大学英语写作教案.ppt

5. Official Letters,Components(组成部分),Stationery信笺Letterhead信头Return address发信人地址 Date line-发信日期 Inside address-封内地址 Salutation-称呼 Body-正文 Complimentary closings-结束语 Signature-签名 Enclosure-附件 / Postscript-附言,Samples Study (P119-1,2,3),Styles (信函的格式) 大致分四种，可选择使用: 缩进式Indented Style (Sample 1&2) 齐头式Block Style 混合式Semi-block Style with Indented Paragraphs （ Sample 3） 简易式Simplified style,正式信函一般打在印有笺头的信纸上，不需要再写发信人的地址，只需要写发信日期。收信人的姓名、头衔和地址通常打在信纸的左上角。 签名下面再打上姓名、头衔和职务。 文字一般比较严谨，用词比较考究，句子较长。 由于使用计算机自动回行，发信日期、Yours sincerely、写信的姓名等往往打在信纸的左侧，每段开头也不要求缩进。 如果一页纸未写完，需要再写另一页或更长的篇幅，第二、三页不用印有笺头的信纸，而用白纸。换言之，公文书信只是第一页用印有抬头的信笺。,College of Engineering & Technology Hubei University of Technology xxx, Hongshan, Wuhan 430069, Hubei, China Date line Inside address Salutation Body Complimentary closing Signature,Clear 清晰的 Concise 简洁的 Correct 正确的 Concrete 具体的 Courteous 郑重的,Requirements,Tone（语气）,商业书信（commercial correspondence）可视彼此交情深浅，按情况而用不同的语气。首次往来的客户，自然得采用较有礼稍微拘泥形式的说法，而非常熟悉的客户，就可以用比较柔和、简洁的语气来写。同样内容的信文，就各不相同的客户，用不同的语气，才能收到良好的效果。,例子,1. Please give us a 5% discount on this article. 这种货品 请给与我方百分之五的折扣。 使用范围非常广泛，不受对象、场合的限制。 2. We should be obliged if you would give us a 5% discount on this article. 若这种货品贵方能给予百分之五的折扣，则不胜感激。 非常客套的句子，对客户十分谨慎，适用于初次来往或不熟悉的对象身上。,3. We wonder if you would give us a 5% discount on this article. 这种货品，不知贵方能否给予百分之五的折扣。 委婉说法，这对需谨慎书写者颇合适，但不适于熟悉客户之间的通信。 4. Would you be good enough to give us a 5% discount on this article？ 这种货品请贵方惠予我百分之五的折扣。 形式上属疑问句，其实在于请托，较第一句显得拘泥一些。,5. We appreciate your giving us a 5% discount on this article. 倘若这种货品贵方能给予我方5%的折扣，则深感荣幸。 最直接的请托，非常适于郑重表明我方意愿时。 6. We would appreciate it if you would give us a 5% discount on this article. 倘这种货品承蒙贵方给予百分之五的折扣，则感幸甚。 较第五句更加缓和的用法，也更加客气。,7. Your 5% discount on this article would be appreciated. 若贵方对这种货品给予百分之五的折扣，则不胜感激。 是第六句的被动形式，借此用法有缓和作用。 8. You are requested to give us a 5% discount on this article. 请贵方对这种货品给予百分之五的折扣。 极端的例子，采高压语气，最好避免使用,Establishing trade relations 建立贸易/商业关系,Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.,If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply. Very truly yours,自米兰阿里斯托鞋类公司取得贵公司地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。如价格公道，本公司必大额订购。 烦请早日赐复。,reply,Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us.,本月 16 日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用证支付。如欲订货，请电传或传真为盼。 此致 敬礼,终止商业关系,Further to our telephone conversation of this morning, I am enclosing the formal letter terminating our contract. In view of the collapse in the market for your Mini toy, we can no longer undertake to distribute it. We shall try to dispose of the stocks we do have at a discount. We have enjoyed working with you. When you get your next idea for a popular toy，please get in touch with us. Very best wishes.,根据今早的电话谈话，现谨奉上终止双方合同的正式函件。 鉴于贵公司的迷你玩具销售量暴跌，本公司不能继续推销该货品。