基础建设档案管理篇.ppt

基 础 建 设 档案管理篇 牡丹江市质量技术监督局 2012年10月 关于基础档案建设 根据市局关于做好“基础工作档案建设”的具体要求，在计 量科基础档案建设试点观摩的基础上，在大家的共同努力下，各科 都能够按照规定做好本科（室）的基础档案建设工作，全局基础档 案建设已初见成效，基本达到了“标准高、要求严、效果好”的预期 目标。 一是重视程度高。各科科长都能够指定专人负责档案建设工作 ，查阅资料认真细致。如特种设备科主卷中的基础部分内容比较丰 富、翔实； 二是动作较快。大家都能够在较短时间内收集、整理、装订资 料，标准较高。 三是自主创新意识较强。根据工作实际情况，能够采取不同的 分类方式整理主卷与分卷之间的联系。如原科技认评科档案整理比 较完整，分类明了；稽查支队还根据工作特点建立了稽查支队管 理制度。 档案工作基础知识 档案：是记录和反映国家机构、社会组织或个人工作、生产、科研、学习 等活动原貌的，按一定规则组合归档，以备查考利用的各种文献。 是国家 机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、 声音以及其他各种形式的历史记录。 从狭义讲档案工作的内容，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检 索、编研和利用等工作内容。 归档材料整理：是将归档材料以件为单位进行有序化、系统化整理的过程 。内容包括对归档材料进行鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒 等。 归档材料整理的意义： （1）方便查找和利用。 （2）有利于文件材料的安全保管。 归档文件整理的基本原则： 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保 管和利用。 建立完善的基础档案在日常工作管理中有着十分重要的作用： （一）它是单位的“户口簿”； （二）它是单位工作的历史记录； （三）它是追查原因，分清事故责任，处理责任者的重要依据和 佐证材料； （四）它是熟悉单位情况，提高业务水平的教材资料； （五）它是考核工作人员工作情况、业务水平、工作能力的依据 。 如何才能建立完善的基础档案？ 首先，必须统一思想，提高认识。要站在对历史、对单位、集体负责 的政治高度，认真学习档案工作的法律、法规和相关文件规定，切实增强 对基础档案建设工作重要性的认识。 其次，要清楚职责，准确掌握本科室业务工作基本情况。历史的沿革 跨度较大，涉及面较宽泛，工作涉及面广，工作量大。做好材料收集整理 工作，关键是要有高度的责任心。 第三，整理归档，完善管理制度。将收集齐全的各种材料进行整理、 归档，分别统一制作卷内目录和案卷目录，坚持分类准确、组卷科学、装 订整齐、编号规范、排列有序、检索方便，规范管理，专人保管。 要求统一制定规范的档案盒，统一用纸规格，所使用的表格及文件格 式做到统一、规范；文件材料的签字、盖章手续完备、准确。 归档材料必须做到齐全、完整、准确、真实，案卷整理规范标准，装 订整齐美观，书写工整，字迹和载体材料质量优良，有利于长期、永久保 存。 当前档案建设存在的几个突出问题 问题一，用于档案登记的各类表格的设计不尽合理。主卷内分 类不够科学，资料的收集不够全面，个别科室只注重了分卷的建立 ，仅把某项工作形成的资料进行了装订。 如：制度法规名录，是否对应成册；主卷内基础数据统计表， 是否在分卷中有企业分类档案名册和与之相对应档案。年度工作要 点；大事记（按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件 和重要活动的一种档案参考资料）；组织沿革（系统记述一个机构 （地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资 料）；音像档案（记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音 带、录像带等）； 问题二，日常活动、管理没有及时归入档案，形成档案、管理 两张皮。文件格式需要进一步规范。 当前档案建设存在的几个突出问题 问题三，由于所保存的资料形成年代不同、建立资料人工作习 惯不同、对办公软件使用不够熟悉等原因，同一本卷册中的资料内 容在形成时存在篇幅格式不统一，标题及正文的字体、大小不够规 范，同一表格设计前后不一致，每一类别之间缺少隔页等，还有的 是以单面形成的资料。 问题四，分类不够科学。建议对主卷中的目录分类要明确、清 晰，用主卷内的分类项目去控制对分卷的建立，并适当进行归类合 并。 （可先建后归类或边建边归类） 问题五，单一的文字记录，使档案内容单调，形式呆板。（充 分利用各种影像、声像资料，运用微机管理，使档案“活”起来。 ） 随着时间的推移，档案中的材料会逐渐增多，有些材料也逐渐 失去保存价值，因此，要对档案定期进行清理、鉴定，去粗取精， 去伪存真。对确实已经失去保存价值的材料，根据国家档案销毁的 有关规定，经领导批准予以销毁，以免过于庞杂，不便使用。 档 案 的 整 理 及时收集是保证归档文件齐全完整的关键，对来往 行文、机关内部文件、会议文件等均应逐件登记建账。 带有“秘级”的文件，不得随意复印留存，统一由 办公室文书负责保管，各科（室）如需使用，可到办公 室按文件管理要求进行查阅。涉及企事业单位商业秘密 的卷宗保管应当符合相关保密要求。 单位和个人利用档案，应当遵守借、查阅档案的有 关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造或者擅自抄录和 复制档案。档案借、查阅应当建立相应的制度和记录。 一、档案分为主卷、分卷，每类卷册可按实际发生 数量各生成为主卷1、2、3······分卷1、2、 3······ 主卷主要以综合为主，其中基本目录分类项应为统一格式。主 要包括三大部分：基础、工作、目录；各科（室）具有代表性分类材料 可纳入“其他”项。综合性或持续性工作只归纳最后的总结情况，详细 内容及各阶段的持续发展情况归入分卷。 分卷主要以各科（室）实际工作（按业务工作和政务工作）为主 ，可根据实际情况的不同分别纳入主卷相应工作栏内。档案分卷通常 以“年度分类法”进行装订整理。先将文件按其形成或针对的年度分开 ，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度 ；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最 后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度。 