办公室管理历年试题复习资料知识点复习考点归纳总结.doc

试卷代号：2180 20082009 学年度第一学期“开放专科”期电大考 试电大小抄电大复习资料 末考试 办公室管理 试题 2009 年 1 月 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号 填在括号内。每小题 1 分，共 10 分） 1以下哪些不是办公室事务管理的特征（ B ） A服务性 B决策性 C专业性 D主动性 2文员在进行办公室布置时，以下哪种行 为是不适宜的（ C ） A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的 标识条 B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放 得太满且要经常清理 C较大的物品放在稍高于眼光平行的层 面上，用标签贴在各种物品的下方 D下班前要整理好自己的办公桌，把文 件、资料收藏好以免丢失和泄密 3文员必须管理好自己的时间，以下利用 时间的行为中哪一项是不适宜的（ C ） A定好目标，把想做或需要做的事情写 下来 B尽量控制外来干扰，把重要工作安排 在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间，给 自己压力 D对每一项工作作出安排，定好最后期 限 4以下哪种接打电话的行为是不正确的（ A ） A受到通话对方极大的责难，应针锋相 对回击 B给上司的留言正面朝下放在他的办公 桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸， 以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时， 应把话筒朝下放置 5邮件的寄发不要考虑以下（ D ）因 素。 A时间 B便利 C经济 D爱好 6办公室人员在社交活动中应如何选择话 题， （ A ）属于合适的话题。 A有共同利益的话题 B夸耀自己的话题 C保密的话题 D应当忌讳的话题 7文员在处理信访工作时，由收信人（单 位）复信的情况是以下哪一种（ A ） A初次写信，或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信 8文员做会议记录时，可以在会议记录中 （ C ） A加人自己的主观意见 B不记录议题 C与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论 9以下哪一种类型适合自由谈话，或是收 集创意的会议。 （ C ） A口字型 B教室型 C圆桌型 DU 字型 10在某些情况下，文员在安排日程计划表 时可能获得上司的完全信任，取决于两点： 一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急； 另一是具有（ B ） ，了解要求约会者的 心理。 A社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力 二、判断题（正确打“” ，错误打“ד。 每小题 1 分，共 10 分） 1办公室的灯光照明要避开自然光， 最好用人工灯光。 （ × ） 2没有两位办公室人员一天的工作内 容是完全相同的，但像核对文员的日志与上 司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 （ ） 3同时介绍很多人时，可从右至左，按 顺序介绍。 （ ） 4没有两位办公室人员一天的工作内容 是完全相同的，但像核对文员的日志与上司 的日志的事项是否一致则是典型的工作。 （ ） 5文员应有效利用时间，可以把重要 工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。 （ × ） 6文秘人员对上司支票往来管理要谨 慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避 免被盗用冒领。 （ × ） 7男女之间，女士先伸手了，男士才能 与 之 相 握。 （ ） 8要发问或有意见时，应该等上司说 完话之后再发问，可以提出自己的看法。如 果上司不加采用，应说服上司。 （ × ） 9文员对于在值班期间发生的重要情 况，可以等交接班后再报告上司。 （ × ） l0文书部门立好的案卷，必须逐年移 交给档案室集中保管，称为“归档” ，有归 档范围和要求，但没有期限。 （ × ） 三、简答题（每小题 10 分，共 20 分） 1什么是文员的挡驾方法？主要的挡 驾方法有哪几种？一般应怎样做？ 对于上司不必要接见的来访者，不必要 参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文 员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原 因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻 挡或拒绝的目的即可。 （1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文 员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将 内容记下，转告上司。上司不能接的电话， 要另约时间，或将内容转告。 （2）来访挡驾。先问情来由，判断有无 必要引见给上司，或先作请示。 （3）会议、活动挡驾。对无必要的会 议和活动文员要替上司委婉地拒绝。 2提高会议效率可以有哪些做法？ 遵循法律法规、合理确定会议目标、确 定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议 规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制 会议经费、分析会议成本。 四、设计题（每题 10 分，共 20 分） 1所谓“有问题”的来访者一般是怎 样的？文员应如何应对？ （1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出 言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌） 地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有 权利更改规章制度，可保证：如果对方写信 给上司，上司一定会看到这封信。 （2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老 板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可 能带来危险的来访者直接冲突。 （3）情绪激动的来访者。如果来访者是 男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性， 女文员可能会使她平静下来；如果不行，找 一个成熟的女同事来帮忙。 （4）骗人的老手。他们介绍的产品或 服务价格低得离谱；公司经营时间不长； 个人或公司没有通讯地址，或电话号码有 疑问。必须保护公司和上司的利益。 2文秘人员经常要代替上司选择礼品， 向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什 么，怎样做？ 