《统计数据表格》课件(5).ppt

统计数据表格,电子表格(中文Excel 2003),本章主要内容,Excel基本知识,3.1.1 Excel窗口 当前工作簿名称为Book1； 行号栏和列标栏 工作表标签Sheet1,Sheet2等,“全选” 按钮,二维表,1. 工作簿 工作簿由一至多个相关的工作表组成 2. 工作表 工作表是由行和列组成的一张表格。工作表中的行以数字1，2，3来表示，列以一个英文字母A，B，C来表示 每个工作表最大可达256列×65,536行 切换当前工作表的方法 3. 单元格 单元格是指工作表中的一个格子。每个单元格都有自己的坐标(即行列位置)，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标+行号行号 单元格及其地址(如A1，B3等) 4.单元格区域 一组相邻的呈矩形的单元格。如A1:C3，B2:D5等),工作簿、工作表和单元格,工作簿的建立、打开和保存,1新建一个工作簿 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或选择“文件”菜单中的“新建”命令 新建的工作簿文件取名为Book2,Book3等 文件名默认的扩展名为.xls 2打开一个工作簿 3保存一个工作簿,工作表的编辑和格式化,3.2.1 选定单元格 “先选定，后操作”是Excel重要的工作方式 1. 选定单元格 常用的方法有： (1)单击；(2)使用光标移动键 2. 选定一个单元格区域 3. 选定不相邻的多个区域 4. 选定行或列 5. 选定整个工作表 6. 撤消选定,在单元格中输入数据,1. 数据类型 处理数据时，会遇到各种不同类型的数据。例如，一串文本(如姓名)、数值(如成绩、年龄和体重等)、逻辑值(如是否大学毕业)等等 五种基本数据类型 数值型、文本型、日期/时间型、逻辑型和数组型 (1) 数值型数据(简称数字) 用09和特殊字符构成的数字。右对齐 科学记数法，如1.23457E+11、3.27835E-08 (2) 文本型数据 任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐 (3) 日期/时间型数据 表示各种不同格式的日期和时间 如21-Oct-96、1999-5-29等,(4) 逻辑型数据 描述事物之间的成立与否的数据 只有两个值：FALSE(假值)和TRUE(真值） (5) 数组型数据 作为一个整体处理的若干个数据 通常一个数组用一个区域表示 数据两种形式： 常量 固定不变的量 公式 可用于计算,输入数据时要注意的一些问题,(1) 当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别为数值型数据。任何输 入，如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。 (2) 如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽 (3) 输入分数，应在分数前加入0和空格。如“0 2/3” (4) 把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。如“´1234” (5) 在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开 (6) 输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入 (7) 在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+；键 输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+；键 (8) 以12小时制来显示时间，需后加AM或PM。 如“8:20 PM” (9) 按Alt+Enter组合键可强制在某处换行 (10) 在一个选定区域内输入数据，输入结束后按Ctrl+Enter组合键确认,3. 数据自动填充,使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据 1）填充序列 Excel能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列 例如：星期一，星期二， ， 星期日 一月， 二月， ， 十二 1， 2， 3， ,2）自定义序列,用户可以根据自已的需要，把经常使用的有序数据定义成自已的数据序列，即“自定义序列” 选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”选项卡，即可在“输入序列”文本框中输入自已要定义的新序列，如“北京”、“上海”、“天津”。最后“添加” 也可以采用导入序列的方法来建立自定义序列 “自定义序列”定义成功以后，就可以通过“序列”对话框的“自动填充”功能，一次性地把数据输入工作表中,3）用鼠标拖放方法填充序列 (1) 填充相同的数据 (2) 填充自动增1的序列 (3) 填充等差、等比数列 4. 单元格批注 可以为单元格添加批注，即可给单元格添加一些说明性的文字，以便于更好地理解单元格的内容。批注内容并不像其他的输入内容显示在单元格中。 执行“插入”菜单中的“批注”命令，然后在弹出的批注编辑框中输入批注的内容。,当鼠标指向该单元时，就会出现标注,单元格的插入和删除,1. 插入空白单元格或区域 (1) 选定要插入新单元格的位置或区域。 (2) 选择“插入”菜单中的“单元格”命令，打开对话框 (3)从对话框中选择一种合适的插入方式,2. 插入空白行或列 例5.3 在图5.3所示工作表中的第4行处插入2行 3. 删除单元格或区域 4. 删除行或列 ,数据的复制、移动和清除,1. 复制数据 方法一：使用“常用”工具栏上的命令按钮复制数据 方法二：用鼠标拖放来复制数据 2. 移动数据 移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同 3. 选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复制时通过“选择性粘贴”可以只需要复制它的部分特性,先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，打开对话框。从对话框中选择相应选项即可 4. 清除数据 5. 撤消与恢复,1. 设置文本格式 字体、字号、字形、对齐方式等 2. 设置数字格式 例如，数字1234.56在格式 #,#.# 下为1,234.6 3.2.6 调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命令 选择“格式”菜单中的“行”命令(或“列”命令)根据需要进行设置 方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高(或列宽),数据格式设置,表格框线的设置,使用“格式”工具栏上的“边框”各按钮，或执行“格式”菜单中的“单元格”命令，可以为表格设置线条和边框线 单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头，屏幕出现“边框”各小图标,公式和函数,3.3.1 公式的使用 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头 =5*10-20 常数运算 =A6+B1 对单元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 使用Excel函数，SQRT表示求开方根 1. 