中小学档案工作培训课程.ppt
中小学档案工作培训课程,主讲：黄 耀,主讲内容： （一）教育教学档案的归档与整理工作 （二）编研工作,1、学校德育、家长学校、共建文明单位、关工委等组织的机构、计划、总结、记录、国旗下讲话等材料 2、学生心理健康、学生操行评定、后进生帮教、文明学生、文明班的评比、学生参加劳动教育和社会实践等的材料（含学校的计划、措施、总结） 3、级组长、班主任工作等材料（含计划、总结）,一、教 育 档 案,（一）归档范围,（二）教育档案的整理,区分学年区分保管期限文件排列编制页号盖档号章编制目录文件装盒卷盒背脊和备考表填写,档号章填写格式：,归 档 文 件 目 录,档案盒式样,二、教 学 档 案,（一）归档范围,1、学校、各科组工作材料（含计划、总结） 2、历年各学科期末试题 3、各次测试试卷分析、各科成绩统计表 4、教职工分工表、课程表、教学计划表、时间表 5、毕业生中考上线、录取情况和高考上线、录取情况，中考、高考模拟考、毕业考、会考成绩统计等教学质量评测 6、上级教育行政管理部门下达的有关教学任务、教学工作的重要文件，校长兼（听）课、活动课程落实、教学常规管理、学生减负、体卫等工作的安排、记录、总结、分析、制度、措施,（二）教学档案的整理,（参照教育档案）,三、教 师 业 务 档 案,（一）归档范围,1、课题研究实施方案、课堂教学典型教案、公开课评价记录及教研活动、教学经验、教师个人（含计划、总结）、教师业务进修、培训和业务考试成绩。 2、教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、评教情况登记 3、教师先进事迹、经验材料、报刊有关教师个人的报道,（二）教师业务档案整理,区分个人文件排列编制页号盖档号章编制目录文件装盒卷盒背脊和备考表填写,档号章填写格式：,归 档 文 件 目 录,档案盒背脊填写格式：,三、学 生 档 案,（一）归档范围,1、学生名册、学生学籍册 2、学生成绩册 3、转学、休学、肄学材料、历届学生毕业验证呈报表、三好学生、优秀干部名单、市级以上审批表、学生先进事迹材料、处分材料 4、学生保健及体检情况,（二）学生档案的整理,区分学年区分保管期限文件排列编制页号盖档号章打印归档目录文件装盒卷盒背脊和备考表填写,档号章填写格式：,归 档 文 件 目 录,档案盒背脊填写格式：,（一）大事记的撰编 大事记是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、主要活动的一种档案参考资料。也称年表、年谱（个人）。 大事记可分为： 从记载范围可分为：机构大事记、国家地区大事记、专题大事记、个人生平大事记。 按记载内容可分为：编年体大事记、纪事本未大事记（以事件为中心）、分类编年体大事记三种。,大事记的作用：了解一个地区、单位、人发生大事的过程梗概。 大事记的结构：一般由封面、前言、目录、正文、附录的组成 封面： ×××大事记 （1995年-2006年） ××××编 年 月 日,前言：一般在封二，内容包括：撰编目的、体例、范围、材料来源、参与编写人员情况、存在不足几方面。 目录：如果是编年体体例，标明什么年在多少页；如果是纪事本末体是什么类型工作在多少页，标明多少页。 正文：这是大事记的重点，包括大事的时间和大事记述两部分。 大事时间力求准确到年、月、日，有些甚至要写明时、分、秒（比如天灾人祸、地点、疫情等）。 大事时间应注意的是，日不清放在月底，月不清放在年底，年不清不记。,大事记述是大事记的核心部分，在记述时应注意做好几点： （1）取材要真实，要尊重历史、尊重事实，按事实本来面貌客观叙述，不要妄加评论。 （2）文字要简要。 （3）记述要完整，对每件事发生、发展、结果要有所交待。 （4）一事一记，不要一条记多事。,正文格式： 2005年 1月8日 1月20日 2月5日 2月13日 3月10日 附录：注释、材料出处。,单位大事记选材：召开重要会议；机关领导参与重大活动；本机关重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；机构设置、撤并、调整、职能和隶属关系变化；领导任免、奖惩；本机关完成重大任务；上级领导检查活动；本区域发生重大灾害、事件；本机关举办重大活动（比如招商引资）；报刊媒体重大活动的报道等；其他重大活动、事件。,组织沿革是系统记述一个机构（地区、行业）体制职能等基本状况变迁的一种参考资料。 用途：供各级领导和部门研究本机关、地区组织机构、人员变化情况，指导当前工作。 1组织沿革的种类 机关组织沿革：记载一个机关、单位建制、职能和录属关系及内部组织机构和人员演变情况的一种参考资料。 地区组织沿革：记载一个地区 专业系统组织沿革：记载一个专业系统,（1）封面：题名、起止时间、编者、编辑时间。 （2）序言（前言）：编写目的、体例、材料来源、综合介绍本单位历史沿革梗概。 （3）目录：适用时间长、阶段较多单位，时间短可不设目录。 （4）正文：主要包括组织沿革“五要素”内容：单位成立时间、名称；职能；隶属关系；机构设置；领导任职等五方面内容。 （5）附录：与正文有关的图表，如行政区划图、机构组织系统图等。,（1）编年体。按年代顺序逐年编写内部机构和主要领导成员。此种体例容易重复。 （2）系列法。即以单位内部机构为主线，对每个机构及其领导成员沿袭变化以时序进行编写。 （3）阶段法写法： 正文部分：先写阶段名称（如“八五”一“九五”时间；如创建时期、恢复时期，发展壮大时期），以上时期标明起止年限。,正文内文： 1）小序：置于阶段名称之下。说明单位名称、时间、性质、职能、隶属关系、人员编制。 2）内设机构 3）领导任职情况 （4）组织沿革的续编 两种办法： 一是逐年续编。即把本机关机构设置、领导成员情况逐年整理编写。 二是分阶段续编。可以按阶段以“五要素”为基本点续编。,基础数字汇编是反映一地区、单位基本情况的档案参考资料，是掌握情况、开展工作和研究问题的主要参考材料。 1内容结构 由封面、前言、数列、说明四部分组成。 封面：题名（单位内容名称）、编者、汇编时间。 前言：介绍汇编涉及内容、材料来源完整程度。 数列：由统计对象时间空间范围、统计、指标、统计数值四方面组成。 说明：简要说明汇集所需说明的问题。,（1）表格式：通过画表办法表示。如粮食生产情况统计,50 40 30 20 10 （人数） 350 400 450 500 550 （分数）,某学校中考成绩示意图,大学60%,中专10%,高中15%,其他15%,某单位工作人员学历情况示意图,3、基础数字汇编的选材 选取与本单位专业密切、利用频率高的统计项目。如镇街农业生产情况统计、粮食产量统计、收入统计、人口统计等。 （四）、专题文件汇编 是指选取一定主题，将同一类型、同一性质的文件汇集成册的一种史料汇编。,（1）结构 封面：题名（×××镇计划生育管理工作文件汇编） 编 者 编辑时间 专题文件：按时间为序排列 （2）专题文件的选取 与本单位工作结合性强，利用率高的专题文件，如计生、殡葬、选举、税收等。,全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 1、结构：由封页、正文、备注三部分组成。 2、各部分的格式和内容： （1）封面：全宗指南名称、时间、全宗号 如：,湛江市档案局全宗指南 （19812006）,全宗号：23,（2）正文：a、全宗构成者沿革 b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容和成份 a、全宗构成者沿革： b、全宗内档案情况简介：,全宗构成者名称、时间、主要职责、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及各阶段演变情况,1、档案的数量及保管期限 2、档案的完整程度 3、档案的利用价值及鉴定情况 4、检索工具的配置情况 5、档案的整理情况,c、全宗内档案内容与成份部分可以采用两种办法介绍 按文件内容介绍： 按档案门类介绍：,1、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案 2、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案 3、涉及知名人物、历史事件及其地方特色和重要科研价值的档案 4、室藏年代久远和特殊载体档案,1、文书档案 2、基建档案 3、设备档案 4、会计档案 5、已故人员档案 6、特殊载体档案 7、专门档案,（3）备注：全宗指南编制情况、需解释的名词、事件、其他有关情况说明,全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷,1、编制原则： （1）每个全宗单位都应以全宗为单位编制全宗卷 （2）全宗卷的各种文件材料、包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 （3）全宗内文件应按照固有特点，保持文件材料间有机联系，反映全宗管理的历史面貌，便于保管和利用。,2、全宗卷的主要内容,（1）全宗指南 （2）大事记 （3）档案收集：档案交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明； （4）档案整理：整理工作方案、分类方案、立卷说明、整理小结； （5）档案鉴定：鉴定小组名单、档案期限表、销毁请示、批复、销毁清册； （6）档案保管：档案安全检查记录、报告、档案抢救修复情况、温湿度登记； （7）档案统计：档案进入、移出登记、档案工作基本统计、台帐； （8）档案利用：利用登记、利用效果登记、利用实例 （9）档案新技术利用：计算机软件管理情况介绍,（1）材料按问题时间进行系统排列 （2）卷内文件材料逐件加封面、封底、装订后装盒 封面格式：,（全宗名称）,（文件题名）,谢 谢!,