在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周 年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣 诞节、中秋节等； （1）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文 化背景、性格习惯等； （2）在日历上应该清楚地标明节日活动 安排以引起上司的注意。时间如何取决于当 地的购物环境。 （3）还应熟知以下规则：除非上司有特 殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心 为对方选择适当的礼物即可。 （4）要看对方的实际情况选择礼品，做 到恰如其分，适合对方。 （5）赠送的礼物应去掉包装上的标价， 并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 （6）如果不是亲自送礼，应该在礼物的 外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺 卡。 （7）文秘人员应准备一张节日礼物名单， 上司可以在上面作一些增减，表示是否同意 你提的建议或者提出一些其他的意见、以及 标明价格范围。 （8）为了避免所送礼物的重复，文秘人 员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片 记录。 五、案例分析题（每小题 20 分，共 40 分） 1新上任的公司职员小马接受领导的 指派到机场接一位重要客人，因为是第一次 被指派接受任务，小马特意向领导征询应该 注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领 导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌 方面更应多加注意，小马一一记在心里。见 到客人，小马热情地走上前去，大声说着 “欢迎、欢迎” ，伸手就去接客人的行李， 见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手， 才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。 来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱， 接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说： “这里是也宽阔，可以看看沿途风光。 ”而 后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小 马热情地回答客人提出的问题，还关切地询 问客人所在公司的情况，打听客人的收入、 福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人 话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样 热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什 么。 请你分析一下小马在礼仪方面有何不当 之举？应该怎样做才是正确的？ 答：（1）握手礼仪，主客之间，应该主 人先伸手； （2）替客人拿行李应征求同意，再行动， 哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意； （3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李 应该坐副驾驶座； （4）客人公司的一些内部情况、个人收 入、福利和家庭情况等是不合适的话题； （5）应该与客人谈一些合适的话题，如 天气、风土人情、新闻等。 2A 公司原定于 12 月 25 日 18：00 时借 一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。 为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临， 在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求 自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。 可当部分员工提前在 16：00 赶去时，却发 现预订的能容纳 50 人的大包房已为 B 公司 占用。 经询问，当初 A 公司预订时，B 公司已先 预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间， 没有最后确定。当时大堂负责人说：“若 B 公司换了时间，则包房由 A 公司用，不用再 通知了” ，事后由于总汇工作人员的疏忽， 忘了将时间冲突情况告知 A 公司。 结果 A 公司与娱乐总汇的工作人员就这 一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的 50 多人滞留大堂 2 个多小时，最后交涉无果。 不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后 活动早早收场，大家扫兴而归。 （1）为什么 A 公司庆祝活动未取得预期 效果？ （2）如果你是 A 公司的文秘人员，你应 如何组织这次活动？ （3）如发现已预订包房被他人所用，应 怎样处理？ 答：1）A 公司负责预订的文秘人员没有 对预订的时间、地点进行确认，准备工作不 充分导致活动没有取得预期效果。 （2）应把这次活动的细节详细列出，每 个项目由专人负责。 （3）由专人负责预订，初步确定以后向 上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。 活动前一天或前两天，再和对方确认一下时 间、日期、地点。 （4）案例中领导和嘉宾应由公司派车接 送。 （5）在活动开始前半天，文秘人员应提 前到场，布置会场，落实有关细节，如有问 题，可提前发现和解决。 （6）如发现已预订包房被他人所用，不 应争执过长时间。 （7）应立即联系附近其他饭店、宾馆， 先安排领导和嘉宾前往。 （8）可在活动项目上增加一些内容予以 补救。 （9）有必要的话，可向娱乐总汇进行索 赔。 试卷代号：2180 中央广播电视大学 20082009 学年度第二 学期“开放专科”期末考试 办公室管理 试题 2009 年月 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号 填在括号内。每小题 1 分，共 10 分） 1办公室布置要注意（ D ） A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置 C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密 2在使用复印机的过程中，以下哪些内容 是不恰当的（ A ） A接通电源可立即复印操作 B选定复印纸后要抖松消除静电 C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿 3文员工作过程中，以下合作方法中哪一 项是不适宜的（ B ） A善于同他人合作，密切配合，步调一 致 B应该有自己的个性，尽可能表现的与 众不同 C配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D公允地与同事分享胜利的成果，分担 失败的责任 4为了防止办公室出现“瓶颈现象” ，下列 做法中，哪项工作应该改进（ D ） A合理设计办公室的工作流程 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D工作人员工作尽可能专门化、单一化 5文员在收取邮件时，不正确的做法是（ D ） 。 