行政实务模拟-会议筹备.ppt
中国法学会WTO法研究会 2012年年会筹备方案,by第三组,小组成员及分工,李金凤-会议议题 马亚萍-会议议程 吴欣泽-会议人员 龚盈颖屠静瑾-会议材料 贾先泉黄怡雯-会议保障、会场布置 尹平晶-会议收尾 苏珏雯陈阳-ppt制作 陈阳-汇总,由中国法学会世界贸易法研究会，上海市法学会和上海对外贸易学院共同举办的“中国法学会WTO法研究会2012年年会”将于10月10日-12日在上海对外贸易学院召开。 与会人员预计有150人。,主办方：中国法学会世界贸易法研究会 承办方：上海对外贸易学院 协办方：上海市法学会 会议性质：全国性中型学术研讨交流会议 召开时间：10月10日-10月12日,会议流程,议题一：（第一天）当今国际争端的趋势以及WTO法如何解决国际争端（上午：国际争端新趋势；下午：国际贸易中的一些实例，WTO法事如何解决这些争端的。） 议题二：（第二天） WTO 法对我国贸易的重要性。（中国在进行国际贸易时的地位，现状，优势，劣势，失败和成功的争端案例以及带来的损失和利益，在以后的发展中的促进作用。） 议题三：（第三天）中国如何利用WTO法来实现自身利益，维护自身权益。（商讨如何在贸易中利用WTO法应对制裁，反垄断倾销，以及被其他国家攻击时企业的应对之策。）,会议议题,10月10日 第一天 议题一:当今国际争端的趋势以及WTO法如何解决国际争端 上午:国际争端新趋势 9:00 会议开始 9:00-9:15 主持人M公布会议开始:（介绍主席台成员，与会成 员，会议议程，会议主要内容。） 9:15-10:30 相关领导致欢迎词并发表讲话 10:30-11:00 播放视频等材料（最新国际争端新趋势） 11:00-11:20 破冰暖身。 11:20-11:30 主持人M总结上午会议成果，并公布下午会议内容。 11:30 会议结束,会议议程,可在致辞讲话中重点介绍 我校在本领域的研究成果,10月10日 第一天 议题一:当今国际争端的趋势以及WTO法事如何解决国际争端 下午: 14:00 主持人M公布会议开始以及下午开会的主要内容。 （观看国际贸易中的一些实例，学习WTO法事是如何 解决这些争端的。） 14:05-15:00 观看视频或ppt讲解。(国际贸易中的一些案例) 15:00-16:20 与会人员总结WTO法事解决这些争端的经验，针对 当前局势，提出一些建设性的建议。 16:20-16:30 主持人M总结下午会议成果，并公布明天会议的议题 及主要内容。 16:30 会议结束,会议议程,10月11日 第二天 议题二: WTO 法对我国贸易的重要性 上午: 9:00 会议开始 9:00-9:05 主持M公布上午会议的主要内容（中国在进行 国际贸易时的地位，现状，优劣势分析） 9:05-9:35 播放光碟 9:35-11:20 光碟播放结束，讨论开始。 11:20-11:30 主持人M总结上午会议成果，公布下午会议主 要内容。 11:30 会议结束,会议议程,10月11日 第二天 议题二: WTO 法对我国贸易的重要性 下午: 14:00 会议开始 14:00-14:05 主持人M公布下午会议的主要内容（中国国际贸 易争端失败和成功的案例以及带来的损失和利 益，在以后的发展中的促进作用） 14:05-16:20 讨论。 16:20-16:30 主持人M总结下午会议成果，公布明天会议时间及 议题。 16:30 会议结束,会议议程,10月12日 第三天 议题三:中国如何利用WTO法来保障自身利益，维护自身权益。 上午: 9:00 会议开始 9:00-9:05 主持人M公布会议议题及主要内容 9:05-11:20 商讨如何在贸易中利用WTO法应对制裁，反垄断 倾销，以及被其他国家攻击时企业的应对之策 11:20-11 :30 主持人M总结本次大会的成果，宣告本次大会圆 满结束。 11:30 会议结束,会议议程,会议议程（其他事项）,WTO法研究会内部人事变动 选举 合影,与会人员名单确定,中国法学会会长、副会长 WTO研究会会长 上海法学会会长、副会长 中国驻WTO代表、副代表 上海对外贸易学院法学院院长、副院长 WTO领域及法学领域杰出学者 政府官员，企业界人士 各大新闻媒体，报业,会议安排,序号 工作内容 完成时间 负责人 1 与会者邀请函（回执）寄发完成 9月15日 2 会议议程最后确定并打印 9月28日 3 会议需要的视频及PPT制作 9月20日 4 学术性会议需要的软件预定 9月15日 5 与主办方完成各种事宜确定 9月15日 6 资料打印装袋完成 9月22日 7 物资采购到位 （烟、酒水、水果、签到资料、其他） 9月23日 8 酒店联系落实 9月21日 9 确定与会人员，处理邀请函回执 9月30日 10 合影照相单位落实 9月24日前 11 酒店外围布置 10月8日晚上 12 会议室布置 10月8日全天 13 接站牌和车牌制作完成 9月25日前 14 会议用车的检查、准备 9月25日前 15 接站（到站时间编排、车辆安排、机场人员安排） 10月8日-9日 16 返程机票预订 9月27日 17 会议室会议前的调试 10月8日,会场确定,方案A：会场定于本校信息楼300报或500报，全部事务由本校承担负责。 方案B：会场定于校外酒店，将相关事务外包。