2013年党政公文文修订版.ppt

第二章 法定行政公文,第一、二节 公文概述及格式,一、法定行政公文概念 二、法定行政公文的种类和特征 三、法定行政公文格式,一、公文的含义,公文，公务文书的简称，在我国，公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面表达意志、传递政令的文字工具和手段。 “党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。” 法定行政公文是行政管理的重要工具。如其他工具一样，法定行政公文也不是一层不变的。他因行政管理而产生，随行政管理的需要而不断变化。,2000年8月国务院发布国家行政机关公文处理办法，其中规定行政机关公文文种计13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 1996年5月中共中央办正式颁布中国共产党机关公文处理条例，其中确定文种14种即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,“为来了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”，2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发了党政机关公文处理工作条例，其中规定党政机关公文的文种有15种，即：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准委员会发布了与之相配套的2012版格式，2012版条例及其配套格式均自2012年7月1日起施行。,政府行政结构,国务院 省、自治区、直辖市（下级政府） 各部委（职能部门） 市、县（下级政府） 厅局（职能机关） 司局级机关 处级机关 乡镇 科局 处级机关 （职能机关）,二、行政公文种类和特点,（一）种类 1、按适用范围划分：党政机关公文处理工作条例从适用角度，将行政公文划分为15种； 2、按行文方向划分：有上行文、下行文、平行文、泛行文 上行文：是下级机关或其职能部门向上级领导机关或上级业务主管部门发送公文。常使用文种：请示、报告等； 下行文：是指上级领导机关向其下级机关、上级业务主管部门向对口下级业务主管部门发送的公文。常用文种：命令、决定、通知、通报、批复等；,平行文：是指同级机关或不相隶属机关之间发送的公文。主要使用公文文种：函。 泛行文：即泛向行文，指发文机关为达到广泛周知的目的而制发的行文方向广泛、各级机构与各方人士一体周知的公文。公告是法定行政公文中典型文种。 3、按紧急程度划分：有紧急公文和常规公文，紧急公文中包括特急、加急；电报应当应当分别标注：特提、特急、加急、半急 4、按照秘密等级划分：有秘密公文和非秘密公文，其中秘密公文包括绝密件、机密件和秘密件,（二）公文特征 国家行政机关公文处理办法指出：“行政机关（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成 的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 作用的策令性； 运行的程式性； 作者的法定性； 体式的规范性。,三、党政公文格式,1、 公文用纸和排版： 用纸：采用国际标准A4型纸， 其幅面尺寸为210mm×297mm 排版： 用纸天头（上白边）：37左右 用纸地脚（下白边）：35mm左右 用纸订口（左白边）：28mm左右 用纸翻口（右白边）：26mm左右 版心尺寸：156mm×225mm（不含页码） 正文：用3号仿宋体字，一般每面 排22行，每行28字 装订：应左侧装订，不允许散页明顶。,2、党政公文各要素编排规则,本标准将版心内的公文格式各要素划分为：版头、主体、版记三部分。置于首页红色分割线（宽度同版心，即156 ）以上的各要素统称版头；置于红色分割线（不含）以下公文末页首条分割线（不含）以上的部分称主体；置于公文末页首条分割线以下、末条分割线以上的部分称版记。,A、版头：包括 公文份数序号、 秘密等级和保密期 限、紧急程度、发 文机关标识、发文 字号、签发人与红色反线,a、公文份数序号： 简称“份号”，是指依据同一文稿印制若干份时每份文件的顺序编号 ，也是每份文件在总印数中的次序号。通过份号分配、登记，可以准确掌握公文的印制份数以及分发范围、对象，使文件的发放、借阅、清退等工作都可对号进行，便于查清责任、利于公文管理。 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数码顶格标识在公文首页版心左上角第一行。份号数字前要编虚位号，编号从1开始，连续编号，如“000001”、“000002”。 涉密公文应当标注份号。,b、秘密等级和保密期限： 秘密等级简称“密级”，是发文机关根据文件内容上级秘密的程度而确定的文件秘密程度的等级。凡涉及党和国家秘密的公文都应当表明密级。 我国现行公文的秘密等级分三级，从高到低依次为：绝密、机密、秘密。保密期限按照：绝密级事项30年，机密20年，秘密10年认定。保密期在1年级1年以上以年计，1年内，以月计。 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注,如只需标注份号、密级，表达密级的两字之间空1个字；如需同时标注份号、密级和保密期限，表达密级的两个字之间不空格，密级和保密期限之间用“”隔开。 c、紧急程度： 也称“缓急程度”，是对公文送达和办理上的时限要求。标识紧急程度就与其他公文有所区别，能引起公文传递与处理人员注意，从而保证急件优先、避免延误。公文紧急程度从高到低分：“特急”和“加急”两种 。,如需标准紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 如只标注紧急程度，则紧急程度在第一行，表达紧急程度的两个字之间空一个字。如只标注份号、紧急程度，则紧急程度在第二行，表达紧急程度的两个字之间空一个字。如同是标准份号、密级、紧急程度，则紧急程度在第三行，表达紧急程度的两个字之间空一个字。,发文机关标识”即通常所说的“红头”，一般由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。如“湖北省人民政府文件”字样置于公文首页，居中排布，上边缘之版心上边缘35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称，如“函”：“命令（令）” 。 