A邮件有无损当面指出，并在邮件上注 明：“邮件收到即如此” B文员每天的开箱次数应和邮局投递次 数一致，尽可能与送达时间相合拍 C文员到达办公室的第一件事是检查电 子邮箱里的邮件 D为提高办事效率，应带着邮件去办理 其他事情 6下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ） 。 A接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔 C接过名片马上放入兜内 D传递名片将正面朝向自己 7在会议开始前和进行过程中，文员的以 下哪项活动是不恰当的（ C ） A协助签到 B分发资料 C作会议记录时离开会议室接听电话 D暂时保管与会者的物品 8以下关于说话的要领中，哪一项不适宜 （ B ） A语句要简短 B由过程先说 C利用重复的效果 D说话时考虑时间、地点、场合、对象 因素，使用模糊语言 9上司参加各种应酬和会议，有时需要更 换服装，文员应（ A ） A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装 10接受忠告的反应应该是（ D ） A弄清对方的用意 B尽量分清责任 C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事 二、判断题（正确打“” ，错误打“ד。 每小题 1 分，共 10 分） 1办公室工作人员对工作认真负责的 主要表现就是“样样事必躬亲” 。 （ × ） 2文员应避免不必要的通信和邮寄，尽 可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （ ） 3两个电话铃同时响起时，文员要同时 对两个电话讲话。 （ × ） 4上下级之间握手，下级先伸手后，上 级才能相握。 （ × ） 5如果上司一年之中交往很多，但很 难记住每一个人和每一次见面的情况，文员 应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。 （ ） 6当上司要求文员协助私人事务时， 就把它当作是上司利用文员下属同事的关系 来协助他解决私人的事务。 （ ） 7英美国家习惯，文员接待来访者，应 该 站 起 来 与 来 访 者 讲 话。 （ × ） 8如果要拒绝别人，最好是依照自己 和对方的人际关系程度、分别使用表示方法， 以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ ） 9介绍信的正本和存根必须一致，同 时可以出具空白介绍信。 （ × ） l0档案是指使用过的、文件中所指事 情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ × ） 三、简答题（每小题 10 分，共 20 分） 1文员处于社交场合时，引出的话题 哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ 1合适的话题： （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利 益的话题； （2）一般人喜闻乐见的话题； （3）显示地方或民族色彩的话题； （4）比较高雅的话题，如中外名著、 展览会等； （5）积极、健康的生活体验的话题。 风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。 不合适的话题包括： （1）应当忌讳的话题； （2）令人不快的话题。过于敏感的话 题； （3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己 的话题； （4）庸俗的、色情的话题； （5）不宜谈论的保密的话题。 2文员利用提示系统提醒上司的工作， 有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 2有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在电脑中设置日 程表、报警系统、一周计划以及其他提示事 项，文员应该随着情况的变化不断编排和修 改输入的信息。 人工提示系统的做法：设置基本办公日 程表、固定活动日期一览表、使用提示性备 忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备 交往提示文件。 四、设计题（每题 10 分，共 20 分） 1办公室主任吩咐文员小李设计一份 电话记录单，你若是小李应如何设计？ 来电单位 来电号码 来电者姓名 分机 来电时间 年 月 日 时 分 BP 机或手机 内容摘要： 上司批示 处理结果 记录人 2总经理要与公司总裁谈某项业务工作， 文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？ 首先，用写信的方式定约，等对方收到 信后，再打电话给对方的文秘人员确认； 其次，正确告知总经理的姓名、目的、 时间、地点、方式（早餐会、午餐会等） 、 所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告 知你或总经理的联系电话。 第三，决定时间、地点时，要注意： （一）星期一早上、周末下午、即将下 班之前、午餐前后、对方的休息日、节假日 或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重 大活动时，不要安排约会； （二）地点必须选择对方比较方便的地 方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否 需就餐等； （三）如对约会地点没有充分把握，应 事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子 的配置等； （四）约定好后向上司汇报，并填写在 日程安排计划表上。如有必要，还应准备约 会所需要的文件资料。 五、案例分析题（每小题 20 分，共 40 分） 1某公司聘任文员邹某上班处理邮件 时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话， 另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件 的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处 签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都 剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的 一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信 纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一 边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲 爱的”一封信时，他意识到拆错了信， 匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。 