第3章文字处理软件的使用ppt课件.ppt

第3章 文字处理软件的使用,1026,本章主要内容,文字信息的计算机处理过程 汉字输入法的使用 文字处理软件Word2003的基本知识 文字处理软件word2003的基本操作,本章的教学目标,1. 理解与熟练掌握： 汉字信息处理的基本问题。 Word2003的启动和退出。 Word2003的编辑环境。 Word2003的基本编辑方法。 Word2003的编辑技巧和文本的排版。 2、一般理解与掌握： 数学公式的编辑。 模板、样式和图文混排。 文本的打印输出、高级编辑技巧。,3.1 文字信息的计算机处理过程,计算机处理文字过程： 包括三个环节：文字信息输入、文字信息处理加工、文字信息输出。 3.1.1 文字处理的过程 1、文字信息的输入 对于英文字符来说，通常通过键盘把组成英文词汇的各个英文字母逐个地输入。这一过程键盘的作用是把输入的每个字、数字或符号转换成它们所对应的代码，供下步信息处理用。,（1）键盘输入 汉字的字符数目远远多于英文键盘按键的数目，因此要用几个键的组合来表示一个汉字。这种键的组合称为“汉字输入编码”。,输入码,汉字输入法软件,机内码,常见的输入码有“形码”，如郑码、五笔字型码等； “音码”，如“智能ABC”、 “ 清华紫光”等。,中文文字信息的处理,（2）其他输入设备 光学字符阅读器 (OCR- Optical Character Reader) 可以将印刷体汉字作为图形点阵输入，然后进行字符识别，把汉字点阵转换成对应的机内码。这种方法已经达到实用阶段，但是设备较昂贵。 手写板输入 基于计算机模式识别技术，专用的软件能够识别手写输入的文字、符号，将其转换为机内码。这种输入设备已经商品化。,3.1.2 文字信息处理 包括多种不同的处理要求。例如对文字的增、删、改操作，或对若干个字、整个句子整段文字的增、删、改操作。这些操作都可以通过预先编制好的处理程序，如Word 或WPS等软件来实现。 .1.3 文字信息的输出 文字信息处理完毕后，要把处理结果的代码信息转换成文字形式输出，输出的方式包括显示和打印。为此，在计算机系统中要存储有关文字的字形信息。,计算机中存储的文字字形，是以点阵的形式表示的。通常，英文字符信息用5×7或7×9的点阵表示，如下图所示。计算机输出处理结果时，根据每个字符的代码计算字形信息在存储器的存储地址，按照这一地址读出字符的点阵信息，供显示器或打印机输出。,文字存储点阵形式,汉字的点阵信息,字模：描述一个汉字点阵信息的若干个二进制代码串,无点位：用“0”表示,有点位：用“1”表示,（）汉字输出主要是指汉字字形的输出。输出方式有两种：显示和打印。 （）不论哪一种输出方式，都是把一个汉字看成一个二维图形，并把笔划离散化，用一个点阵来表示一个汉字。 （）描述一个汉字点阵信息的二进制代码串称为汉字的“字模”。所有汉字和各种符号的点阵信息就组成汉字的“字模库”（简称字库）。显然，要实现近 8000 个常用汉字和符号的显示和打印，字库要占很庞大的存储空间。例如16×16点阵的汉字库（包括一级和二级汉字）就需要约 240KB 的存储空间。24×24 点阵的汉字库需 580KB，精密字库所需的存储空间更大。,汉字字库,字模库 每个字模都要占用许多字节存储空间，字模点阵的点数越多，占用的存储空间就越大，但字形就越精美。,（）字库可以存放在磁盘（软盘或硬盘）上，称为软字库。每次开机时，将字库从磁盘调入计算机的内存(RAM)中 ，供显示用。另一种方法是把字库装在可擦除只读存储器 (EPROM) 或只读存储器 (Mask-ROM)里，这就是所谓硬字库，俗称“汉卡”。把汉卡插到微机扩充槽内，作为机器的一个扩充 ROM存储区使用。,3.2 汉字输入法的使用,3.2.1 汉字输入法的添加和删除 添加输入法: 打开”开始”/”设置”/”控制面板”, 双击”区域和语言”. 删除输入法:,3.2.2 输入法的启动和关闭,1 . 启动汉字输入法: 空格键 . 汉字输入法之间的转换:按 汉字输入法状态框 :,中文标点符号和按键的对应关系,3.3 文字处理软件Word2003的基本操作,3.3.1 Word基本功能、特点 1、强大的文档处理功能 通过对文档进行格式化处理，使文本外观看起来美观、大方，赏心阅目。 