Office-2010公司管理项目化教程(第二章).ppt

Office 2010企业管理项目化教程批量处理公司信息小李是某汽车股份有限公司的办公人员，负责管理公司办公室工作，员工的工资条、商品信息卡、客户的邀请卡等工作都需要她来完成。如果手动填写不仅花时间，更麻烦的是极易出错！小李把该项目分解成三个任务来完成，第一个任务是批量生成“工资条”；第二个任务是批量生成“商品信息卡”；第三个拓展任务是批量生成“邀请函”。项目描述学习要点u学习创建邮件合并所需要的主文档和数据源的方法。u学习将插入合并域中的各选项插入到主文档并生成新数据的方法。u学习如何在邮件合并中插入图片。u学习邮件合并中简单域的使用。项目2第 3 页Contents Page目录页 拓展任务：批量制作公司周年庆邀请函 任务1：批量生成“工资条”任务2：批量制作汽车信息卡任务1批量生成“工资条”任务1 批量生成“工资条”第 5 页 项目2批量处理公司信息 情景描述情景描述p某公司为了使员工能方便、准确地了解每个月的工资情况，需要为每个员工打印一份当月的工资条，工资信息可以从“公司员工工资管理”去调用。办公人员小李为了能高效地完成任务，决定采用Word 2010中的“邮件合并”功能。任务1 批量生成“工资条”第 6 页 项目2批量处理公司信息作品展示p本任务批量生成的工资条效果如右图所示任务1 批量生成“工资条”第 7 页 项目2批量处理公司信息任务要点1.创建主文档。2.进行邮件合并的基本步骤。任务1 批量生成“工资条”第 8 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤1 新建一个Word文档，其页面参数设置如右图所示。u 步骤2 输入工资条的标题“10月份工资条”，并设置其字符格式：中文字体为华文行楷，西文字体为Times News Roman，五号，居中对齐。创建“工资条”主文档01任务1 批量生成“工资条”第 9 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤3 按回车键后选择“开始”选项卡“样式”组“样式”列表中的“清除格式”项，让光标恢复到原始状态，如下图所示。创建“工资条”主文档01 当页面设置边距为0时，为的是让整篇纸张填满内容，节约纸张。因为默认打印机不支持0边距的打印，所以在Word中打印预览会看到有内容丢失。此时可以设置打印机打印边距更改打印最终效果。利用“清除格式”功能可以快速把格式调整到原始状态。小技巧任务1 批量生成“工资条”第 10 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤4 插入一个11列2行的表格。u 步骤5 设置表格的格式：表格宽度为25厘米的固定值，居中对齐，如右图所示。表格内文字的对齐方式为“水平居中”。创建“工资条”主文档01任务1 批量生成“工资条”第 11 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤6 输入表格内容，设置其字符格式为：黑体、五号，如下图所示，并将其保存为“工资条（主文档）”。创建“工资条”主文档01任务1 批量生成“工资条”第 12 页 项目2批量处理公司信息任务实施要批量制作“工资条”，除了要有主文档外，还需要有每个员工对应的相关信息。用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源，如Microsoft Outlook联系人列表，Access数据库，或Word文档、Excel表格等。下面以公司现成的Excel数据源“10月份工资统计表（数据源）”进行制作，如图所示。“10月份工资统计表”数据源02任务1 批量生成“工资条”第 13 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤1 打开创建的主文档，单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮，在展开的列表中可看到“普通Word文档”选项高亮显示，如图所示，表示当前编辑的主文档类型为普通Word文档。邮件合并03p若在列表中选择“信函”、“电子邮件”、“信封”或“标签”选项，表示创建相应类型的文档。任务1 批量生成“工资条”第 14 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 单击“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，在展开的列表中选择“使用现有列表”，如右图所示。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 15 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤3 打开“选取数据源”对话框，选中创建好的数据文件“10月份工资统计表（数据源）”文件，如右图所示，然后单击“打开”按钮。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 16 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤4 在打开的对话框中选择要使用的Excel工作表，然后单击“确定”按钮，如图所示。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 17 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤5 将插入符放置在文档中第1处要插入合并域的位置，即第一列第二行处，然后单击“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，在展开的列表中选择要插入的域“员工编号”，如图所示.邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 18 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤6 用同样的方法插入“姓名”、“部门”、“地区”、“基本工资”等剩余字段域，效果如下图所示。邮件合并03 将邮件合并域插入主文档时，域名称总是由尖括号括住。这些尖括号不会显示在合并文档中，它们只是帮助将主文档中的域与普通文本区分开来。在插入每个字段域前一定要先确定光标的位置，光标位置在哪就在哪插入域。任务1 批量生成“工资条”第 19 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤7 单击“预览结果”组中的“预览结果”按钮，可预览合并结果，并且可以设置查看第3条数据信息（此处可以设置想要预览的特定记录），如图所示。邮件合并03任务1 批量生成“工资条”第 20 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03u 步骤8 单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在展开的列表中选择“编辑单个文档”，如图所示，系统将产生的邮件合并放置到一个新文档。任务1 批量生成“工资条”第 21 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03u 步骤9 在打开的“合并到新文档”对话框选择“全部”单选钮，如图所示，然后单击“确定”按钮。p在合并数据时，除了可以合并“全部”记录外，还可以只合并“当前记录”，或只合并指定范围的部分记录。任务1 批量生成“工资条”第 22 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03u 步骤10 Word将根据设置自动合并文档，并将全部记录存放在一个新文档中，合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数，最终效果如右图所示。最后另存文档为“工资条（邮件合并）”。任务2批量制作汽车信息卡任务2 批量制作汽车信息卡第 24 页 项目2批量处理公司信息情景描述情景描述&作品展示p某公司销售汽车，为了让客户快速了解每款汽车的基本信息，要批量制作出汽车信息卡。办公人员小李为了高效地完成任务，优先想到了Word 2010邮件合并工具。任务2 批量制作汽车信息卡第 25 页 项目2批量处理公司信息任务要点3.了解域的使用方法。4.掌握在邮件合并中插入图片的方法。5.掌握在邮件合并中保留小数位数的方法。1.掌握表格的制作。2.掌握邮件合并的基本步骤。任务2 批量制作汽车信息卡第 26 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤1 设置汽车信息卡的正面。新建一个Word文档，其页面设置参数如右图所示。设置页面的背景颜色为“橄榄色，强调文字颜色3，淡色60%”。创建“汽车信息卡”主文档01任务2 批量制作汽车信息卡第 27 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 设置表格。创建“汽车信息卡”主文档01p（1）插入一个3列7行的表格。p（2）设置表格格式。l 表格的固定宽度为10厘米。l 前6行的行高为1厘米，最后一行的行高为0.5厘米。l 第一列和第二列的列宽均为2.5厘米。l 按效果图右图所示合并单元格。任务2 批量制作汽车信息卡第 28 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 设置表格。创建“汽车信息卡”主文档01p（3）按效果图右图所示输入文字。l 设置文字的对齐方式为“水平居中”。l 设置标题的字符格式为黑体、小三，加粗，文本效果为“渐变填充-橙色，强调文字颜色6，内部阴影”。l 设置小标题的字符格式为楷体、小四，加粗，字体颜色为“红色，强调文字颜色2”。l 设置底部标题的字符为黑体、五号，字体颜色为“茶色 背景2”。任务2 批量制作汽车信息卡第 29 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 设置表格。创建“汽车信息卡”主文档01p（4）按效果图右图 所示设置边框。l 设置表格无外边框。l 设置表格的内部边框为0.75磅的绿色双线。l 设置表格的内部细线为0.75磅的“水绿色，强调文字颜色5”单线。任务2 批量制作汽车信息卡第 30 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤2 设置表格。创建“汽车信息卡”主文档01p（5）按效果图右图 所示设置底纹。l 设置标题行的底纹为图案效果为“浅色上斜线”，图案颜色为“橙色”，底纹为“水绿色”。l 设置小标题的底纹为“橄榄色，强调文字颜色3，淡色40%”。l 设置底部标题的图案效果为“浅色下斜线”，图案颜色为“橙色，强调文字颜色6，深色25%”，底纹为“绿色”。任务2 批量制作汽车信息卡第 31 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤3 设置汽车信息卡的背面效果如图所示。创建“汽车信息卡”主文档01p（1）在第二页设置信息卡的背面，插入文件中的素材图片“背景图”。p（2）设置图片的大小：宽度为10厘米，高度为7.1厘米。