当发文机关名称较长，一行难于容纳时，可分置两行标识，但后加的“文件”二字应在第二行后的居中处标识，字号略大于发文机关名称.,d、发文机关标识：,发文机关标识,联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，可缩小发文机关字号、行距，从而保证公文显示正文。,什么情况下加“文件”二字？什么情况下不加“文件”二字？,第一种：有发文字号的下行文带“文件”二字； 第二种：有发文字号的上行文不带“文件”二字； 第三种：信函式格式用于平行文（有发文字号或者没有发文字号），或用于没有发文字号的上行文、下行文。,红头版式包括：通常文件格式、信函格式、命令（令）格式、纪要格式。 以上各格式在“公文的特定格式”中分析： 通常文件格式，发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，适用于有发文字号的上行文或下行文。 信函格式，发文机关标志由发文机关全称或规范化简称组成，后不加“文件”二字。,第一，有发文字号，属于上行文或者下行文，除了下行文中需要使用命令（令）、纪要格式，采用通常文件格式； 第二，有发文字号，属于平行文，采用信函格式，不能使用通常文件格式； 第三，只要没有发文字号，不论上行文、下行文，还是平行文，就必须以信函格式发文。,e、发文字号,简称文号。便于统计发文数量，便于指代检索引用公文，便于处理保管公文。 发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成。联合行文时，使用主办机关发文字号。如“国发200712号，即国务院在2007年发的第12号文件，其中“国”是国务院的代字，“2007”表年份，“12”是2007年的发文序号。,文号构成要素： 代字：对于地方行政机关来說: 首先是所在行政区域代字。必须使用某一地域的规范化简称，如北京用“京”、上海用“沪”，等，地方行政机关文件的文号不可缺少这一项。 其次是机关代字。机关代字可由一个层次组成，如“津政发20091号”，“津政”为发文机关天津市人民政府的代字，“2009”为年份，“1号”为序号，指天津市人民政府在2009年所发的第1号文件。 机关代字常由两个层次组成，第一层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门代字。如“津政办发20091号”，“津政”是第一层次，“办”是第二层次，即发文机关主办文件的部门“办公厅”代字，发文字号即天津市人民政府办公厅在2009年所发第1号文件。,发文形式或称发文类型代字。目前除了信函式公文在机关代字后标注“函”外，其余发文一般都用“发”作为总的发文类型代字。有些地区增设了“报”“呈”“请”等发文类型代字嵌入上行文的发文字号，如贵州省人民政府的发文代字为“黔府发”，其请示的发文代字为“黔府呈”。至于上行文是否必须使用单独的发文类型代字，目前尚无统一规定，但不少机关在文号中是以“发”“呈”“函”三字分别作为下行文、上行文、平行文的发文类型代字的。,年份:文号中年份必须要用阿拉伯数字标全公元纪年并用六角括号“”括入，不可用“”。公元年份四位数字不能简化，以便于有价值文件的保管与调阅。 序号：文号中的发文序号是发文机关每年同一发文类型代字的文件按发出时间顺序编排的流水号。序号必须用阿拉伯数字标识，且不编虚位（即不编为001),序号前通常也不加“第”字，体现“简明实用”原则。,通常文件格式发文字号位置： 下行文：3号仿宋体，标注位于发文机关标识下空2行（即20 ）红色反线之上4mm处，居中排布； 上行文：位于发文机关标识下空2行，居左空1字。 信函格式的文件：发文字号置于版头武文线（由上粗下细的两条直线构成的横隔线）行，靠近版心右边缘顶格标注。,发文字号：位置标识,命令的发文字号：标注在命令标题下边缘空行的居中位置，令号下空行标印正文。 其他无版头的公文：如通过媒体发布或者公开张贴的公告、通告等，如标文号应该在公文标题下方居中位置。 联合行文：只标一个机关的发文字号。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定。总之，联合行文职能标注一个文号。,f、签发人（会签人）：,签发人：指最后审定公文文稿并签字印发的行文机关负责人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。用3号仿宋字体，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识姓名。 位置：与发文字号居于同一水平线上，平行排列在发文字号右侧，居右空1字。 联合上报公文：出现多个签发人时，按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。,g、红色分隔线：,标识在发文字号之下4处，为为156×1，其长度与版心宽度相等。 如有三个及以上签发人，则红色分隔线随之下移。,B、主体：公文主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注个要素。,a、公文标题：公文的命名,位置：位于红色分隔线线下空2行，用2号小标宋体，可分1行或多行居中排布，回行要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 三元素标题：一般公文标题应为三元素式，即“发文机关+事由+文种”，如国务院办公厅关于2008年部分节假日安排的通知 双元素标题：一是“事由+文种”如关于2008年部分节假日安排的通知、中华人民共和国人民币管理条例、国家行政公文处理办法等，前者是事由，表示范围和内容，后者如通知、条例、办法等是文种；二是“发文机关+文种”，如国务院令,b、主送机关：指公文的主要受理机关或单位,标识：公文应标识主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称，如国务院关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知的主送机关是“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，用统称。 