二、件：每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一 件，来文与复文为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等为一件；装订以“件”为单位进行，要符合 档案保护要求。 三、卷内归档文件目录，以“件”为单位进行排列；排列方法按事 由、时间、重要程度等作为参考，根据实际情况选用；按反正面实际 页数填写目录中的页数统计。 卷内文件材料的排列 卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。 (1)密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后 ；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件 处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前 ，依据性材料在后。 (2)同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排 列或者按文件的重要程度排列。 (3)不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序 排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共 同属性分别集中排列。 (4)会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列 。 (5)上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级 集中排在其后。 四、档案的填写使用钢笔（蓝黑或碳素）或黑色中性 笔，楷书。归档文件时间填写以阿拉伯数字表示，年度格 式为公元纪年，以4位填写。 五、文字材料应当使用A4型纸反正面打印；除特殊要 求外，正文格式及字体应符合公文写作的具体要求；实际 工作中某些特殊形式的文件，纸张幅面大于A4型的，必须 按照A4型纸张折叠。 六、办理完毕的归档文件直接进入档案整理环节，做 到“随办随归”，防止文件散失；归档文件直接装盒保管 ；卷盒封面及盒脊统一样式打印或以图章印制（有条件的 应当进行统一）。 七、对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到 办完一件收集一件，并检查文件材料及附件是否齐全完整 ，文件材料的字迹材料用纸是否符合归档要求。对于归档 文件材料有破损、局部残缺等现象，要在文件装订前进行 修裱。 八、装订：主卷以打孔形式装订。 1、装订顺序：（详见卷内文件材料的排列）正本 在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复 制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来 文在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的， 可放在最前面，正文在后； 2、装订方式：采用左侧装订，即应将左侧和下侧 对齐，以不掉页并利于存放为标准； 3、装订材料：装入档案的材料应去掉曲别针、订 书钉、大头针等铁质，材料裱糊使用浆糊或胶水，特别 厚的应使用“三孔一线”的装订方法。 九、影像资料选用具有代表性图片（并配有简要文 字说明）存入档案，其他内容资料可以光盘刻录形式留 存于档案分卷。 十、业务工作的汇总。以表格形式做好综合统 计，体现在主卷相应工作分类栏内。如：特种设备 、食品、质量、监督、计量、标准等。（注意承前 启后） 十一、根据本部门历年文件材料形成规律，预 计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编 制案卷类目。 其他说明情况： 1、稽查支队的情况：稽查支队立主卷、分卷 ，各科也应当设立主卷、分卷。 2、主卷基本内容全局应为统一格式和内容， 各科业务工作不同，可按各科工作特点进行分类， 以方便检索为原则。 不归档的文件材料 1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料；上级机关发来 供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。 2、本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的 事务性、临时性文件。 3、未经会议讨论，未经单位领导审阅、签发的未生效文件 、草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿( 主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。 4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 5、无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题 ，提出一般性建设性意见的人民来信。（有领导批示的信访件 应保留） 6、以参考目的为从各方面收集的文件材料。 7、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 以上不归档材料如各单位认为必要，可自行作资料保存。 主卷封面 分卷内容以各科室当前 形成的原有样式保留，封面 可单独编辑分类。如图所示 。 档 案 目 录 档 案 目 录 示 例 注： 1、与以上各项内容对应的电子档案材料一并同步归档。 2、涉及密级的档案请作注明，绝密档案须密封盖骑缝章并按 相关保管权限移交。 3、录音、录像须录制成光盘。 4、照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。 工作的衔接、检查、历史的延续等，更多的信息都应当在主 卷中体现。分卷只是我们平时工作中某一部分或某一时期的总 结或回顾，有些分卷可能归档入卷以后几年内都不会再去翻阅 或者失去存档的意义。因此，下一步我们的重点应放在主卷的 形成上。分卷的形成应当“随时有、随时建”。建议把整理档案资 料作为一项经常性工作去落实，以高度负责的态度，不管是主 卷还是分卷，尽量要做到完整简洁、科学合理，从而真正达到 我们建立档案的最终目的。 完