运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符,公式的输入和复制,当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动 例 计算出学生的总评成绩(=机试×40%+笔试×60%) (1) 单击总评成绩第一个单元格E2，使之成为活动单元格 (2) 键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果82.2 (3) 再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击“复制”按钮 (4) 选定区域E3:E6；单击“粘贴”按钮,三种表示方式 (1) 相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等 公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动 (2) 绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变 (3) 混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式 如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变 3.3.3 出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息,单元格地址表示方式,格式： =(, ,) 举例： = SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 FREQUENCY 频率分布统计 IF 条件选择,函数的使用,图表的制作,图表是工作表的一种图形表示，它使工作表中 数据表示形式更为清晰直观。当工作表中的数据被修改时，Excel会自动更新相关的图表内容 图表的基本知识 可以生成嵌入式图表和图表工作表 数据源中的数据可以按行或者按列分成若干个数据系列 依据工作表区域A2:D6中的数据绘制的一个图表,使用图表向导来制作图表,例 利用1996年的数据来制作“生产产值表”柱形图 先选定区域A1:B5(其中包括列标题)，然后单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。用户可以在“图表向导”指引下一步一步地实现图表制作,制 作 图 表,图表的编辑,图表完成后，用户可以对它进行编辑修改，比如改变图表的大小、位置、类型、增删数据系列、改动标题等 1. 改变大小、移位和删除 2. 增删图表的数据系列 3. 修改图表类型 4. 修改图表标题和坐标轴标题 5. 修改图例和网格线,Excel数据库又称数据清单，它按行和列来组织数据(二维表) 行记录；列字段 3.5.1 数据清单的建立 直接键入 利用“记录单”输入 3.5.2 记录增/删/改 3.5.3 记录的筛选 (自动筛选/高级筛选) 使用到各种运算符 西文符号 比较符: =, , =, 逻辑符: AND(与), OR(或) 通配符: ?(代表单个字符), *(代表多个字符),数据管理与统计,自动筛选,自动筛选采用简单条件来快速筛选记录，将不满足条件的记录暂时隐藏起来，而将满足条件的记录显示在工作表上 通过“数据”菜单中“筛选”命令的“自动筛选”来实现的 例 在成绩表中，筛选出成绩大于等于80分的记录 选定数据清单，选择“数据”菜单中的“筛选”命令 从“筛选”级联菜单中选择“自动筛选”选项，此时在标题栏中每个字段名右边出现了一个下拉箭头 单击“成绩”字段名的下拉箭头，从下拉列表单击“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框 本题筛选条件：成绩=80。设置如下,例 在成绩表中，查找成绩在7090分之间的记录 本例题筛选条件是：成绩=70 AND 成绩=90，因此在“自定义自动筛选方式”对话框中设置如下,高级筛选,高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。 先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，第二行开始是条件行 。 (1) 同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录 例 查找成绩大于等于80分，且班号为“11”的所有记录 筛选条件：成绩=80 AND 班号=11，条件区域表示：,(2) 不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录 例 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录 英语90 OR 计算机90，条件区域表示： (3) 对相同的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题 例 查找成绩大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的记录,记录排序,按关键值从小到大(或从小到大)的顺序进行排列 排序时，最多可以同时使用三个关键字 例 将成绩表按“成绩”从高到低进行排序 (1) 选定数据清单 (2) 选择“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框 (3) 设置对话框,先要对数据清单按分类的关键字进行排序 例 在成绩表中，按“班号”字段分类汇总“成绩”的平均分(即统计出各个班的平均分),分类汇总,格式：函数名(database, field, criteria) database指定数据清单的单元格区域；field指定函数所使用的字段，可以用字段代号(如1，2，)表示，criteria指定条件 例 求出11班的平均分, 使用的函数为: = DAVERAGE(A1:D9, 3, F1:F2),数据库函数,3.6.1 使用多工作表 1. 选定工作表 2. 插入工作表 3. 重新命名 重新命名工作表：右击工作表标签，从快捷菜单中选择“重命名”命令，再键入新的名字 4. 删除工作表 5. 工作表的复制和移动,其他有关功能,数据透视表是一种包含汇总数据的交互式表格 使用Excel的“数据透视表向导”，可以创建数据透视表 例 对下图所示的数据清单，统计出各部门及其男女的各项金额总数,数据透视表,1. 数学函数 2. 统计函数 3. 文本函数 4. 日期和时间函数 5. 数据库函数 6. 逻辑函数 IF函数举例：在工作表的C8单元格中存放学生身高数（厘米），现要挑选170到175的人选，凡符合条件的显示“符合条件”，不符合条件的不显示，采用的公式为： = IF(AND(C8=170, C8=175), ”符合条件”，”) 7. 财务函数 8. 查找与引用函数,常用函数,对象的链接和嵌入(简称OLE)都是把某些对象(如文本、图、表等)从源文档(包含对象的文档)复制到另一文档(称为复合文档，即含有链接对象或嵌入对象的文档 复合文档 源文档 “粘贴” （如Word） （如Excel）,对象的链接和嵌入,(1)一般粘贴：对象备份不因源对象改变而改变 操作： “复制”/“剪切”“粘贴” (2)嵌入粘贴：在复合文档中，可以直接启动源文档应用程序（如Excel），来修改”嵌入对象“ 操作： “复制”“选择性粘贴” “粘贴” (3)链接粘贴：当利用源文档应用程序来修改“源对象”时，复合文档中的”链接对象”也随之更改 操作： “复制“选择性粘贴” “粘贴链接”,三种“粘贴”方式,