p（3）设置图片的自动换行为“嵌入式”。任务2 批量制作汽车信息卡第 32 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤3 设置汽车信息卡的背面效果如图所示。创建“汽车信息卡”主文档01p（4）设置图片相对页面的水平方向为左右居中，垂直方向为顶端对齐，让图片正好平铺页面。p（5）设置图片的艺术效果为“十字图案蚀刻”。任务2 批量制作汽车信息卡第 33 页 项目2批量处理公司信息任务实施汽车卡信息数据源可以从“公司采购和库存数据管理”工作簿中去调用。数据源效果如下图所示。“商品信息”数据源02任务2 批量制作汽车信息卡第 34 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤1 打开创建的主文档。u 步骤2 单击“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，在展开的列表中选择“使用现有列表”项。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 35 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤3 打开“选取数据源”对话框，选中创建好的数据文件“商品信息数据源”文件，单击“打开”按钮。u 步骤4 在打开的对话框中选择要使用的Excel工作表“商品信息表”，然后单击“确定”按钮。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 36 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤5 将插入符放置在文档中第1处要插入合并域的位置，然后单击“编写和插入域”组中“插入合并域”按钮，在展开的列表中选择要插入的域“车型”。u 步骤6 用同样的方法插入“名称”、“变速箱”、“规格型号”、“价格（万）”字段域，效果如右图所示。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 37 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤7 插入图片域。p（1）根据实际情况更改图片文件的路径。l 打开放置照片的文件夹目录，选中地址栏中的文件目录，如图所示，在右键菜单中选择“复制”。l 在Excel表格中将复制的目录地址粘贴到“汽车照片”列中。l 对粘贴过来的数据进行修改（注：路径补充完整，一定要写上文件的扩展名，将所有“”改为“”（双斜杠），修改完成后的效果如右图所示，单击“保存”按钮，保存Excel文件内容。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 38 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤7 插入图片域。p（2）将光标停在要插入图片的位置，按【Ctrl+F9】组合键插入域，可看到一对“”，然后在闪烁的光标位置输入“INCLUDEPICTURE”（不含外面的中文双引号），INCLUDEPICTURE后面使用的是英文状态下的双引号，如果不加这个英文下的双引号，会造成生成的文档中图片解析地址错误，如图所示。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 39 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤7 插入图片域。p（3）停在英文双引号中间，再次单击“插入合并域”，选中图片所在的字段，这里用的图片存放字段是“汽车图片”，如右图所示。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 40 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤7 插入图片域。p（4）按【F9】键，显示插入的域，查看我们是否插入图片成功。p（5）单击“预览结果”组中的“预览结果”按钮，查看当前信息，如右图所示。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 41 页 项目2批量处理公司信息任务实施n 域是文档中的变量。n 域分为域代码和域结果。n 域代码是由域特征字符、域类型、域指令和开关组成的字符串；域结果是域代码所代表的信息。n 域结果根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。n 域特征字符是指包围域代码的大括号“”，它不是从键盘上直接输入的，按【Ctrl+F9】组合键可插入这对域特征字符。小技巧任务2 批量制作汽车信息卡第 42 页 项目2批量处理公司信息任务实施n 更新域。当Word文档中的域没有显示出最新信息时，用户应采取以下措施进行更新，以获得新域结果。l 更新单个域：首先单击需要更新的域或域结果，然后按【F9】键。l 更新一篇文档中的所有域：按【Crtl+A】组合键选定整篇文档，然后按【F9】键。小技巧任务2 批量制作汽车信息卡第 43 页 项目2批量处理公司信息任务实施n 插入图片域时必须使用【Ctrl+F9】组合键，不能直接通过键盘插入“”，直接输入是无效的。n 图片大小设置要适当，文中图片大小宽度为4厘米，高度为4厘米。小技巧任务2 批量制作汽车信息卡第 44 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤8 设置小数位数p（1）如图（左1）所示的矩形框中若保留两位小数位数，需将光标移到需要改变小数点后位数的“域代码”上（如价格（万），待其变成灰色后用鼠标右击，在右键快捷菜单中执行“切换域代码”命令，如图（右1）所示。