类别”。 该图显示了如何从按日期排列邮件切换为 按类别排列邮件：Blue YonderAirlines、CohoWinery 和 Contoso。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,类别和规则：珠联璧合,您可以使用“规则”自动对邮件进行着色。,例如，从您母亲那里收到的邮件总是 个人邮件吗？ 如果已经设置了“个人”类别， 您可以创建一个规则，用“个人”类别 自动标记来自您母亲的所有邮件， 从而简化邮件的分类。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,练习建议,生成练习邮件和类别。 删除类别。 分配类别。 更改类别的颜色。 按类别查看邮件。 可选：使用规则自动应用类别。,联机练习（需要 Outlook 2007）,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 3，问题 1,在为某种类别指定颜色后，将无法更改此颜色。（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 3，问题 1：答案,错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 3，问题 2,在 Outlook 2003 中，可以使用六种有色邮件标记之一来组织邮件。下面哪项功能是新的有色类别系统具有而有色标记所不具有的优点？（选择一个答案。）,您现在可以使用紫色来组织邮件。 可使用有色类别创建与颜色相关联的自定义名称。 可将有色类别与规则一起使用。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 3，问题 2：答案,可使用有色类别创建与颜色相关联的自定义名称。,自定义命名意味着您不必关心紫色的含义：只需右键单击即可。另外，有色类别可以在所有 Outlook 项目中使用，而 Outlook 2003 中的标记只适用于邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 3，问题 3,您已经从 Outlook 2003 升级到 Outlook 2007。在收件箱中，以前与蓝色标记相关联的所有邮件现在都具有蓝色类别。接下来有什么好方法能帮助您记住蓝色所代表的含义呢？（选择一个答案。）,创建规则，以便将颜色更改为绿色。 创建提醒。 给蓝色类别取一个更有意义的名称。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 3，问题 3：答案,给蓝色类别取一个更有意义的名称。,将蓝色类别重命名为一个更为具体的名称，这样，您就再也不会对蓝色所代表的含义感到困惑了。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,第 4 课,存储邮件,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,存储邮件,您是否希望收件箱空空如也？,有一种简单的方法可以避免邮件纷繁杂乱， 那就是创建自定义文件夹，然后将邮件移出收件箱， 并放入这些文件夹中。 您可以选择这些文件夹的名称，这样邮件的 组织方式就会一目了然。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,为什么创建文件夹？,前面的课程介绍了如何对邮件执行操作，以及如何在类别内对其进行分类和组织。,但是，如果要将邮件分类到不同的组 中并将它们与其他邮件分开，从而将 它们移出收件箱，您该怎么办？ 文件夹可以帮助您实现此目的。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,为什么创建文件夹？,该图显示了使用文件夹“Coho Winery”和“Contoso”的示例。,您可能已在办公室中使用了归档系统。 在了解如何创建文件夹之后，您可以轻松地调整 任何现有文件夹命名系统以适应 Outlook。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,怎样创建文件夹,当然，了解为什么 创建文件夹还不够。 为了使用文件夹，您需要了解怎样 使用文件夹。幸好，这很简单。,右键单击“邮箱”。 单击快捷菜单上的“新建文件夹”， 如图所示。,在邮箱中创建文件夹：,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,怎样创建文件夹,当然，了解为什么 创建文件夹还不够。 为了使用文件夹，您需要了解怎样 使用文件夹。幸好，这很简单。,在这里键入新文件夹的名称，然后单击 “确定”。,在邮箱中创建文件夹：,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,通过拖动操作移动邮件,创建文件夹之后，您可以通过拖动将一个或多个邮件移至其中。,该图显示了如何将一封邮件从邮件列表中 拖动到导航窗格中的文件夹。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用命令移动邮件,上面介绍的拖动方法很快速。 但是，此方法也有不好的一面：您可能会不小心将邮件“放到”错误的位置。,有一种比较安全的方法，就是右键单击要移动的 一封或多封邮件，然后单击“移至文件夹”。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用命令移动邮件,在该图中的示例中，邮件是按类别排列的。,右键单击该类别标题。 单击“移至文件夹”。 在“移动项目”对话框中选择文件夹列表 中的文件夹，然后单击“确定”。,要将整个Coho 类别移至Coho Winery 文件夹，请按照以下方式操作。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,使用收藏夹,在开始对电子邮件进行归档之后，您可能会注意到一些文件夹的使用频率比其他文件夹高。,为了能够更快地进行查找和归档，可将那些 常用的文件夹移到“收藏夹”中。 要将文件夹移到收藏夹中，可将该文件夹从邮件文件夹拖到 导航窗格的“收藏夹”区域中。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,当收藏夹不再常用时,收藏夹总是在不断地变化。,当某个收藏夹不再具有收藏价值时，您可以将它 从导航窗格的“收藏夹”区域 中移除。 只需右键单击该收藏夹，然后单击“从收藏夹中移除”。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,练习建议,创建文件夹。 将一封邮件移动到某个文件夹中。 一次移动一组邮件。 添加和移除收藏夹。,联机练习（需要 Outlook 2007）,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 4，问题 1,要将邮件移动到某个文件夹中，必须逐一拖动（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 4，问题 1：答案,错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 4，问题 2,将邮件拖到文件夹后会发生什么情况？（选择一个答案。）,该邮件被移动到文件夹中。 该邮件被复制到文件夹中。 该邮件被删除。