库存货品亦将设法削价倾销。双方合作素来愉快。如对流行玩具有新颖构思，烦表不吝赐教。,Practice,先生： 本公司专营电子产品出口业务，行销世界各国。特函联系，愿与贵公司发展贸易关系。如贵公司愿与我建立该商品的业务往来，请提出具体要求，以便寄上样品、目录以及详细说明。对于贵公司任何询问，我们将给以充分关注，并希早日惠复。 谨上 2009年10月8日,October 8, 2009 Dear, This corporation specializes in exporting electronic products, which sell well in various countries. Now we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. If you are interested in this, please let us know your specific requirements. We shall,be pleased to forward samples and catalogues as well as detailed information for your reference. We assure you our best attention to any inquires from you, and anticipate your prompt response in this respect. sincerely,6. Letters of Application,当一个人想获得某种机会或某些东西，如申请某一工作，申请得到学习资助，申请通过学习获得学位，申请出国签证等，往往可以通过申请信来获得，写申请信应注意以下几点： 1. 诚挚友好，措辞严谨，不可强求 2. 写明申请的内容，原因，切忌含糊不清 3. 表达期望得到的心情 4. 将通讯方式告诉对方以期及时得到回复,正文一般由三部分构成,第一部分：申请意向 第二部分：自我信息 第三部分：申请理由,Sample study,求学信,申请人向学术机构或院校推荐自己从事某 种研或就读某个学科。提供的信息要真 实，语气要肯定，有信心。,敬爱的熊主任： 我给您写信是想获得广州外国语大学进修 机会。我一直致力于应用语言学的研究， 为在 这方面深入学习，我渴望到广州外国语大学深 造。 我期待着您的答复。 您诚挚的 琳达 2009年9月11日,Sept. 11, 2009 Dear Dean Xiong, Im writing to you to express my wish to have a training chance to Guangzhou Foreign Studies University. I have always been committed to applied linguistics. In order to further my studies, I have a strong desire to study in Guangzhou Foreign Studies University. Im looking forward to hearing from you. Sincerely yours,出国求学申请,先期联系，索取申请表格，填表，用英语 简单介绍自己的情况，一并以航空信函寄 出。 成绩单和教师推荐信一般由学校寄出。,申请入学表格,信函尽量简短-Sample 1,2,向人才市场特别是外企推销自己。介绍自 己的工作能力，培训教育情况，工作阅历 成绩，获得的各种荣誉，以及自己的抱负 希望等，要尽量客观实际，切忌盲目浮夸。,求职信,Samples study 1-4,Practice,亲爱的赖斯女士： 我写信，是想询问是否可以应邀到贵校做 访问学者一事。我希望能在贵校的实验室做一些 工作，我相信在您的帮助下我在事业上会蒸蒸日 上。 我们的政府将为我提供全部生活费用。附 带有两封推荐信，我希望这些可以达到您的要求。 非常感谢，期待着您的答复。 您非常诚挚的 苏珊,February 6, 2009 Dear Ms. Rice, I am writing to you to inquire about the possibility of being invited to your university as a visiting scholar. I hope it would be possible for me to do some work in your laboratory. I believe that with your help I would make progress in my career. Our government will provide me with all the living expenses. Enclosed please find,two letters of recommendation, which, I hope, will meet your requirement. Thank you very much and looking forward to your reply. Yours very cordially, Susan,求职意向常用表达,Please consider my application for the position of, as advertised in The job which you describe in your ad in is one I think Im qualified for. Having known that you need a., I hasten to apply for the post. I wish to apply for a position with your company as a.,7.Resume 简历,简历,提供给求学的学校或求职的雇主的一份履历，包括自己的学历，工作经历，能力，特长以及个人有关情况。,简历的形式,编年式：按年月顺学记载，一般为从现在往过去推移。 实用式：着重记叙自己经历中符合某一职业要求的重要部分，不用按年月顺序写。