在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得 应该由上司回信，他把几封信混在一起放在 上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地 址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美 国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收 件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司 的地址打印在右下角。 你认为小邹处理邮件是否正确，为什么？ 请讲出理由并说明正确的做法。 1 （1）收领邮件应该把以前的信件另 外放开，以免混淆，应在清点后才能签字； （2）首先应分类，请示上司哪些邮件 能拆封，哪些不能拆； （3）不能把回信地址剪掉，检查信封、 信纸上的地址、电话是否一致。如不一致， 应打电话询问正确的，再把错误的划去； （4）拆错信，应在信封上要写上“误 拆” ，并签上自己的名字，封上信口，把信 件交给收信人时向他（她）道歉。 （5）把交给上司邮件分成最急件、次急 件和普通件，不能混淆。寄往美国的信件信 封地址位置写错了。 2请将下列文件分别组合成三至四个 案卷，并拟制案卷标题： （1）方舟利亚公司 2008 年 2 月份经理 会议记录； （2）方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公 司关于合作事宜的函； （3）市物价局关于物价检查的通知； （4）方舟利亚公司 2008 年销售计划； （5）方舟利亚公司 2008 年 4 月份经理 会议记录； （6）市工商局关于年检工作的通知； （7）澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜 给利华公司的复函； （8）方舟利亚公司 2008 年 6 月份经理 会议记录； （9）方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公 司会议纪要； （10）市税务局关于税务自查的通知； （11）方舟利亚公司 2008 年 8 月份经 理会议记录； （12）方舟利亚公司 2008 年销售工作总 结。 答：案卷一： （1）方舟利亚公司 2008 年 2 月份经理 会议记录； （5）方舟利亚公司 2008 年 4 月份经理 会议记录； （8）方舟利亚公司 2008 年 6 月份经理 会议记录； （11）方舟利亚公司 2008 年 8 月份经 理会议记录； 标题：方舟利亚公司 2008 年经理会议记 录 案卷二： （4）方舟利亚公司 2008 年销售计划； （12）方舟利亚公司 2008 年销售工作总 结。 标题：方舟利亚公司 2003 年销售工作计 划、总结 案卷三： （3）市物价局关于物价检查的通知； （6）市工商局关于年检工作的通知； （10）市税务局关于税务自查的通知； 标题：市工商局、物价局、税务局关于 年检、物价、税务自查的通知 案卷四： （4）方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公 司关于合作事宜的函； （7）澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜 给方舟利亚公司的复函； （9）方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公 司会议纪要； 标题：方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公 司关于合作事宜的函件、会议纪要 试卷代号：2180 中央广播电视大学 20092010 年度第一学 期“开放专科”期末考试 办公室管理 试题 2010 年 1 月 1A 2B 3C 4A 5A 6. D 7A 8C 9D 10B 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号 填在括号内。每小题 1 分，共 10 分） 1在办公室的布置方面， （ A ）的位 置是上座。 A离入口最远 B离入口最近 C靠近门口 D靠近窗口 2在文员工作以及办公环境等方面，下面 选项中哪种行为不合时宜？（ B ） A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的 标识条 B较大的物品放在稍高于眼光平行的层 面上，用标签贴在各种物品的下方 C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放 得太满且要经常清理 D下班前要整理好自己的办公桌，把文 件、资料收藏好以免丢失和泄密 3文员必须管理好自己的时间，以下利用 时间的行为中哪一项是不适宜的？（ C ） A定好目标，把想做或需要做的事情写 下来 B尽量控制外来干扰，把重要工作安排 在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间，给 自己压力 D对每一项工作作出安排，定好最后期 限 4为了防止办公室出现“瓶颈现象” ，下列 做法中，哪项工作应该改进？（ A ） A工作人员工作尽可能专门化、单一化 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程 5以下哪些接打电话的行为是不正确的？ （ A ） A受到通话对方极大的责难，应针锋相 对回击 B给上司的留言正面朝下放在他的办公 桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸， 以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时， 应把话筒朝下放置 6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在 收函单位或个人称呼后习惯用（ D ） 。 A “顷悉” 、 “际此” B “谨启” 、 “钧启” C “台鉴” 、 “惠鉴” D “台安” 、 “钧安” 7按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对 交往空间距离的划分理论，45CM120CM， 应该是（ A ） A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区 8文员做会议记录时，可以在会议记录中 （ C ） A加入自己的主观意见 B不记录议题 C与发言者用词不一致但意思完全 一致 D对所记内容作评论 9上司决定参加某个会议时，文员不应该 （ D ） 。 A和上司先充分沟通，避免在会议进行 中临时以电话联系的不便 B除了送来的资料外，也必须收集其他 上司有必要的资料 C如果是第一次前往的公司外的地点， 要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D只在便笺上写好会议名称 10在某些情况下，文员在安排日程计划表 时可能获得上司的完全信任，取决于两点： 一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急； 另一是具有（ B ） ，了解要求约会者的 心理。 