秘书与助理培训 PPT.ppt
秘书、助理培训,For Secretaries & Assistants,欢迎参加,2,2019/5/23,秘书与助理培训,2,培训日程Agenda,自我职业认知与发展前景规划 时间管理与工作效率的提高 提升沟通技巧，建立共同的沟通平台 行动计划,3,2019/5/23,秘书与助理培训,3,自我介绍,Who am I? Whats my job? My expectation/challenge?,4,2019/5/23,秘书与助理培训,4,男女性别的差异,男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒险 女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解人意，安静,5,2019/5/23,秘书与助理培训,5,男女性别的差异,男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不惧 女性：推理能力较差，好嫉妒.,6,2019/5/23,秘书与助理培训,6,种豆得豆，种瓜得瓜,种下思想，收获行动 种下行动，收获习惯 种下习惯，收获性格 种下性格，收获前途,7,2019/5/23,秘书与助理培训,7,把握机会，发展自己,全面了解你的企业 提高你的技能 抓住变革机会,8,2019/5/23,秘书与助理培训,8,人才发展所需的三种能力,专业技能 策略技能 行为技能,策略技能,行为技能,专业技能,职 务,技 能 要 求,9,2019/5/23,秘书与助理培训,9,案例分析,一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！,10,2019/5/23,秘书与助理培训,10,秘书的角色定位,地位的从属性 作用的辅助性,11,2019/5/23,秘书与助理培训,11,If you are General Manager,你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？,12,2019/5/23,秘书与助理培训,12,计划与时间的管理,Fail to plan is planning to fail 不做计划就等于为失败做计划 “仅仅忙碌是不够的，问题在于我们在忙些什么？” 梭 罗,13,2019/5/23,秘书与助理培训,13,计划与时间管理,理解时间管理的意义 了解紧要与重要的概念 向文件管理要时间 收集与处理信息,14,2019/5/23,秘书与助理培训,14,时钟罗盘,N,15,2019/5/23,秘书与助理培训,15,紧要与重要,重 要,紧 要,% OF TIME,16,2019/5/23,秘书与助理培训,16,影响时间的十项因素！,桌面杂乱无章/找不到东西 缺乏优先/目标 优先顺序不明确/危机管理 贪多嚼不烂 无效授权 缺乏自律/拖延 电话打扰 不速之客 不会说“不” 会议,17,2019/5/23,秘书与助理培训,17,4原则,Do it now马上就做 Do it later以后再做 Delegate授权 Dont do it 不做,18,2019/5/23,秘书与助理培训,18,整理你的办公室,保持你的办公桌整洁，仅把正在处理的工作放在手边。 注意每天整理，而不要留到明天早上。 建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和你的业务；每过几个月就回顾这个系统。 定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。 为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文件夹。,19,2019/5/23,秘书与助理培训,19,计划的杠杆原理,帕累托原理 巅峰期 每天十五分钟,20,2019/5/23,秘书与助理培训,20,大脑图,21,2019/5/23,秘书与助理培训,21,接听/拔打电话,Taking Phone Calls 学会使用“转接”功能 学会说“是”，当对方问及“现在是否不方便接听” 记住自己的承诺，给对方回电话 不要问一些细节性的问题，除非你真的需要 运用4D原则,Making Phone Calls 确认你已经准备好了，把要讨论的事写下来，很清楚、简洁地表达自己的意图 集中起来拔打电话 不要把困难或紧急的电话放在最后 介绍你自己 利用等待的时间,22,2019/5/23,秘书与助理培训,22,管理其他人的时间,同事 珍惜、尊重他人的时间 团队工作，确定合理的工作期限及跟进方法 遵守对时间的承诺 有效地管理项目进展 确保你明确地表达了你的目的 到他的办公室去 有效地沟通,经理 熟悉经理的工作习惯并努力适应 让经理了解你的工作状况 让经理授权给你 守时 一次带几件事找经理 时间是最民主的 有效地沟通,23,2019/5/23,秘书与助理培训,23,信息的收集与处理,时间上4D原则 形式上二次加工 内容上收与放 渠道上多元化,24,2019/5/23,秘书与助理培训,24,沟通?!,管理就是沟通 销售就是沟通的过程 生活就是沟通的艺术 . 