第五代时间管理.ppt

時間管理 Time Management,91421004 張盈鈺 91421005 張珮珮 91421027 徐怡芬 91421037 徐愛菊 91421040 李婷慧 91421049 張敬珣,報告流程,自我檢視,before,after,我學到了什麼？,自我檢視,卡片：我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上,我一週最想完成的五件事,百分比,自我檢視,我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上,把時間用在刀口上， 時間管理四象限,第一象限急迫又重要的事。 各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。 Ex：陪重病的親友上醫院,第二象限重要但不急迫的事 主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。 Ex：完成人資7篇reading packet,第三象限急迫但不重要的事 因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要“的錯覺-實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿足別人期望與標準。 Ex：看華視週日晚間的柯南,第四象限不急迫又不重要的事 簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙得焦頭爛額, 不得不逃避到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。 Ex：上網收廣告信,以理性科學的方式，評斷優先順序,兩個構面：重要性、急迫性 三種程度：最重要、重要、不重要,何謂時間管理,是目的性的生活技巧 善用技巧，可合理、有效地利用可支配的時間 引導並安排自己的生活，朝向理想的目標邁進,如何管理時間,善用規劃的觀念,時間管理的方法,八十二十法則 掌握關鍵，花較少的時間得大功效 象限法 一週觀點法 集中處理法 角色平衡法,象限法,象限的運用原則,範例：上班族的工作日誌 今日目標 次序 目標 完成時間 完成會議檢討 10:00 向老闆做業務摘要 13:00 向老闆做服務報告 14:00 幹部會議 11:00 加緊處理信件 16:00 解決布朗的問題 17:00 評估日誌所在工作的 優先次序指數 1.是急迫又重要的事必須做 2.重要但不急迫的事應該做 3.急迫但不重要的事可以做 4.不急迫又不重要的事何必做,總結,1.時間管理的價值 2.實務應用 電話管理 有效的開會 授權 3.善用科技展品做好時間管理,1、時間管理的價值,提高生產力,預防壓力,在工作(學業)與個人生活間取得平衡,朝向人生理想目標邁進,2.實務應用,電話管理,有效的開會,授權,有效的開會,meeting,2.實務應用,電話管理,有效的開會,授權,電話管理,沒有助理 1.同事 2.留言系統 3.燈號取代鈴聲 4.拔掉電話插頭 5.隔絕電話,2.實務應用,電話管理,有效的開會,授權,授權,我是萬能的,焦頭爛額的經理人養了 一堆沒事做的屬下 沮喪的員工-不被信任 、才能無從發揮 經理人無法專心從事 改善公司作業等的思考,清楚描述下個步驟並確認其重要性 指派給至少能完成這件事的最低階層員工 a)給予建議，然後行動 b)行動，然後給予建議 安排適當的後續追蹤時間,經理人,3.善用科技產品做好時間管理,outlook：安排時間 PDA：名片及行事曆管理 手機：自動轉帳、線上下單 BBS：公布訊息 視訊產品：節省開會交通成本,本組成員介紹,