2、专业的排版功能 提供专门的功能或工具让用户轻松排版出专业且易于阅读的文档或刊物。 3、图形与图表制作 通过创建图形工具，可以快速绘制常用的简单图形。 4、表格绘制与美化 提供多种不同方法创建并美化规则或不规则的表格。 5、邮件合并打印 提供的邮件合并功能，可以批量制作信函、信封、标签等。 6、预定模板和图样,3.3.2 Word2003的启动和退出,(1) Word2003的启动 快捷方式启动:如果在桌面上建立了WORD的快捷方式，则双击该标。 从程序菜单启动：单击“开始”按钮选择 “程序”选项在弹出的联级菜单中,单击“Microsoft Word”。 双击已经建立的WORD文档，将自动启动WORD，打开文档进入文本编辑状态。,(2) Word2003的退出 方法一：单击Word操作环境中“文件”菜单里的“退出”命令 方法二：单击Word窗口的“关闭”按钮。 注意：在单击“关闭”或“退出”按钮后，如果没有将编辑的文档存盘，系统会弹出 一个对话框，询问是否对当前文档存盘，当回答“是”或者“否”后，才关闭文档退出WORD编辑状态，回到桌面。,3.3.3 Word2003的操作窗口（编辑环境）,“格式”工具栏,“常用”工具栏,文本区,垂直标尺,状态栏,关闭当前文档,菜单栏,标题栏,视图按钮,插入点,水平标尺,垂直滚动条,水平滚动条,文档视图,1.普通视图方式 2.Web版式视图方式 3.页面视图方式 4.大纲视图方式 5.阅读版式视图方式,文本编辑的基本方法,文本编辑的基本步骤 编辑文本文件是WORD的主要功能。而编辑过程包括“创建或打开文件、编辑文件、保存或关闭文件”这三部曲，任何文件操作过程都是这样.具体操作包括有:文档的建立 文档的打开 文本的输入 文本的复制、移动、删除 文档的保存 Word 文档的的扩展文本的复制名为 .DOC,第一步：文档的建立或打开,1.文档的建立 方法1:单击”常用”工具栏中的”新建空白文档”按钮. 方法2:执行”文件/新建”命令,在”新建文档”任务窗格中选择”空白文档”. 方法3:快捷键. 方法4:在”新建文档”任务窗格中选择”本机上的模版”新建一个文档(“文件”菜单-“新建”命令)。,2.打开文档, 打开一个或多个文档 方法1: 单击“常用”工具栏上的“打开”按钮 方法2: 执行”文件/打开”按钮 方法3: 使用快捷键. 打开最近使用过的文档 方法1：单击“文件”菜单，选择底部显示的文件名列表中的文档。 方法2：在“开始工作”任务窗格选择“打开”文件名(“视图”菜单-“任务空格”命令) 。,（2）打开文档操作,选定想要打开的文件,注意：Word默认的文档扩展名是.doc。如果在文件类型下拉框中无法找到要打开文档所属的类型，意味着无法使用Word直接编辑，必须事前进行格式转换。,1,2,3,所谓编辑文档，概括起来就是利用WORD 的编辑功能，对已录入的文稿进行增、删、改，插入和页面设置等操作，这些操作将在后面介绍。,第二步:编辑文档,1、 保存当前活动文档，即保存正在编辑的文档， 三种操作方式： 方法一：键盘命令方式：+S。 方法二：单击工具栏的保存图标。 方法三：单击“文件”菜单下的“保存”选项。 上述三种方法都可以将正在编辑的文档存盘.如果是新建文档初次存盘，系统先弹出“是否保存文档”对话框，回答“是”以后，弹出“保存文档对话框” ；如果不是首次存盘，则按原文件所在位置存盘。,第三步: 保存或关闭文档,是否保存文档对话框,1,3,2,2、将当前文档另行存盘 单击“文件”菜单下的“另存为”选项，待出现“保存文档对话框”后，系统则按用户回答的路径和文件名存盘。 Word将自动关闭原来活动文档。同时将其最新内容以改名后的文档名保存并变成当前文档，其后的编辑与原来的文档无关。 3、保存全部打开的文档 当Windows 打开多个窗口编辑不同的文档，如需要对它们全部保存，则按住键单击“文件”菜单，再选择“全部保存”选项，就将全部打开的文档保存。,4、文档的保护,（1）设置自动保存功能 单击“工具/选项”命令，在“选项”对话框中单击“保存”选项卡 单击“自动保存时间间隔”复选框。 在“分钟”框中键入自动保存文档时间间隔。 单击“确定”按钮。