秘书就是经理与外界沟通的纽带,25,2019/5/23,秘书与助理培训,25,沟通模式 The Communication Model,发送者Sender,接收者Receiver,沟通渠道Channel of Communication,过滤Filters,26,2019/5/23,秘书与助理培训,26,The Spoken Word,“I know that you think you understood what I said to you, but what you think you heard me say is not what I was actually saying, and what I actually said is not quite what I meant to say.” “我知道你以为你理解我对你说的话，但你认为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实，我实际说的并不是我真正想说的.”,27,2019/5/23,秘书与助理培训,27,这是什么？ What is this?,28,2019/5/23,秘书与助理培训,28,凹？凸？ Concave? or Convex?,29,2019/5/23,秘书与助理培训,29,沟通有什么用,对个人的好处 对企业的好处,30,2019/5/23,秘书与助理培训,30,沟通对个人的好处,能理解他人、善解人意 沟通能力是个人能力的体现 是创造和谐的人际关系环境的前提条件 从旁人的经验与习惯中吸取智慧 减少重复劳动，提高效率 避免无胃的争执 激发他人对你的理念与建议产生兴趣,31,2019/5/23,秘书与助理培训,31,沟通对企业的好处,是企业顺利运行的前条件 企业生产效率的提高 创造良好的人际关系气氛，对企业的生存和发展是相当重要的 有助于化解随着企业的扩张而带来企业内多文化并存而引发的人际冲突,32,2019/5/23,秘书与助理培训,32,沟通之道,有意识地使用身体语言 避免使用别人听不懂的术语 坦白承认自己的感受，传情达理 观察对方的举止的时候头脑要开放,33,2019/5/23,秘书与助理培训,33,身体语言,身体姿势 目光接触 面部表情 手势动作 接触 人体空间,34,2019/5/23,秘书与助理培训,34,倾听技术,倾听的意义 有效的倾听 听好的技巧,35,2019/5/23,秘书与助理培训,35,询问技术：问题,封闭式问题： Did you? Are you? Can you?,开放式问题： How many? When are you? Where are you?,36,2019/5/23,秘书与助理培训,36,建议与要求,37,2019/5/23,秘书与助理培训,37,聆听技术,听 想 回应,38,2019/5/23,秘书与助理培训,38,聆听技术,I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money.,39,2019/5/23,秘书与助理培训,39,有效解决问题的方法,40,2019/5/23,秘书与助理培训,40,解决问题中的常见错误Pitfalls,过多地依赖于经验，而不是事实 还未考虑成熟，就直接寻求答案 关注于症状，而不是原因 指责他人，而不是寻求系统的原因 Relaying on “expert opinion” instead of facts Jumping to solution prematurely Focusing on symptoms rather than causes Blaming people instead of the system,41,2019/5/23,秘书与助理培训,41,查明问题 “问题的确定是解决问题的一半”Charles F. Kettering,描述症状,20 症状,80 隐藏的原因,42,2019/5/23,42,确定可能的原因 “在这个小小的地球上意见比瘟疫或地震带来的麻烦更多” Voltaire,利用5寻求原因 为什么零件尺寸出现误差？ 因为刀具磨损，引起尺寸误差。 为什么刀具会出现磨损现象？ 因为使用时间较长，而未发现。 为什么会没有发现？ 因为没有定期检查。 为什么没有定期检查？ 因为没有相应的程序和规定。,零件关键尺寸超差,43,2019/5/23,秘书与助理培训,43,计划并实施永久性措施、在可能的地方加强防范 “如果你觉得可能会出错，那么一定会发生” Murphys law,制定详细的行动计划： FAILSAFE失效保障,44,2019/5/23,秘书与助理培训,44,对继续改进进行测定和评估 “只有衡量，才能了解”James Clark Maxwell,新方法文件化 如果新的方法有助于解决问题或改进工作，那么，在问题解决后或改进后的第一件事就是把新的方法标准化或程序化。,问题,文件,满意的顾客,45,2019/5/23,秘书与助理培训,45,吃大象原理,远 景 目 标 计 划 行 动,谢 谢！,
