成功自我管理的个工具页经典.ppt

成功自我管理的29个工具,1,2,收 益 点,掌握29个最实 用且最常用的 自我管理工具,了解到新的思 维模式和方法,目 录,时间管理 工具1 用“四象限原理”规划时间 工具2 用80/20法则分配时间 工具3 用“ABC控制法”使用时间,目标管理 工具4 用“SMART”法确定目标 工具5 用“目标多杈树法”分解目标 工具6 用“6W3H”法分析细化目标,计划管理 工具7 用“SMART”法确定目标 工具8 用“目标多杈树法”分解目标 工具9 用“6W3H”法分析细化目标,目 录,压力管理 工具10 正确评估自己的压力水平 工具11 压力管理曲线,思维创新 工具12 因果图 工具13 SWOT 工具14 “五个为什么”分析法 工具15：橄榄球定律 工具16：“六顶帽子”,员工管理 工具17 根据意愿与能力对员工分类 工具18 马斯洛的需求激励模式 工具19 权衡效率与效果 工具20：情境领导模型,目 录,高效沟通 工具21 反馈的“JOHARI视窗” 工具22 沟通反思环 工具23 如何避免沟通中出现的问题,职业规划 工具24 用“录洋葱法”设定职业目标 工具25 认真做好职业生涯规划 工具26 理清自己的愿景 工具27 理清自己的使命,团队学习 工具28 头脑风暴法 工具29 深度对话,时间管理,“四象限原理”,80/20法则,“ABC控制法”,PS:现在，又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。,时间管理 要事第一,工具1 用“四象限原理”规划时间,一是限定自己的工作范围，不把手伸得过长，把职责内的工作尽量做好； 二是合理安排时间，使时间的浪费减少到最低限度。,时间管理要事第一,工具1 用“四象限原理”规划时间,关注第二象限 成功的人往往都把焦点放在 重要但不紧急的事项上！,你所做的，是以你认为的顺序为依据，先办重要的事情。,许多第象限的工作，实际上也是由于没有及时处理第象限工作而产生的，要注意纠正。根据第象限的工作制订计划，把80的时间用于做第象限的工作，20的时间做其他象限的工作。 根据四象限的原则安排工作、完成任务时，一定要遵从重要性优先的原则，合理地将自己的工作和事情划分到不同的象限中。先完成重要而不紧急的事项即属于第象限的工作。,时间管理要事第一,工具1 用“四象限原理”规划时间,不紧急,紧急,时间管理要事第一,工具1 用“四象限原理”规划时间,不紧急,紧急,普通人士的时间安排,时间管理要事第一,工具1 用“四象限原理”规划时间,成功人士的时间安排,时间管理要事第一,工具2 用“80/20法则”分配时间,重点做20%重要性是80%的工作,结果，产出或报酬的80%取决于20%的原因，投入和努力,时间管理要事第一,工具2 用“80/20法则”分配时间（应用范例）,第一步，安排事项 例会 与人事经理淡奖金问题 审阅文件 接听电话 准备招聘计划 会见客户 辅导下属 老总召见 准备工作总结 处理应急事项（3件） 与财务经理讨论费用预算问题,第二步，工作价值分类,时间管理要事第一,工具2 用“80/20法则”分配时间（应用范例）,第三步，时间和精力分配,时间管理要事第一,工具3 用“ABC控制法”使用时间 ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序，按照最重要、重要和不重要 三种情况，分成A、B、C三类，有区别地管理时间的一种分析方法。,一个工作日,A最重要的,B较重要的,C次重要的,时间管理要事第一,工具3 用“ABC控制法”使用时间 成功人士对每天工作的划分：,根据人一天的精力变化状况安排 ，A类事情应该在8点到13点之间做，13点到15点做C类，15点到17点做B类,目标管理,“SMART”原则,目标多杈树法,“6W3H”法,目标管理确定一个清晰而明确的目标,工具4 用“SMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）,3%,10%,60%,27%,有明确的长期目标,有清楚但短期目标,有较模糊目标,无目标,社会顶尖成功人士,社会中上层,社会中下层,社会最底层,目标管理确定一个清晰而明确的目标,工具4 用“SMART”法确定目标,来说,可确定的(Specific),可衡量的（Measurable),可接受的（Acceptable),现实可行的（Realistic),有时间限制的（Time Indication),善于将时间和精力用在一个目标上的人 更可能也更容易成功！