,4、文档的保护,（2）文档加密 单击“工具/选项”命令，在“选项”对话框中单击“安全性”选项卡，进入“安全性”对话框。 在“打开文件时的密码”或“修改文件时的密码”框中键入密码。 单击“确定”按钮。,思考： 1. 在使用Word编辑文本的过程中，如果不随时将已编辑好 的文本存盘，遇到突然停电也不会丢失很多数据，这是 因为: A. Word会在停电的瞬间将被编辑的文本存盘。 B. Word在内存保留一个被编辑的文本的备份文件， 可以代替丢失的文本。 C. Word在Cache中随时被编辑的文本的一个最新版， 遇到停电就存盘。 D. Word会按一定的时间间隔自动将被编辑文本存 盘。 2. 在编辑结束时，如果没有将编辑的文档存盘而选择“文 件”菜单的“关闭”选项，会发生什么情况？,3.4.2 文本的输入,1.文字输入的一般原则 不用空格来增加字符的间距,而是录入完后,设置文本的字符间距 输入内容到达页右边界,系统会自动换行;一个段落输入完后,可按回车键,进行下一段录入;换行不换段落, 可按组合键: shift+enter 不要用按回车键的方式来加大段落之间的间距,而是录入完成后,为文本设置段落格式来设置段落之间的间距。,2、插入和改写文本,插入状态 每插入一个字符，插入点右边的所有字符均右移一个位置。 改写状态 每插入一个字符，将覆盖插入点右边的一个字符。,3、文本删除,删除一个字符或汉字方法：,删除多行文本块方法：,首先选定要删除的文本块，然后按Delete键,4、文本恢复,如果删除之后想恢复所删除的文本，在没有保存之前， 可用“常用”工具栏里的“撤销”按钮或按便可。,5、常用符号和特殊符号输入,常用符号 利用键盘输入（键面上有的） 利用Word 符号栏输入（“视图”-“工具栏”- “符号栏”） 特殊符号 利用菜单输入(“插入” - “特殊符号”),3.5 文本的编辑技巧,查找文本: “编辑”菜单 “查找”或按快捷键Ctrl+F，将打开“查找和替换”对话框 在“查找”选项卡中的“查找内容”中键入查找关键字 单击“查找下一处”按钮开始查找 如单击“取消”将关闭该对话框。插入点停留在当前查找到的文本处。,3.5.1 字符串查找和替换,替换文本: 选择菜单“编辑” “替换” ，将打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡 在“查找内容”中键入要查找的文本，在“替换为”中填入要替换为的内容 单击“查找下一处”按钮开始查找，找到的文本高亮显示，如要替换，则单击“替换”按钮。反复进行，可边审查边替换 如果要全部替换，单击“全部替换”就可以一次替换完毕,关于“查找与替换”中的通配符,要使用通配符，必须选择“使用通配符”选项，才会把其当作通配符使用，否则把其看作是普通字符。,选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本。（请注意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变暗，表示这些选项已自动选中，您不能清除这些选项。）,3.5.2 块处理,1、选定文本块：如果要复制或移动文本的某一部分，首先要选定（选中）这部分文本。方法如下: （1）移动鼠标到在文本块开始处，按下左键拖 拽直到文本块结尾处松开即可。 （2）鼠标选择文本块开始处的一个或多个字符，然后按住键不放，再用鼠标选择文本块结尾处的一个或多个字符即可。,被选中的文本块,2、文本块的移动,为什么要移动？ 在编辑文档的时候，经常需要将某些文本从一个位置移动到另一个位置，以调整文档的结构,方法1：选定文本块后，用鼠标拖在拽到目标位置。 方法2、先“剪贴”选定的文本块，然后再“粘贴”到目标位置上。,希望移动到这个位置,3、文本块的复制,在输入文本或编辑文档时，常常会重复输入一些已经输入过的文本，使用复制操作可以减少输入次数和错误，提高效率。,将选定的文本复制到这里,3.5.2 表格的插入和编辑,表格是一种简明、扼要的表达方式，结构严密，效果直观。在现实生活中经常见到许多表格，如课程表、成绩单、履历表、价目表以及各种报表等。在文档中也要插入一些表格以说明问题，word系统为表格的处理提供了方便的手段。,1、建立空白表格,方法1: （1）光标定位:将光标移到需要插入表格的位置。 （2）选择菜单栏的“表格（A）”下的“插 入（I）” -”表格（T）”选项。,（3）确定表格列数行数。,最多63列,没有限制,（4）确定后生成空白表格,方法2: 点击常用工具栏中的“插入表格”图标，在弹出的表格框中用鼠标框选行数和列数即可。,快捷图标,2、表格编辑,表格编辑指的是改变表格的结构。包括插入或删除表格的行、列或单元格，改变行高和列宽，合并或拆分单元格等。 (1) 在表格中插入行或列 插入行,1,2,3,插入列 菜单法：选定一列，选择菜单栏的“表格(A)” “插入(I)”选项 “列（在左侧）(L)”或“列(在右侧)(R)”，选择一种方式即可。,1,2,3,删除行：,1,2,3,删除列：,1,2,3, 删除整个表格: 是指把整个表格结构和数据全部删除。 方法：先选定整个表格，然后按退格键或使用菜单命令。 删除整个表格数据: 保留表格结构，删除数据。 方法：先选定整个表格，然后按删 除键或使用菜单命令。,合并单元格,将相邻的两个或两个以上的单元格合并成一个单元格。,1,2,3,1,步骤： 1、首先选定相邻的两个或多个单元格。 2、选择菜单栏“表格(A)”下的“合并单元格 (M)”选项即可。,拆分单元格,拆分单元格的作用是将一个单元格拆分成两个或多个单元格。,1,2,3,1,步骤： 1、首先选定待拆分的单元格。 2、选择菜单栏“表格(A)”下的“拆分单元格(P)”选项。 3、在弹出的对话框中，选择或输入拆分的行数或列数， 按“确定”即可。,调整表格尺寸,在文档中插入无格式表格时，默认所有单元格的宽度和高度完全相同。在实际使用中往往需要调整。 1、用菜单命令调整高度和宽度 2、用鼠标调整行高或列宽 3、用标尺调整行高或列宽,用鼠标左键拖动可以改变行高,用鼠标左键拖动可以改变列宽,表格与文字互换,执行命令,数学公式的编辑,对于编排复杂的数学公式WORD2000提供了一种专门工具：Microsoft 公式3.0。该工具提供了许多特殊的数学符号和构成数学公式的框架。根据选定的框架，只要输入公式中用到的有关参数，便能构成一个完整的数学公式。 需要说明的是，Microsoft公式3.0实际上是“Microsoft Office工具”组件中的一个应用程序。它不是Word 2000自带的，需要另行安装。可以在安装Office 2000时，采用自定义安装方式，根据需要选择安装组件。,3.6 文本的排版,文本输入、修改完毕后，要想达到赏心悦目的效果，需要进行排版和页面设置。Word 2003具有的“所见即所得”的特点，给文本的排版提供了很大的方便。内容包括:,文字的格式化与修饰 段落的格式化 页面设置 插入页码 文档视图 图文混排,3.6.1 文字的格式化,1. 字体与字号 （1）字体（字的形状与风格）,（2）字号（字的大小） 英文常用的字号标准：”磅(pt)”，磅数越大文字越大。汉字一般采用的字号标准：“号”，号数越大文字越小。,2. 粗体字与斜体字,粗体+斜体,3. 下划线与字符边框,4. 颜色与效果,设置文字效果,1.文本的缩进 （1）段落 以回车符为标记， 每按一次Enter键就插入一个段落标记。如果删除段落标记，前后两段文本就合并起来，变为一个段落。,3.6.2 段落的格式化,（2）左、右缩进,左缩进,右缩进,（3）首行缩进和悬挂缩进,首行缩进,悬挂缩进,2.段落的对齐 段落对齐方式有左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分 散对齐等五种方式，默认方式是两端对齐，因此在编辑时两端对齐按扭是凹陷的。各种对齐方式的含义是： 左对齐：把选定的文字与左缩进对齐。 居 中：把选定的文字放在左、右缩进的中间。 右对齐：把选定的文字与右缩进对齐。 两端对齐：把选定文字同时以左、右缩进对齐若某行不足一行宽度，则左对齐。 分散对齐：把选定的文字同时以左、右缩进对齐若 某行不足一行宽度，则增大字间距,使文字恰好从左缩进排到右缩进。,3.字间距和行间距 字间距：文本字符之间的水平距离。操作步骤： 先选定文本区域，若不选定文本区域，则对新输入的文字应用字符间距格式。 选择“格式”菜单下的“字体”选项，弹出“字体”对话框。 