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 4，问题 2：答案,该邮件被移动到文件夹中。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 4，问题 3,您在收藏夹中看到的邮件是原始文件夹中邮件的副本。（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 4，问题 3：答案,错误。,它们是相同的邮件，而不是副本。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,第 5 课,快速查找任何邮件,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,快速查找任何邮件,让我们面对现实吧！不管您多么有条不紊，也不管您是将所有邮件都存入文件夹还是喜欢着色，有时您就是无法找到重要邮件。,幸好，使用“即时搜索”在 Outlook 2007 中搜索邮件不仅容易，而且很迅速。 现在，您可以搜索位于不同位置的 邮件，这些位置包括存档或多个 邮箱。不管您将文件存储在哪里， “搜索”都能提供帮助。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用“即时搜索”快速查找,在早期版本的 Outlook 中，搜索项目可能需要做大量的调整工作并等待很长时间才能找到要查找的内容。,现在，使用“即时搜索”，您不仅可以更快地 找到邮件，还能够快速而轻松地对搜索结果 进行优化。 例如，将更多词语添加到查询中， 您会立即发现搜索结果变少了。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,用“即时搜索”快速查找,现在，您在 Outlook 中还可以一目了然地看出邮件出现在搜索结果中的原因：使特定邮件出现在搜索结果中的字词或术语会 突出显示出来。,在该图中，您可以看出这一点：该图显示了 包含词汇“季度销售量”的邮件的 搜索结果。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,高级搜索,在“即时搜索”窗格中键入内容所得到的搜索结果基于邮件中的任何匹配字词。,如果要根据邮件的特定部分进行搜索 例如，根据邮件的 “发件人”进行搜索 您需要使用高级 搜索条件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,高级搜索,该图说明了如何执行此操作。,单击“展开”按钮，然后键入高级条件。 您会注意到，在执行此操作时，“即时搜索”框中的字词将更新以显示新条件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,搜索存档和更多内容,Outlook 2007 的一项新增功能是能够一次搜索多个位置。,例如，您可以同时搜索存档文件夹和 Microsoft Exchange Server 邮箱。 操作方法：选择“所有邮件项目”作为 搜索位置。“所有邮件项目”显示在“即时搜索”窗格的顶部，以便您可以清楚地查看 要搜索的内容。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,搜索存档和更多内容,下面是您需要考虑的一种可能情况。,假设您自动存档 保留时间超过 30 天的任何邮件， 因为您很少需要查阅当月之前的邮件。 但是，您偶尔还是需要查找 保留时间比这长的某封邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,搜索存档和更多内容,下面是您需要考虑的一种可能情况。,搜索存档很简单。,通过选择“所有邮件项目”，您现在可以同时搜索 不同的电子邮件位置 并在所有位置中查找那封邮件。这使搜索变得比 早期版本的 Outlook 容易得多。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,其他 Outlook 项目情况如何？,您可以同时搜索收件箱、日历和任务。,首先切换到“文件夹列表”（单击导航窗格中的 “文件夹列表”），然后使用这里的“即时搜索” 窗格。 否则，搜索将受到限制，每次只能搜索 一种类型的 Outlook 项目，例如，邮件或 日历 项目。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,再次查看所有邮件,执行搜索时，搜索结果显示在 Outlook 主窗口中。 它们将一直保留在该窗口中，直到您告诉 Outlook 下一步要做什么。,如果“即时搜索”窗格处于活动状态， 则您总是知道您正在观察搜索结果。 如果该窗格的颜色与周围窗格的颜色不同， 则可以判断该窗格是否处于活动状态， 并且可以在该窗格顶部的文件夹名称后面看到词语 “(搜索结果)”。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,再次查看所有邮件,执行搜索时，搜索结果显示在 Outlook 主窗口中。 它们将一直保留在该窗口中，直到您告诉 Outlook 下一步要做什么。,要还原当前文件夹中的所有邮件，请 单击“清除搜索”按钮。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,练习建议,使用搜索条件查找邮件。 在多个文件夹中搜索邮件。 使用高级条件。,联机练习（需要 Outlook 2007）,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 5，问题 1,您最近执行了一次搜索，现在您无法查看到 某些邮件。哪项操作可以解决这个问题呢？（选择一个答案。）,单击“即时搜索”框中的“清除搜索”按钮。 重新启动 Outlook。 隐藏“即时搜索”窗格。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 5，问题 1：答案,单击“即时搜索”框中的“清除搜索”按钮。,如果您注意到“清除搜索”按钮可用，则您有可能正在观察搜索结果，而不是整个邮件集合。您可以单击“清除搜索”来还原视图。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 5，问题 2,当您在主窗口顶部的“即时搜索”窗格中键入字词时，您将看到以下哪一项的搜索结果？（选择一个答案。）,所有 Outlook 项目。 仅限于带标记的邮件和任务。 仅限于邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 5，问题 2：答案,仅限于邮件。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 5，问题 3,您认为您正在查找的邮件位于邮箱或打开的“存档文件夹”文件夹中。通过执行一次搜索，可以找到该邮件。（选择一个答案。）,正确。 错误。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,充分利用 Outlook 2007 收件箱,测试 5，问题 3：答案,正确。,充分利用 Outlook 2007 收件箱,总结: 收到邮件后的响应: 回复?转发?存储联系人信息?创建任务?安排会议? 用标记和待办事项栏跟踪邮件 带标记的邮件;任务文件夹中的任务;日历中临近的会议约会和事件; 指定颜色用有色类别进行组织 存储邮件 快速查找邮件,充分利用 Outlook 2007 收件箱,谢谢大家!,