在朝向目标的过程中诱惑很多，我们必须学会做加法和减法，学会选择学会放弃，集中精力专注于一个方向，追求一个目标。有目标更要有责任感，有韧性。,如何设定目标呢,步骤一：列出符合SMART标准的目标 步骤二：列出上述目标带来的好处 步骤三：可能的困难与阻碍，以及解决方案 步骤四：所需的技能与知识 步骤五：为达到目的必须的合作对象 步骤六：目标完成日期 Specific明确性 所谓明确就是要用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准。 示例：目标“增强客户意识”。如：减少客户投诉，过去客户投诉率是3%，现在把它减低到15%或者1%。提升服务的速度，使用规范礼貌的用语，采用规范的服务流程，也是客户意识的一个方面。 Measurable衡量性 衡量性就是指目标应该是明确的，而不是模糊的。应该有一组明确的数据，作为衡量是否达成目标的依据。“为所有的老员工安排进一步的管理培训”改进一下：准确地说，在什么时间完成对所有老员工关于某个主题的培训，并且在这个课程结束后，学员的评分在85分以上，低于85分就认为效果不理想，高于85分就是所期待的结果。这样目标变得可以衡量。 Attainable可实现性 目标是要能够被执行人所接受的， Relevant相关性 目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联情况。如果实现了这个目标，但对其他的目标完全不相关，或者相关度很低，那这个目标即使被达到了，意义也不是很大。 Time-bound时限性 目标特性的时限性就是指目标是有时间限制的。,目标管理确定一个清晰而明确的目标,工具5 用“目标多杈树法”分解目标（计划多杈树）,1,目标多杈树法是专业的目标分解工具,把大目标分成小目标，先一个个实现小目标。目标是逐步实现的，过程是由现在到将来，由小目标实现大目标。,目标管理确定一个清晰而明确的目标,工具5 用“目标多杈树法”分解目标（分解步骤）,1,1. 写出大目标,2.写出大目标所有必要及充分条件（子目标）,3.写出子目标所有必要及充分条件（即时目标）,4.检查多杈树分解是否充分,5.评估目标,6.判断目标能否达成,目标管理确定一个清晰而明确的目标,工具6 用“6W3H”法分析细化目标,1,3H How to（明确各项行动如何进行及进行的顺序步骤） How many（工作数量是多少） How much（预算费用是多少）,6W Why(明确了解工作进行的目的及理由） What（确定要做哪些事项） Who（明确责任者及协助者，诠来做） When（什么时候完成） Where（在什么地方完成） Which（确定工作的优秀顺序，找出解决问题的重点对策）,计划管理,“PDCA工作循环”,标准化管理,有效计划法,计划管理凡事都善始善终,工具7 用“PDCA工作循环“实施计划（戴明环）,1,P,Plan (计划）,D,C,A,Do (执行）,Check (检查）,Action (处理）,PDCA循环的4个阶段,计划管理凡事都善始善终,工具7 用“PDCA工作循环“实施计划（戴明环）,1,PDCA循环的8个步骤,计划管理凡事都善始善终,工具7 用“PDCA工作循环“实施计划（戴明环）,1,科学的工作循环周期,目前水准,PDCA,PDCA,PDCA,改善后水准,计划管理凡事都善始善终,工具8 标准化管理,1,重复频率高的经常性业务要标准化！,标准设定,教育,实施管理,例外处理,定期评估,标准化管理步骤,计划管理凡事都善始善终,工具8 标准化管理,1,麦当劳的标准化管理,拉斯迪宾馆的服务标准,计划管理凡事都善始善终,工具9 有效计划法,1,凡事都要统一和决断，因此成功不站在自信的一方，而站在有计划的方。 