九段秘书工作法WPS演示演示文稿.ppt

结果导向-九段员工工作法,一个总经理要秘书安排会议，总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。,一段秘书的做法,发通知 用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。我所遇到的很多刚入职的新人都只做到这一层，只接受任务，叫做什么就做什么。公司的KPI里这叫满足部分期望。,二段秘书的做法,抓落实 发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。经过两次类似的会议安排之后，往往熟悉了公司的人员之后，开始学会发会议通知之前先确认与会人员的时间。,三段秘书的做法,重检查 发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间 。,四段秘书的做法,勤准备 发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。公司的会议室与投影仪往往都是需要提前预定的，能做到提前预定，协调资源，保证资源到位。这样才是满足期望。,五段秘书的做法,细准备 发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。这样的秘书比较讨上级的喜欢。不是简单的接受任务，经常这样做会超出老板的期望。,六段秘书的做法,做记录 发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。做会议记录倒是每个做秘书应做的，并且需要在会议结束后将会议纪要发自各个与会人员。,七段秘书的做法,发记录 会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。,八段秘书的做法,定责任 将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。,九段秘书的做法,做流程 把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。做到第九段秘书，可能下个promotion就是你了。因为别人可以按照你的流程来做事情，你可以离开这个岗位，有更重要的工作等你来做了。,从以上案例中的九个不同段位的秘书的工作方法我们不难看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。也就是说对于工作理解的不同，对待工作态度的不同，造成了工作执行力的不同，也就是整个工作取得的成果产生了翻天覆地的变化。按照九段秘书不同的做法我们的工作可以得到九种不同的结果，也就是我们日常工作中任务与结果的差别。,在组织中做事需要看结果，你的工作对组织贡献了哪些绩效。完成工作固然重要，但是否有绩效产生却更重要。在九段秘书中，前半部分秘书重视的是工作的内容，工作的过程。而后半部分重视的是工作的结果，绩效。,