,简历的内容,个人情况 学历 工作经历 其他情况 证明人,个人情况Personal Information,姓名（注意英文姓名格式） 性别 出生日期/年龄 婚姻状况 联系方式 宗教信仰 身体情况,学历 Education,顺序：由近到远 写明起止日期，如学业还在继续，可写出将要完成的日期，或接破折号，表明至今 可写出与职业关系密切的课程以及所取得优异成绩 中学学历一般课程不用列出，除非是对职业帮助特别大的课程,工作经历Work Experience,工作迄止年月 职业名称 岗位责任 可特别强调符合谋取要求的工作任务和技术特长 先近后远 学生可写自己在学校时所从事的社团工作和勤工俭学等活动,其他情况Other Information,获奖情况 社团活动 特长：外语，计算机办公操作，各种职业证书，技能证书等,证明人References,证明自己学历，经历和工作能力的人。 一般选择教过自己的老师，过去的上司或同事。 按主次顺序排列，2-3位即可。 要求写明姓名，职业，地址，联系方式。,简历的语言特点,省略主语 直接用动词、名词短语等代替完整的句子 文字简明，一目了然。,总结,简历是客观真实地将自己的信息一目了然的展示在别人面前，要根据谋取的工作有针对性的设计，做到简明扼要、突出个性，切忌盲目浮夸，过于花哨。,Sample Study,Practice writing a resume.,8.邀请信Letter of Invitation,邀请信(Letter Of Invitation)是为了增进友谊、发展业务，邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在日常各种社交活动中，这类书信使用广泛，可分为两种。 (1)一般的邀请信 一般邀请信通常适用于一些平常的事情的邀请，而且邀请人同被邀请人之间又很熟悉。一般邀请信具有简短、热情的特点。 (2)请柬(Invitation Card) 这是一种正规的邀请信。请柬的格式严谨而固定。一般适用于较庄重严肃的场合。,邀请信的概念,一般的邀请信在形式上不如请柬那样正规，但也是很考究。书写时应注意: 第一，邀请信格式为一般信件格式。 第二，邀请人和被邀请人以第一和第二人称写，常用hope，invite，please come等表示自己的意愿。 第三，说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么。,邀请信一定要将邀请的时间（年、月、日、钟点）、地点、场合写清楚，不能使接信人存在任何疑虑。例如:“Id like you and Bob to come to Luncheon next Friday.”这句话中所指的是哪个星期五并不明确，所以应加上具体日期, “Id like you and Bob to come to luncheon next Friday, May the fifth.” 。,邀请朋友共进午餐 Inviting a friend to informal luncheon,Practice,亲爱的张营: 你能在5月5日星期五中午12点钟 来 我家吃午饭吗？我侄女玛丽正在我们家中 作客，我想你会乐于见到她的。她是个漂亮而 聪明的女孩子，同她在一起是很让人高兴的。 约翰和简也会到这里来，也许在饭后我们会 开个舞会，说好，一定得来呀！ 李明,Dear Zhang Ying: Will you come to luncheon on Friday, May the fifth, at twelve oclock? My niece Mary is visiting us and I think you will enjoy meeting her. She is a charming, very pretty girl and very good company! John and Jane will be here, and perhaps we can give a dance after luncheon. Do say youll come! Affectionately yours, Li Ming,March 26,2009 Dear MR. Jack: I write this to invite you to take part in an activity called English Corner on Friday, April the second, at six oclock p.m. As you know, we want to practice our oral English very much. You are a native speaker and you can help us a lot. My classmates will be grateful if you could come. Sincerely xxx,Samples study 1-4,正式邀请函,正式邀请函应注意的事项,第一，邀请函以第三人称写。 第二，说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么。 第三，将活动安排的细节及注意事项告诉对方。诸如时间、地点、参加人员、人数，做些什么样的准备及所穿的服饰等。 第四，为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复看看能否应邀及还有哪些要求等。希望被邀请人收到请柬后给予答复的, 则须在请柬上注明R.S.V.P或r.s.v.p.或RSVP或rsvp，意为“Please reply”。有时为了方便联系，可留下自己的电话号码或地址。,第五, 对参加活动的人有什么具体要求可简单的在请柬上注明，比如对服装的要求，要求穿礼服时，须在请柬的右下角注明Dress：Formal；较随意时可用：Dress：Informal。,正式邀请函的格式,第一行：主人的姓名 第二行：敬请光临/出席 第三行：客人的姓名 第四行：邀请内容 第五行：日期 第六行：时间 第七行：地点,Sample Study 1,2,4,6,7,第二行常用表达：,敬请光临 -request the pleasure of your company -request the honor of your presence,对邀请的回复,对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后，无论接 受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约 之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件答复 信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分 热情。一般用第一人称，且必须签名。 