拿破仑,计划管理凡事都善始善终,工具9 有效计划法,1,月计划,季度计划,日计划,周计划,计划,年度计划,专项计划,计划管理凡事都善始善终,工具9 有效计划法,1,日计划包含的内容： 当天目标即你必须当日完成的重要的、优先的工作 预留事项预定的约会、开会等保留给特别工作的时间 待做事项希望完成的不太重要、优先次序低的工作,日计划,压力管理,正确评估自己 的压力水平,压力管理曲线,压力管理适度最好,工具10 正确评估自己的压力水平,我们总感觉压力来自于外部环境，但并不是每个人在同一环境下都会感到有压力，实际上压力源于我们自身，承认这点是很重要的。,压力管理适度最好,工具10 正确评估自己的压力水平 测试工具：霍尔姆斯和拉赫的社会再适应评定量表 也称（应激评定量表）,评分方法：将各项目的分值相加 如果： 300分 近期患病率约为 80% 299分且150分 近期患病率约为 50% 149分 近期患病率约为 30%,压力管理适度最好,工具11 压力管理曲线,表132社会再适应评定量表,应对压力常用的几种方法,逃避,对抗,转移,宣泄,压力管理适度最好,工具11 压力管理曲线,表132社会再适应评定量表,压力管理适度最好,工具11 压力管理曲线,表132社会再适应评定量表,压力管理曲线示意图,乏力区,舒适区,发展区,潜能区,破坏区,焦虑曲线,压力,行动力,压力管理适度最好,工具11 压力管理曲线,表132社会再适应评定量表,减压的两个方法,凯利魔术方程式： 1.问你自己可能发生的最坏状况是什么 2.准备接受最坏的状况 3.设法改善最坏的状况,“3R”减压原则： 放松、退缩、重整,思维创新,SWOT分析法,“六顶帽子”思维法,因果图,“五个为什么”,橄榄球定律,思维创新是可以训练出来的,工具12 鱼刺因果图,表132社会再适应评定量表,主要原因,问题,主要原因,主要原因,主要原因,思维创新是可以训练出来的,工具12 鱼刺因果图,表132社会再适应评定量表,运用鱼刺因果图分析问题时一般从6个方面考虑：,材料,技术,设备,人力,工作 环境,方法,头脑风暴,思维创新是可以训练出来的,工具13 SWOT分析法,表132社会再适应评定量表,SWOT： S自身强项、优势 W自身弱项、劣势 O外部环境存在的机会、机遇 T外部环境存在的威胁、对手,思维创新是可以训练出来的,工具13 SWOT分析法,表132社会再适应评定量表,优势S,劣势W,威胁T,机遇O,内部,外部,思维创新是可以训练出来的,工具13 SWOT分析法（以下问题能帮助您找到存在于内外部的相关因素）,表132社会再适应评定量表,关键优势S 擅长什么？ 拥有什么新技能？ 能做什么别人不能做的事？ 如何能够重复最近的一次成功？ 什么使你与众不同？ 你的顾客为什么要来你这里？,关键劣势W 你不擅长什么？ 缺乏什么新技能？ 别人在什么事情上比你做得好？ 你最近的一次失败是什么？为什么？ 你尚未完全满足哪一个顾客群体？ 你最近失去了哪些顾客？为什么？,威胁T 是否发生了不利于你的变化？ 你的竞争对手正在做什么？ 是否发生了任何会伤害你的变化？ 是否存在威胁你所在组织的情况？,机遇O 是否发生了你希望的变化？ 你学会了什么技能？ 你能够提供什么新产品或服务？ 你能够接触到哪一个新的顾客群体？ 你如何能够使你与众不同？ 你的组织在未来510年中的情况怎样？,思维创新是可以训练出来的,工具13 SWOT分析法,表132社会再适应评定量表,内 部,外 部,思维创新是可以训练出来的,工具14 “五个为什么”分析法（也称“什么为什么”分析法）,表132社会再适应评定量表,为什么？,为什么？,为什么？,为什么？,为什么？,为什么？,为什么？,为什么？,为什么？,五级为什么？,1,2,3,4,5,思维创新是可以训练出来的,工具15 橄榄球定律,表132社会再适应评定量表,榄球定律并非告诉我们不要去周密计划，而是提示我们在处理问题时，先解决关键性问题，而不是枝节问题。比如，有人曾看见一只大雁在天上飞，于是开始思考大雁打下来的，是蒸着吃还是烤着吃，以及计划请哪些朋友来分享。