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 45 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤8 设置小数位数p（2）在“价格（万）”的右侧输入“#0.00”，立刻显示为“MERGEFIELD价格（万）#0.00”，再按【F9】键就可以看到价格被保留到两位小数，如图所示。邮件合并03p当显示域代码时会影响原来的排版格式，更新域后就可恢复。任务2 批量制作汽车信息卡第 46 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤9 单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在展开的列表中选择“编辑单个文档”项，系统将产生的邮件合并放置到一个新文档。u 步骤10 在打开的“合并到新文档”对话框选择“全部”单选钮，然后单击“确定”按钮。邮件合并03任务2 批量制作汽车信息卡第 47 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤11 生成新文档后，需要使用【Ctrl+A】组合键全选新生成的文档，再按【F9】刷新域，这样就可以显示全部正确的图片和对应的文档。下图为邮件合并后（一条记录）效果图。邮件合并03邮件合并不合并页面背景任务2 批量制作汽车信息卡第 48 页 项目2批量处理公司信息任务实施u 步骤12 在合并的新文档中重新添加页面背景。设置页面的背景颜色为“橄榄色，强调文字颜色3，淡色60%”，最终效果如右图所示。最后另存文档为“汽车信息卡（邮件合并）”。邮件合并03拓展任务批量制作公司周年庆邀请函拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 50 页 项目2批量处理公司信息情景描述情景描述&作品展示p公司决定搞10周年庆典活动，届时准备邀请一些重要客户参加。公司小李负责批量制作一个邀请函，并将邀请函寄给每一位客户。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 51 页 项目2批量处理公司信息任务要点1.利用Word 2010的模板制作主文档。2.编辑模板，设置图片格式。3.邮件合并的基本操作步骤。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 52 页 项目2批量处理公司信息任务实施利用Word模板创建主文档01p（1）使用模板新建文档。启动Word 2010程序，选择“O模板”中“邀请”里的“请柬4”模板。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 53 页 项目2批量处理公司信息任务实施利用Word模板创建主文档01p（2）修改模板制作邀请函。l 设置文档的纸张大小：高为19.5厘米，宽为22厘米，上下和左右页边距分别为2厘米和1.9厘米，页码范围选择书籍折页。l 删除多余空行，将文档设置为2页，将第1页中的各图片缩小到合适大小，并移动到合适位置。l 将第2页中的艺术字和表格删除，然后在第3行中输入“邀”字，设置其字符格式：文鼎习字体（或其他字体），80号，居中对齐。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 54 页 项目2批量处理公司信息任务实施利用Word模板创建主文档01l 在第6行插入一个1行2列的表格，调整表格大小，并设置表格属性如下：设置单元格边距上下左右均为0厘米。仅A1单元格显示下框线，其余无框线。在A2单元格中输入中文冒号。设置A1、A2单元格中的文字为微软雅黑、小四，对齐方式为靠下居中对齐。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 55 页 项目2批量处理公司信息任务实施利用Word模板创建主文档01l 在表格的下方输入请柬内容，字符格式为微软雅黑、小四。其中，第1段顶头写，第2段第4段首行缩进两个字符，最后三段文本右对齐。l 将素材文档中的图片素材“请柬边框”和“请柬底图”插入文档，效果如右图所示。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 56 页 项目2批量处理公司信息任务实施利用Excel制作数据源02要批量制作邀请函，除了主文档外，还要有客户的姓名和性别等信息，可以根据实际情况制定。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 57 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03p（1）选择“邮件开始邮件合并普通Word文档”。p（2）选择“开始邮件合并选择收件人使用现有列表选取数据源”。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 58 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03p（3）插入合并域：姓名、性别。p（4）选择“完成并合并合并到新文档全部”。拓展任务 批量制作公司周年庆邀请函第 59 页 项目2批量处理公司信息任务实施邮件合并03p（5）将合并完成的新文档另存为“公司邀请函（邮件合并）”，效果如图所示。