基本内容包括: （1）感谢对方的邀请。 （2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。 （3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理 由。,回函 Samples Study,Homework,Write a letter of invitation: Invite a classmate to your birthday party/wedding.,9.Letter of Congratulations,祝贺信,在西方，得知朋友订婚、结婚、生孩子、升职都要写信祝贺。,祝贺信的主要内容,祝贺信(Letter of congratulation)是向对方表示祝贺的信件，一般用于对方有什么喜事或取得了什么成绩，以及节日寿诞等。祝贺信是社交中的一种礼仪性信函,是人们情感交流的一种方式，多写祝贺信可以使亲戚朋友同事之间加强联系，增进了解，彼此关心。祝贺信如同一般的简短书信，可长可短，格式上无特别的要求，但书写时应做到：真诚、自然、亲切动人。内容上可尽情发挥。通常包括以下几个方面的内容：说明祝贺事由，表达热烈、诚挚的祝贺；围绕祝贺事件表述贺喜内容；表达美好祝福。主要内容如下：,向对方表示祝贺 在正文中要首先向对方表示热烈的祝贺。要写明向谁祝贺、祝贺什么、为什么祝贺等。可以写自己是怎样听到好消息的。听到消息后的心情怎样等。要感情饱满，但要简明扼要。,(2) 提出自己对有关问题的看法 该项内容要根据所祝贺的事情发表自己的看法、主张，提出一些建议、意见等。如对重大节日或纪念活动的祝贺，可以说明其重大的意义和对所取得的成绩表示祝贺，可以分析一下所取得成绩的主客观原因等；庆贺寿辰的贺信，可简要准确地赞扬对方在事业上的成功；婚姻庆贺，则可以谈些自己关于婚姻生活的一些认识看法等，以期对对方有所帮助。,(3) 写出自己的希望和美好的祝愿 正文的结尾要写上再次表示祝愿的话。如：“With renewed good wishes，and kindest regards to you and your spouse。”(再次敬候你同新夫人安好。)又如“May the years to come bring every blessing to you both.”(愿你俩年年福寿无疆。),祝贺信写作的格式及注意事项,1、祝贺信写作的格式 祝贺信的写作格式可以比照一般书信的格式。即通常有信头、信内地址、称呼、正文、结尾语、签名等几个部分组成。但这里需要说明的是根据亲疏关系的不同，有些祝贺信是可以随意一些的。比如信内地址有时可以省略，而信头也大体可以写的简略一些。,2、祝贺信写作注意事项 写祝贺信要充满热情、喜悦，说些鼓励、褒扬的话，使对方确实感到温暖和振奋。 赞美对方切实做到实事求是，恰如其分，不要故意拔高，甚至献媚，以至无法起到应有的表示祝贺的目的。 祝贺信要做到整洁、大方，用词要恰当、简练，篇幅不宜太长。写祝贺信时，所用信封和信纸都要经过认真选择，不能随意对付。,写好祝贺信(letter of congratulations)的关键是要及时。一收到亲戚 朋友结婚、生育、晋升、试验成功或著作出版等喜讯，就立即发信。此 外，逢圣诞节、新年等节日和生日，也要向亲友和单位致以祝贺。祝贺信的用词要亲切，信中要充满真诚的喜悦之情，并且一定要写清楚祝贺对方的事情。正式的祝贺信用词严谨，常常使用套语。,写作“三步走”： 说明事由并表达自己衷心的祝贺展开评论事件、赞扬收信人再次表达良好祝愿 Tips: 在写作主要内容的时候，可以重点赞扬一下当事人的优秀能力和取得成就的原因、并展望他将来的美好发展前景等。,亲爱的詹生： 听说你被选为学生会主席，我感到非常高兴。对你来说，这是一个特殊的时刻、一个高兴的时刻，我为你的成就而感到骄傲。 学生会在我们的校园生活中起到了重要的作用，要管理和权衡这个组织对于你提出了一个很大的挑战，同时也将综合地提高你的各方面能力。我相信这是一个新的开始，这个机会将使你拥抱一个充实的生活、并为你将来的灿烂未来打下基础。 请接受我最诚挚的祝福！ 衷心的祝愿， 李明,Dear Jason, I am much delighted to learn that you have been elected the Chairman of our University Students Union. This is a special and happy moment for you and I am very proud of your achievement. The Students Union plays an essential role in our campus life. Managing and leveraging such an organization not only poses a great challenge to you, but will also fundamentally enhance your ability comprehensively. I believe this position will be a new beginning, and a chance for you to embrace a fuller life and pave the way for a brilliant future career. Please accept my most sincere congratulations! Best wishes, Li Ming,1. 祝贺生日 Congratulations on a birthday Dear Babs: So youre a year older today or dont you want to be reminded? Anyway, congratulations and best wishes. If you feel like holding a celebration, will you let me take you to dinner and the movies, as a sort of birthday treat? You name the day. And in the meantime, many happiness returns! Cordially,亲爱的巴博斯： 今天你又大了一岁了，你不喜欢别人这样对你讲吗？但不管怎样，我得向你祝贺，表示美好的祝愿。 如果您对庆贺有雅兴的话，我想请你吃饭，或看电影，作为祝贺你生日的款待。