等一切都想好，抬头看看天空，大雁已经不见了，直接深入问题的核心，应该先把“大雁”打下来再说，至于怎么个“吃”法，那不是现在就必须考虑的事。学会有效放弃那 C 部分 20% 的因素，以节省你的时间，节省你的精力，发挥最大的效能。注意：你不能按照“二八定律”忽视 80% 的因素，但你完全可以按照橄榄球定律忽视 20% 的 C 部分因素,思维创新是可以训练出来的,工具16 “六顶帽子”思维法（简单有效的平行思考程序）,表132社会再适应评定量表,员工管理,马斯洛的需求激励模式,根据意愿与能力对员工分类,权衡效率与效果,情境领导模型,员工管理效果最重要,工具17 根据意愿与能力对员工分类,表132社会再适应评定量表,关于成功的公式： 100%成功=100%意愿×100%方法×100%行动,员工管理效果最重要,工具17 根据意愿与能力对员工分类,表132社会再适应评定量表, 有意愿 有能力, 无意愿 无能力, 无意愿 无能力, 无意愿 有能力,有 意 愿,无 意 愿,无能力,有能力,授权,培养训练,激励,放弃,四类员工及管理办法,员工管理效果最重要,工具18 马斯洛的需求激励模式,表132社会再适应评定量表,马斯洛需求理论图,自我实现需求,尊重需求,社交需求,安全需求,生理需求,员工管理效果最重要,工具18 马斯洛的需求激励模式,表132社会再适应评定量表,对个人的应用,员工管理效果最重要,工具18 马斯洛的需求激励模式,表132社会再适应评定量表,对组织的应用,员工管理效果最重要,工具19 权衡效率与效果,表132社会再适应评定量表, 有效果 有效率, 无效果 无效率, 无效果 无效率, 有效果 无效率,有 效 率,无 效 率,无效果,有效果,效率=产出/投入 效果=达成的预期目标,员工管理效果最重要,工具20 情境领导模型,表132社会再适应评定量表,根据情境的不同及对员工准备度的判断，领导者适时调整自己的领导风格， 并根据权力基础来实施领导， 从而实施有效的管理和领导。,员工管理效果最重要,工具20 情境领导模型,表132社会再适应评定量表,员工管理效果最重要,工具20 情境领导模型,表132社会再适应评定量表,状态决定行为,跟随者状态 （根据能力和意愿将员工分为四类）,跟随者状态,R1：既没意愿也没能力,R2：有意愿但没能力,R4：既有能力也有意愿愿,R3：有能力但没意愿,员工管理效果最重要,工具20 情境领导模型,表132社会再适应评定量表,领导者行为,跟随者状态,S1：教练方式：多职责、少关系，进行具体指示和严格监督,S2：引导方式：多职责、多关系，解决决策缘由并允许讨论,S3：参与方式：多关系，少职责，共同讨论并协助其自行决策,S4：授权方式：少职责、少关系，下放决策和实施权力,（根据任务行为和关系行为的不同侧重，可将领导模式分为四种）,（适用于员工状态水平低的状况）,（适用于员工状态水平偏低的状况）,（适用于员工状态水平偏高的状况）,（适用于员工状态水平高的状况）,高效沟通,沟通反思环,“JOHARI视窗”,如何避免沟通中出现的问题,高效沟通只需一颗真诚的心,工具21 反馈的“JOHARI视窗”,表132社会再适应评定量表,别人行动的20%,别人听懂的40%,别人听到的60%,嘴上说的80%,你心里想的100%,基层员工30%,主管40%,部门经理56%,总经理63%,董事长100%,沟通漏斗,信息过滤漏斗,高效沟通只需一颗真诚的心,工具21 反馈的“JOHARI视窗”,表132社会再适应评定量表,了 解,给 予 反 馈,寻求反馈,自我,不 了 解,了解,不了解,他 人,公开,盲点,未知,隐蔽,扩大“公开”区域,高效沟通只需一颗真诚的心,工具22 沟通反思环,表132社会再适应评定量表,可以观察到的 资料和经验,我选择我所 观察到的信息,我赋予意义,建立信念,付诸行动,心智模式的形成过程,高效沟通只需一颗真诚的心,工具22 