单击“字符间距”选项卡，在“间距”下拉表中选择“标准、加宽、紧缩”之中的一种。默认为“标准”间距。, 行间距：文本行之间的垂直距离。操作步骤： 选择需要更改行间距的文字区域，或将光标移到段落内。 选择“格式”菜单下的“段落”选项，弹出“段落”对话框。 选择“缩进和间距”选项卡，在“行距”的下拉表中选择如下几个选项：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距中的一种。默认的是单倍行距。,页面设置的目的之一是涉及整个版面的整体布局，更重要的是保证文本打印的内容与打印纸张相匹配。因此，页面设置的内容包括纸张大小的选择，页的走向、页边距、页眉、页脚的设计等。 1. 页面的基本概念 （1）页 为使文档打印的内容在宽度和长度上与打印纸张的尺寸相匹配，系统将整个文档分成若干“页”。因此，“页”就是一个打印页面。 页与页之间用“分页符”进行分隔。在不同的视图下“分页符”的呈现效果是不一样的，在普通视图下，“分页符”是一条虚线；在页面视图下不出现虚线，但呈现实际的分页效果。 WORD有自动分页和人工分页两种方式。,3.6.3 页面排版与设置,（2）节 如果文档的内容比较丰富，往往这些不同部分都是要分别进行页面设计，按不同的格式输出，为了区分的方便，把这些不同的部分设置为不同为“节”。节的大小不限，小到可以是一个标题。 “节”用两排虚线作为分隔符。人工分节的操作是：将光标移到要分节的位置，单击“插入”菜单下的“分隔符”选项，然后确定“分节符类型”，最后按确定按钮，完成分节符的设置。,2. 页面设置方法 用来改变文档打印参数，如纸张的大小、页边距、页面放置方向以及打印纸张来源等。,左边距,右边距,上边距,下边距,可用文本区域,插入页码,方法：单击选择工具栏上的“插入(I)”页码(U)”选项。,（1）手工绘制图形 使用绘图工具进行手工绘制 选择Word自带的“自选图形”绘制 插入艺术字 修饰：着色、加阴影和三维效果 （2）插入图片 插入Word自带的“剪贴画” 插入来自磁盘的图片文件 图片的排版（版式）,3.7 图文混排,（1）打印预览 打印预览就是模拟显示要打印的文档，打印预览所显示的效果与实际打印效果相同。 如果满意，则可以立即打印，否则可继续修改排版。 （2）打印选项和属性设置,3.8 文本的打印输出,一些高级编辑方法*,节的格式化,节的类型有 一页：在下一页的开头创建新节 连续：在插入点开始处创建新节 偶数页：在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页，则插入奇数页 奇数页：在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页，则插入偶数页。 选择“插入/分隔符”命令可插入节,样式,样式是组合在一起的格式设置命令的集合。使用样式能够快速地将多个格式设置命令应用于指定的文本 段落样式影响有关段落显示的所有属性，可以包括字符格式的设置。如行距、项目符号或编号等 字符样式设置段内所选文本的格式。如字体、字号、颜色等 表格样式设置表格的相关属性。如表格边框、颜色、阴影等 选择“格式/样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格,模板,模板 是指一个或多个文件，其中所包含的结构和工具构成了已完成文件的样式和页面布局等元素。 创建模板 根据现有的文档创建模板 根据已有的模板创建一个新模板 从头开始创建模板 使用模板 选择“格式/主题”命令，在打开的“主题”对话框中单击“样式库”按钮,文本框,是存放文本的容器 可以插入到文档的任意位置。 其中内容格式化不影响原页面上已有的格式 可以任意扩大或缩小, 边线的宽度、形状、颜色可以选择,框内可填充颜色或图案,边框可以有阴影的选择 可以设置文字环绕 有横排和竖排两种,创建文本框 单击绘图工具栏上的 按纽 选择”插入/文本框”命令,文本框可以象图形、图片一样进行修饰 使用“绘图”工具栏上的按纽可完成修饰,图形,插入自选图形 插入图形文件 绘直线、矩形、箭头等,叠放次序：,修饰图形 图形的叠放次序 图形的组合与分解,图文混排,叠放次序：,对象类型 位置、大小 环绕方式,Thank You!,