请定个日期，同时，祝您幸福愉快！,2. 祝贺朋友大学毕业 Congratulations on graduation,亲爱的李先生： 从王英处得悉你以优异的成绩毕业于清华大学，我可以想像，你的父母现在是怎样地引以为荣。他们一直殷切地希望你获得辉煌的成就。我听说你不久要到美国去继续深造。预祝你在学习和研究工作上取得更大的成就。,Dear Mr. Li: I learned from Wang Ying that you have graduated with high honors from Qing Hua University yesterday. I can well imagine how proud of you your parents are now, who have been anxiously hoping to witness your brilliant success. As I understand, you will continue studies in the United States soon. I wish you greater success in your studies and research work. With best wishes, Yours sincerely,祝贺毕业 Dear David, Having heard that you have graduated with honor from Harvard University, I hasten to offer you my hearty congratulations. I am sure that your success this time is the fore-runner of many others, because you never feel self-sufficient in your studies. How happy I shall be when I see you come back a fine scholar with much learning to benefit our countrymen. Yours, Li Ming,3.祝贺学业成功,Dear Francis, I think it is absolutely marvelous that you have passed your final examination. Im sure I dont know where you get all the brains. It was so thrilling to see your name in print in todays school paper. It really is a wonderful achievement. Medicine is such a worthwhile profession. I am always overcome with admiration for those who dedicate their lives to healing the sick. Do call in and see us soon. I am so proud of my brilliant friend. Many congratulations once again on your magnificent effort. Yours sincerely, Li Ming,4. 祝贺新年 A letter extending New Year greetings,亲爱的巴顿先生： 值此2010年即将到来之际，我谨向你致以最良好的祝愿和问候。 我希望，在新的一年里我们两国之间的文化交流有进一步的增加，并希望我们与你们之间的友好关系继续下去。,Dear Mr. Barton: As the New Year is quickly approaching, I take this opportunity to send my greetings and best wishes to you for 2010. I hope that the coming year will bring a further increase in exchange of culture between our two countries and we look forward to continued friendly relations with you. Yours faithfully,祝贺获奖,Dear Dr. Welson, Please accept my warmest congratulations on your winning the Gold Star Prize. You have long distinguished yourself in biology and it must be a very great satisfaction to you to have your work recognized. May the future bring you even greater recognition of your noble service to mankind. Yours sincerely, Li Ming,5. 祝贺提升,Dear Dr. Anderson, I was very pleased to hear that you were promoted to be chairman of the Department of Education. Please accept my warm congratulations. For many years you have worked tirelessly for the cause of education. Your winning the position shows that your splendid service is recognized by all. I am sure that under your guidance, the school will make even greater contributions to the educational cause in future. I wish you every success in your future career. Yours sincerely, Li Ming,常用语句,1)May