,需要考虑来回车辆接送，就餐问题， 耗费大量本校人力，需要布置高规格 会场，会议期间对教学的影响,保障会场档次，减轻负责人员负担， 会场与就餐一体化，减少与会人员的 舟车劳顿，但而费用较高。,会场外包,上海古北湾大酒店。坐落于上海古北新区繁华地带，毗邻虹桥商务区和上海世贸商城，虹桥中心花园怡人景色尽收眼底。酒店交通便捷。 星级酒店，保证就餐休息质量。 距离火车站，机场很近，便于接送与会人员。 邻近上海国际展览中心、上海世贸商城、上海国际贸易中心。 酒店承包一大部分会议筹办工作，只需派遣数名联络员。 针对少数民族与会人员提供特殊餐饮，照顾各种不同需求。,会场全景,会务外包,流程：会议活动项目咨询-目的地场地甄选-考察拟定场地-住宿餐饮-团队活动等方案-资源预订控制-与协调行前说明及现场布置-接待服务现场管理-对账结算、资料整理等，全程实施严格的标准化流程管理控制，优秀会资深客服专职协调配合，保障及时的客户响应与一致的客户体验。,外包服务包括礼仪小姐，一部分 安保人员，投影仪，音响等重要设备,几十人以上的中大型会议， 一般要成立620人的会务组， 提前一个月开始筹备,会场布置I,A. 会议场地:上海古北湾大酒店 B. 舞台布置 背景: 红色背景布 横幅、彩带、礼花、背景展板 主持人讲台 舞台前沿放置6盆大型盆栽 中心:座位若干 C. 席位布置: 主席台 第一排:各发言代表 其余后排:其余与会者,D. 会场标语 形式:横幅 内容:中国法学会WTO法研究会2012年年会 E. 会场入口 签到台:安排12名工作人员进行签到及入场引导 F. 音响、电脑、投影仪等设备的安装、检查 G. 分配礼仪、道具组人员任务 H. 安排好会场的清洁人员 I. 会场照明、摄影师的相关安排 J. 设置医务人员应对突发状况,会场布置II,会务明细表,将每一项细分的任务 落实到每一个人身上,发布会议信息,提前联系光明日报、文汇报、新华社、国际商报、等报社新闻社 在沪报社 全国性报纸 财经及法学类媒体,接送用旅游巴士 40人座 总行程安排表 与主办方协办方联络，确定会议所需的材料，视频资料等。 制作演讲稿，ppt等 撰写各种致辞稿件 宣传制品，横幅等,材料准备,每日会议议程表 ， 于每日进入会场前发放 人手一张 与会人员佩戴的吊牌 主席台上专人席牌 话筒（主席台上6架桌面立式话筒、主持人1支、另备3只传递话筒供台下与会人员发言用） 摄影人员 会议记录人员 宾馆房卡每人1张 2人一间标准房,材料准备,就餐标准:100元/人/餐 就餐地点:古北大酒店 就餐时间: 早餐:7:00am-8:00am ; 午餐:12:00pm-1:00pm; 晚餐:5:00pm-7:00pm 就餐形式:自助餐 就餐凭证:参会证件,会议就餐-自助餐形式,注意饮食安全 考虑部分少数民族 饮食习惯,住宿地点:古北湾大酒店 住宿标准:标准间 住宿凭证:参会证件,会议住宿,A. 8: 00时检查各会场会标悬挂完成情况 检查情况反馈总监 时配合横幅制作人员落实分会场悬挂会标。 B. 检查4台员工电梯运行、停层情况完成情况反馈会务组 C. 8: 30时起检查会议室用音频设备 要求各会场的音频设备安置到位 实施人员: 弱电工段，完成情况反馈会务组,会议安保,D. 8: 00时起控制酒店地面停车位 实施人员: 酒店人员 E. 会议室空调开机效果 实施人员: 空调工 F. 客梯内显示屏增设 G. 车场车位控制: 保留12个主要领导停车位, 地面停车疏理和清场,会后清理,1、会后检查会场内有无与会人员遗留的物品，做好记录并及时归还 2、与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议之需，地毯清理干净。需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。 3、关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。（会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象）,会后安排I,1、会议的相关后续工作，保密资料进行回收 2、对会议记录进行整理，给相关领导过目； 3、会议的总结报告； 4、针对此次会议，参会代表的意见反馈； 5、根据会议中所提出的问题及具体工作，检查各部门的具体执行情况； 6、根据会议的记录，对所制定出的下一年工作计划以及近期的工作重点整理出书面材料分发给相关人员；,会后安排II,7、对会议相关材料进行存档； 8、将会议精神传达到每个人； 9、针对此次会议做一份新闻快讯发布到公司的网站； 10、参会人员根据会议的内容写一份自己的总结报告； 11、对参会人员（外地）的送行工作；（可以考虑对每个参会人员赠与当地的特色的食品或者是具有代表性的饰物）,突发情况应对,设备突发故障 人员没有到位 医疗突发事件 不可抗力,会议预算,场租费用：50000R(包括投影仪，礼仪小姐，音响设备等各种相关服务) 住宿伙食费用：700r/人/天 交通费用：1w 材料制作费用：5000r 采购费用：1w 宣传制品费用：3000r 其他（通讯费，人力费用如合影，司机，拍摄，不可预见的费用）：未知 合计：45w,The End,Make Presentation much more fun,Thanks.,