沟通反思环,表132社会再适应评定量表,“推论的阶梯”示意图,可以观察到的“原始资料到和经验,从观察中，我选择了想要的”资料,我赋予这些资料意义,根据我的诠释，我做了一番假设,我下了结论,对于这个世界我采纳了某些信念,我组织自己的信念采取行动,反射环路：我们的信念会影响我们下次选择的资料,高效沟通只需一颗真诚的心,工具23 如何避免沟通中出现的问题,表132社会再适应评定量表,造成沟通问题的原因： 不会倾听（知觉过滤、鸡尾酒会效应） 缺乏换位思考的能力 认知风格差异 价值观念差异 沟通风格差异 不恰当的身体语言 未考虑沟通的背景（时间、地点、场合）,高效沟通只需一颗真诚的心,工具23 如何避免沟通中出现的问题,表132社会再适应评定量表,克服沟通中常见问题的技巧：,阻止不健康的争论 休息片刻 改变参加者的态度（双赢心态扭转） 发泄情绪 与分歧方秘密会谈 借用幽默来缓解压力,高效沟通只需一颗真诚的心,工具23 如何避免沟通中出现的问题,表132社会再适应评定量表,克服沟通中常见问题的技巧：,避免被某个人或小集体控制 实施公正原则 劝请每个人都参与 进行提醒,高效沟通只需一颗真诚的心,工具23 如何避免沟通中出现的问题,表132社会再适应评定量表,克服沟通中常见问题的技巧：,排除倾听障碍,沟通所花费的时间和精力比例,高效沟通只需一颗真诚的心,工具23 如何避免沟通中出现的问题,表132社会再适应评定量表,对付打断他人和有个人议程的人单独和打断分子交谈 让打断分子忙碌起来,克服沟通中常见问题的技巧：,职业规划,理清自己的使命,用”剥洋葱法“设定职业目标,认真做好职业生涯规划,理清自己的愿景,职业规划某个选择形成某种命运,工具24 用”剥洋葱法“设定职业目标,表132社会再适应评定量表,终极目标 （人生的真谛）,总体目标（人生核心轴）,长期目标（510年）,中期目标（23年）,短期目标（0.51年）,短期目标（月、周、日、即时等）,生涯规划系统的“剥洋葱图”,职业规划某个选择形成某种命运,工具25 认真做好职业生涯规划,表132社会再适应评定量表,制定职业生涯规划的步骤：,第一步：自我分析,第二步：组织与社会环境分析,第三步：生涯机会的评估,第四步：职业生涯目标的确定,第五步：制定行动方案,第六步：评估与反馈,职业规划某个选择形成某种命运,工具26 理清自己的愿景,表132社会再适应评定量表,愿景是开始的动力！,关注问题,关注愿景,焦虑,压力,愿景,力量,职业规划某个选择形成某种命运,工具26 理清自己的愿景,表132社会再适应评定量表,愿景：我想要实现什么,专注结果，而非手段,不要把愿景与竞争混淆,把个人愿景融入组织愿景,工具27 理清自己的使命,使命：我为什么想要,愿景和使命是自我认知的两个领域，是我们追求成功与自我超越的核心所在！,团队学习,头脑风暴法,深度对话,团队学习超出个人视角来分析问题,工具28 头脑风暴法,表132社会再适应评定量表,使用头脑风暴法好处： 可以很方便、迅速得到大量信息。 调动参与人员的积极性，提高参与度。 容易产生很多创造性观点与解决方案。 容易发挥协调作用，容易达成一致。,团队学习超出个人视角来分析问题,工具28 头脑风暴法,表132社会再适应评定量表,头脑风暴的操作： 确定议题 确定人数 确定人选 确定主持人 确定地点 会前准备 明确分工 确定时间 确定问题 畅谈阶段 筛选阶段,头脑风暴的游戏规则： 集中思想 自由奔放 延迟评判 以量求质,团队学习超出个人视角来分析问题,工具29 深度对话,表132社会再适应评定量表,深度对话（深度汇谈）：指团队成员采取固定时间面对面对话，每个人说出心中的假设，进行集体思考，找出问题的成因，得出超过任何个人的见解，激发团队潜在智慧，共同解决问题，促进组织成员的凝聚力。,团队学习超出个人视角来分析问题,工具29 深度对话,表132社会再适应评定量表,深度对话（深度汇谈）基本功能： 克服习惯性防卫 观察自己的思维 增进集体思维的灵敏度,团队学习超出个人视角来分析问题,工具29 深度对话,表132社会再适应评定量表,深度对话（深度汇谈）步骤： 邀请参与者自愿加入 就共同主题开始发言 视歧见为机会 让参与者说出彼此的差异 自我观察 ”悬挂”假设 激发共同创造力,总 结,实践是最好的学习方法,表132社会再适应评定量表,