通常情况下：上行文（如请示、报告等）、特指性下行文（如批复）、平行文（如函）只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见等）写同类型机关的统称 ；周知性公文（如公告、通告等）可不送主送机关。,主送机关：,位置：位于标题下空1行，左侧顶格，3号仿宋体字标识，回行时仍然顶格。 其标点符号的用法是：通常是同级同类机关之间用顿号，同级不同类别机关间用逗号，主送机关结束之后标全角冒号。 联合行文时：主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列。如主送机关过多、应必须保证公文首页有正文，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送机关的标法。,c、公文正文：公文的主体和核心内容 。位于主送机关下1行，3号仿宋体字标识，文中小标题用3号小标宋体或黑体。正文每自然段左空2字，回行顶格。正文中数字和年份用阿拉伯数码，不能回行。,d、附件,定义：附件是公文的组成部分，是附属于正文随文发送的文件、报表和有关材料。对正文具有说明、印证和参考等作用，如图表、名单等 说明：公文如有附件，应在正文下空1行、左空2字、用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如不止一份，则用阿拉伯数码编列序号，上下排布；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号与附件名称前后标识应一致。附件不能与公文正文一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。,e、成文日期：公文的生效时间,是公文生效的重要标志。如无生效时间，从某种意义上说，公文就是一纸空文。成文日期一般以会议通过或领导机关负责人签发的日期为准。成文日期用阿拉伯数字标全年、月、日；年份应标全称，月、日不标虚位（即1不编为01）。日期中的数字用3号仿宋体字。,f、公文生效标识,证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。除了特定公文需标识签署人姓名外，一般公文均不需要标识签署人姓名，只需加盖印章。公文除“会议纪要“和以电报形式发出的文件以外，均应加盖印章。,加盖印章的公文： 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期； 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、剧中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。,不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,g、附注,附注：附带说明，用来表明文件的阅读、传达范围和与行文有关的事项，如“此件发至省军级”或“此件发至县团级，口头传达到群众”。有的公文根据需要可注明“此件可登报、广播”等。使用“请示”时应在附注处标明发文机关联系人的电话和姓名（联系人：··，电话：···）。如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,C、版记：公文文尾，包括抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的分隔线、页码。,a、版记中的分隔线,版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,b、抄送机关,抄送机关:指除主送机关之外而需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用全称或规范化简称抄送机关之间用逗号或顿号隔开。 如有抄送，用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”两字后后标全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关后标句号，以防止私自加入其他抄送机关。如主送机关过多，需移至主题词下，抄送机关上时，标识方法同抄送机关一样。,c、印发机关和印发日期,指公文的印制主管部门和公文的付印日期。标识印发日期是为了准确反映公文生成时效。 机关和日期同占1行，位于“抄送”之下（无抄送机关在主题词之下），印发机关左空1字，印发日期右空1字，机关用4号仿宋体字标识，日期用阿拉伯数字标识。印发机关字数过多可自行简化，不可与日期分处两行。,e、页码编写格式,页码采用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各方一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码，以防止在空白页私自加文字。,公文格式小结：,公文各要素中的必备要素（任何一份正式文件都必须具备的）：发文机关标识、发文字号、公文标题、正文、成文日期和生效标识（会议纪要略有不同） 其他可选择要素： 秘密等级不需保密的文件如公告、通告、公布令等，无需标注密级。 紧急程度在传递和处理方面没有特殊加快要求的文件，不必标注紧急程度； 公文分数序号根据办法要求，绝密与机密文件要标份号，公文并非都具有这两等密级，也就不必都标份号； 签发人办法规定上行文必须在公文首页注明签发人姓名，下行文、平行文则不必。 主送机关许多文件都有，但也有文件，如会议纪要、周志兴公文等，没有此项； 版记四项实际工作中，如一些通过登报、张贴、汇集成公报等形式发布的公文，不标注版记部分；,公文中字体字号的规律： 正文、发文字号、“签发人”三字、主送机关、附件说明、成文日期中的数字、附注都用号体字标印； 抄送机关、印发机关和印发日期的“年月日”用4号仿宋体字； 秘密等级和保密期限、紧急程度以及“主题词”三字用号黑体； 签发人姓名用号楷体； 发文机关标识用小于（高宽）的小标宋体； 公文标题用号小标宋体； 文种小标题可用号小标宋体或号黑体。,发文字号、印发日期、印制份数、成文日期中的数字及公文份数序号、页码，都使用阿拉伯数字。,案例分析,黎明大学 黎学09第号 黎明大学严格执行“考场纪律”的通知 各系,处： 我校即将进入期末考试周，根据教学安排，各系、处均有教师、干部参与工作，监考人员要严格执行“考场纪律”，对违纪行为要及时发现、及时制止，并报学校处理。 黎明大学教务处 二零零九年一月一日,