office-2016高效办公案例教程(项目五).ppt

Office 2016第二部分 Excel高效办公篇项目五高效制作常用电子表格CONTENTS目录任务一 制作新员工信息汇总表任务二制作订单表Excel高效办公技巧123学习利用常规方法、填充柄、数据有效性和其他快捷方式输入数据的方法。学习设置单元格格式，为表格添加边框和底纹等美化工作表的方法。学习利用公式计算表格数据的方法。学习利用条件格式突出显示工作表数据的方法。学习调整工作表行高和列宽的方法。学习打印工作表的方法。学 习 要 点任务一 制作新员工信息汇总表 为了使公司的上层领导对新来的员工有一个基本了解，公司准备用Excel 2016制作一份新员工信息汇总表。内容包括员工编号、姓名、性别、部门、出生日期、入职时间、基本工资和联系电话。情景引入wa作品展示新员工信息汇总表文件效果 新建工作簿后按要求在工作表中输入各列标题，以及“姓名”列和“出生日期”列数据，然后利用填充柄、快捷键、下拉列表和数据有效性等方式输入其他数据，再利用条件格式突出显示满足一定条件的工作表数据，最后设置单元格格式，重命名工作表后设置工作表的标签颜色，以美化工作表。制作思路任务实施一、使用常规方法输入基本数据新建并保存“新员工信息汇总表”工作簿。在“Sheet1”工作表中输入各列标题及“姓名”列数据。输入各列标题，以及“姓名”列和“出生日期”列中的数据在“出生日期”列中输入各员工的出生日期。提 示 在按【Enter】键确认输入时，光标会跳转至当前单元格的下方单元格中 若要使光标跳转至当前单元格的右侧单元格中，可按【Tab】键或【】键。此外，按【】键可将光标移动到当前单元格左侧的单元格中。、任务实施二、使用填充柄和快捷键输入数据示范自动填充“员工编号”列数据。在“性别”列按住【Ctrl】键选中要输入“女”的所有单元格。使用同样的方法输入性别“男”。任务实施三、利用下拉列表输入部门列数据在“来源”输入“销售部,人事部,设计部,财务部”（注意：此处的逗号为英文形式）。在展开的列表中选择所属部门项，即可将其输入到单元格中。任务实施四、输入入职时间和基本工资数据在“开始”选项卡“数字”组的“数字格式”列表中选择“长日期”类型。按住【Ctrl】键在“入职时间”列选中入职时间相同的单元格，然后输入入职时间，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键。使用同样的方法按部门依次输入“基本工资”列中的所有数据。提 示 除了可以利用“数字格式”列表中的选项设置数据的数字格式外，还可以利用“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡设置数字格式。任务实施五、利用数据有效性输入联系电话列数据设置文本的长度。输入提示和出错警告信息。若输入有误，会出现设置的出错警告信息。单击“重试”，可修改输入的手机号码；单击“取消”，则取消当前用户的输入操作。任务实施六、利用条件格式标识数据设置选择“大于”项。在“设置为”下拉列表中选择“自定义格式”项。设置突出显示项。任务实施七、设置单元格格式单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮。单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“底端对齐”按钮。设置A2:H2单元格区域的字形为加粗。单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“居中”。在“字体”列表中选择“Times New Roman”。“预置”设置区中的“内部”按钮，最后单击“确定”按钮，为选定区域添加内细外粗的边框。任务实施八、设置工作表格标签颜色双击工作表标签“Sheet1”，输入工作表名“2018年”，按【Enter】键确认。右击该工作表，在快捷菜单中选择“工作表标签颜色”“红色”，新员工信息汇总表制作完毕。任务二 制作订单表 订单是企业的采购部门向原材料、零部件、成品等供应者发出的订货单。日常生活中的大部分订单都是使用Excel制作的。假设你是江南建筑职业中专学校的一名采购员，学校现在要采购一批电子产品，如笔记本电脑、台式机和摄像头，请你使用Excel制作一张比较规范的订单表格。情景引入wa作品展示订单文件效果 新建工作簿后在工作表中输入基本数据，然后根据需要调整单元格中数据的字体、字号，并合并某些单元格，接着设置表格的边框和底纹，为部分单元格添加下框线、调整行高及内容的对齐方式，利用公式计算各项电子产品的金额和总金额，最后将表格线隐藏并打印该工作表。制作思路任务实施一、输入基本数据并调整表格结构新建并保存“订单”工作簿。设置合并单元格的字符格式。设置页面参数用同样的方法合并其他相关单元格区域。任务实施二、设置表格的边框和底纹在“填充颜色”列表中设置单元格区域颜色。