A社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力 二、判断题（正确打“” ，错误打“ד。 每小题 1 分，共 10 分） 1办公室的灯光照明要避开自然光， 最好用人工灯光。 （ × ） 2办公室工作人员对工作认真负责的主 要表现就是“样样事必躬亲” 。 （ × ） 3同时介绍很多人时，可从右至左，按 顺序介绍。 （ ） 4文员在工作时间如需要补妆，应随时 随地进行。 （ × ） 5文员应有效利用时间，可以把重要 工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。 （× ） 6日常交往中的上下级角色关系不应 淡化。 （ × ） 7如果需要与来访者确定会面时间， 应先征求来访者方便的时间，查看上司的时 间表，如果这一时间有空，就可答应下来。 （ × ） 8女性文员坐下后，臀部在椅子上只 坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距 离。 （ ） 9要发问或有意见时，应该等上司说 完话之后再发问，可以提出自己的看法。如 果上司不加采用，应说服上司。 （ × ） l0列入保密范围的公文，应在产生的 同时，由制文机关确定密级和保密范围，密 级和保密期限的变更和解密。 （ ） 三、简答题（每小题 10 分，共 20 分） 1简要说明会议纪要的概念，会议纪 要有什么作用？形式是怎样的？ 会议纪要是用来记载、传达会议情况和 议定事项的一种正式公文。它是在会议记录 的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的 精神和情况。 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统 一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以 分发给平级或下属单位，以传达会议精神和 议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式： （1）议决性会议纪要。是与会者经过 商议，对某些问题作出一致决定，需要共同 遵守、执行时写下的文字依据。 （2）周知性会议纪要。用于传达会议 情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文 件。 四、设计题（每题 10 分，共 20 分） 1某公司为了推销自己的产品，做好 宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形 象及合适的价格打入市场，决定组织召开专 家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你 是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会， 你该如何做？ （1）座谈会邀请对象必须是新产品所在 领域的专家和学者，能独立思考、有主见又 敢于发表意见者； （2）座谈会以小型为主，人数以七、八 人为宜； （3）座谈会上，文秘人员应与主持人密 切配合； （4）主持人负责引导、组织，可不做记 录； （5）详细的记录应由文秘人员在不引人 注目的座位上去做； （6）座谈会的时间不必严格规定，可长 可短； （7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈， 可使气氛轻松。 2文秘人员在单独或随同上司旅行结束 后，要做好哪些工作？ （1）整理好旅行过程中所有的单据、 凭证，送上四审阅、签字后向财务部门报销， 或者结算预支的出差费用。 （2）回到公司上班后，应将出差过程 以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司 同行的，可根据上司的原始记录整理出报告， 送上司过目或批准，然后存档备案。 （3）尽快恢复正常工作和生活状态， 继续旅行前未完的工作。 （4）把在出差时结识的有关人士、单 位等情况做好记录，以便将来有用。 （5）对在旅行过程中给予帮助和照顾 的有关部门和人员，分别去函或去电表示感 谢。 五、案例分析题（每小题 20 分，共 40 分） 1上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地， 一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用 冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱 在当地即无人问津。奇怪的是厂房却未收到 该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。 厂房决定派一位副厂长带一名技术员、 一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过 周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆 炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色 不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片， 便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整 天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿 冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是 在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不 知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说 是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起 了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副 厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记 者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户 主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰 箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃 易爆物品。 ”此话引发出记者们的哄堂大笑， 这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌 的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也 送至那位用户的家中。 从这个案例，可以为我们文秘人员的信 访工作提供哪些有益的启示？ （1）信访工作也不完全是被动地等人们 写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该 注意到社会上的反馈。 （2）有些事涉及本单位的利益或信誉， 应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。 （3）文秘人员虽不是专业人员，不能解 决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、 敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助 领导解决问题。 1B 2D 3B 4A 5C 6A 7B 8A 9B 10A 试卷代号：2180 中央广播电视大学 20092010 年度第二学 期“开放专科”期末考试 办公室管理 试题 2010 年 7 月 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号 填在括号内。每小题 1 分，共 10 分） 1文员传达上司的指示时，哪一项做法是 不适宜的？（ B ） A必要时可形成文字材料， 照本宣科 B传达可以根据上司主要意思， 榕人自 己对问题的意见 C不可在普通电话、普通函件里传达有 秘密内容的指示 D重要的指示， 应该要求被传达者复述 一遍， 以免漏听或漏记 2以下关于文员管理好时间的说法， 哪一 个是不正确的？（ D ） A定好目标， 把想做或需要做的事情写 下来 B想办法加快处理邮件、信件和其他反 复出现的事务 C开始工作之前要做好准备工作，就不 会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工作安排在安静、有效的时间 段里去做 3有时应上司要求， 文员参与会见或会谈， 以下哪些内容不是文员的任务？（ B ） A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记 录 4传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ A ） A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信 5文员打印寄往欧美国家的信封， 收信人 内容的打印顺序应该是（ C ） 。 A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址 6下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ） 。 A接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔 C接过名片马上放人兜内 D传递名片将正面朝向自己 7以下哪一种类型适合自由谈话， 或是收 集创意的会议？（ B ） A口字型 B圆桌型 C教室型 DV 字型 8按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对 交往空间距离的划分理论，45CM120CM， 应该是（ A ） 。 A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区 9文员协助举行宴会时， 不用考虑（ B ） 。 A宴会的形式与气氛 B有无休息室 C有无停车场 D交通是否方便 10上司参加各种应酬和会议， 有时需要 更换服装， 文员应（ A ） 。 A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装 二、判断题（正确打“” ，错误打“ד。 每小题 1 分，共 10 分） 1文员应避免不必要的通信和邮寄， 尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （ ） 2文员第一次做一项工作时应该快一 些， 如果错误可以再做一遍。 （ × ） 3无论是什么样的文本和图表几乎都 能通过传真发送， 因而文员传递信息应首 选传真。 （ × ） 4当与人擦肩而过， 或越过长辈、上 司前面， 或因事中途离坐时， 都要招呼一 声。 （ ） 5文秘人员对上司支票往来管理要谨 慎小心， 支票簿与印章应该一起收藏， 以 避免被盗用冒领。 （ × ） 6受到直属上司以外的指派时， 假如 是文员自己能够安排办理， 而且不会影响 到直属上司所指示的工作就可以接受，否则 要向直属上司请示后再作决定。 （ ） 7即使是上司私人的应酬， 文秘人员 也应该积极、乐意地去协助。 （ ） 8宴请的请柬一般要提前一至二周发 出， 以便客人及早安排， 已经口头约定的 就不要补发请柬了。 （ × ） 9如果要拒绝别人， 最好是依照自己 和对方的人际关系程度， 分别使用表示方 法， 以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ ） 10介绍信的正本和存根必须一致， 同时可以出具空白介绍信。 （× ） 三、简答题（每小题 10 分，共 20 分） 1文员进言是指什么?进言具有什么作 用？方法和要求是什么？ （1）进言是指文员主动对上司提出意见、 建议、批评或规劝； （2）参谋作用；补缺作用；增进关系作 用； （3）适事、适时、适地、适度。 2文员所作的完整的会议记录应该包 括哪些事项？ （1）会议名称；（2）会议记录人的姓 名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时 间） ；（4）会议地点；（5）议题；（6）主 持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议 的经过情形及结论；（9）相关的资料； （10）下次会议预定日期。 四、设计题（每题 10 分，共 20 分） 1安徽某企业欲与上海某企业合作， 上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜 的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。 上海代表团一行 1 0 人将于 8 月下旬来访， 商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作 好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接 待方案？ （1）接受任务；（2）了解来宾； （3） 制订计划；（4）预订食宿；（5）迎 接来宾；（6）商议日程；（7） 安排会谈； （8）陪同参观；（9）送别客人；（10）接 待小结。 五、案例分析题（每小题 20 分，共 40 分） 1海金精密仪器有限公司的技术开发 部有 8 个工作人员，他们群策群力，花了整 整一年开发了 BRM 系列产品，经广泛宣传， 推销，国内外的销路很好，给公司创收了几 百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉， 决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时 间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规 定了费用总数为 2000 元。 问题： （1）卡小姐应该安排在什么时间、地 点宴请比较好？ （2）卡小姐用怎样的方式通知技术开 发部的成员？ （3）宴请结束一结帐，只花了 1500