为单元格添加边框。为单元格添加边框任务实施三、为单元格添加下框线为单元格添加下框线。为单元格添加下框线任务实施四、调整行高并设置单元格内容的对齐选择要调整高度的行。设置行高值 设置行高值。设置单元格内容的对齐。选择要调整高度的行任务实施五、计算金额与合计输入公式，计算数据金额。复制公式。输入公式设置自动求和公式操作。复制公式任务实施六、设置数据的显示方式在“数字格式”列表中选择“货币”项，将数字格式设置为货币。设置单元格的中文大写数字格式。设置单元格的中文大写数字格式任务实施七、隐藏表格线、设置打印区域和纸张方向在“视图”选项卡的“显示”组取消“网格线”复选框的选中。选择“设置打印区域”项。取消“网格线”的选中在“纸张方向”列表中选择“横向”项。选择“设置打印区域”项提 示 为形状添加助理，其默认显示在左侧，与下级形状默认位置不同侧。从上述操作可以看出，设置SmartArt图形的文字环绕方式，以及选择、移动、缩放等对SmartArt图形或其中形状的操作方法，与对普通图形的操作方法相同。小技巧 要添加形状，也可右击选中的形状，在弹出的快捷菜单中选择“添加形状”列表中的选项；若想快速添加形状，可从“在此处键入文字”窗格的“文本”占位符中进行，即将光标移至文本之前或之后要添加形状的位置，然后按【Enter】键。当添加、删除形状或编辑文字时，形状的对齐方式和位置会根据形状的个数和形状中的文字数量自动调整。SmartArt图形是以嵌入的方式插入到文档中的，若要任意移动SmartArt图形，可选中SmartArt图形的边框，然后单击“格式”选项卡“排列”组中的“环绕文字”按钮，在展开的列表中选择除“嵌入式”外的任意环绕方式。Excel高效办公技巧 要选择不连续的单元格，可配合【Ctrl】键 要快速选定不连续的单元格，可按组合键【Shift+F8】激活“添加选定”模式，此时工作簿的状态栏会显示出“添加或删除所选内容”字样，此后分别单击不连续的单元格或单元格区域，即可选定不连续的单元格或单元格区域，而不必按住【Ctrl】键不放。一、快速选定不连续单元格提 示 要选中连续的多个单元格，既可以拖动鼠标选择，也可以选中单元格区域中某一个角点（左上角）处的单元格，然后住【Shift】键选择其对角点（右下角）处的单元格。要在单元格或单元格区域中输入0打头的数据 可在要输入的数据前加英文单引号“”，或先选择要输入数据的单元格或单元格区域，然后在“数字格式”下拉列表中选择“文本”项，再输入需要的数据，如图所示。二、在单元格或单元格区域中输入0打头的数据或分数在单元格中输入0值 要同时编辑同一工作簿中多个工作表相同位置的数据 可打开工作簿后按住【Shift】键或【Ctrl】键依次单击工作表底部的工作表标签，以选中要同时进行编辑操作的多个工作表，可看到Excel窗口的标题栏会显示“组”字样，此时可对单元格或单元格区域进行批量处理，如下图所示。三、对多张工作表进行快速编辑同时在多个工作表中输入数据提 示 一般情况下，将工作表成组后可进行的操作主要有：页面设置、输入相同的数据、设置单元格的字符格式、输入公式等。要快速移动单元格内容 可先选定单元格，然后将鼠标指针移到单元格的边框线上，待鼠标指针变成十字箭头形状时，按下鼠标左键并拖动到新位置后释放鼠标即可。若在拖动的过程中按住【Ctrl】键，可将单元格内容快速复制。四、快速移动/复制单元格内容 要清除单元格中的数据 可选中单元格后按【Delete】键即可，但其格式和设置的批注等还保留。如果要彻底删除单元格中的内容，可选定单元格，然后在“开始”选项卡“编辑”组的“清除”列表中选择“全部清除”项。五、彻底清除单元格内容 选择“全部清除”项 在Excel表格中输入人名时 为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。此时，我们除了按【Enter】键外，还可以在输入人名后，选中要设置对齐的单元格区域，然后打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡“文本对齐方式”设置区的“水平对齐”下拉列表中选择“分散对齐（缩进）”项，如下图所示。六、输入人名时使用“分散对齐”选择“分散对齐（缩进）”项 使用Excel提供的超级链接功能 可以为工作表中的单元格设置超链接。单击设置了超链接的单元格，可以跳转到当前工作表的某个位置或者其他工作表，或Internet上的某个页面，给日常操作和查阅带来方便。七、超链接使用“插入超链接”对话框提 示 要取消Excel表格中的超链接，可右击设置了超级链接的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”项即可。一、制作家电销售表课后实训二、制作销售统计表THANKS!Office 2016高效办公案例教程（项目五）感 谢 聆 听 请 多 指 点