邮件合并的使用方法ppt课件.ppt

,NO.1,想一想：,期末考试结束了，班主任要 给几十名学生家长发成绩通知单。 用什么方法才能更省时省事呢？,邮件合并,授课人：潘庆,NO.2,新课学习,使用邮件合并制作成绩 通知单,认识邮件合并,小结 与 作业,二,三,一,NO.3,1、起初，单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。 2、邮件合并功能便是从这些需求中研发出来，它批量地处理，大大的提高了工作效率。 3、后来，该功能被广泛应用，虽然没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久，所以该名称一直沿用到现在。,一、认识邮件合并由来,NO.3,1、批量处理 。 2、批量制作 。 3、批量输出 。,一、认识邮件合并作用,NO.2,组 成 部 分,操 作 步 骤,二、制作成绩通知单,1,2,NO.2,主文档,数据源,邮件合并 组成部分,需要的,二、制作成绩通知单组成部分,NO.2,一个普通的 word文档,内容固定 不变,主文档,二、制作成绩通知单组成部分,NO.2,提供数据 的文件,变化的 内容,数据源,二、制作成绩通知单组成部分,NO.1,想一想：,1、成绩通知单的主文档是什么呢？ 2、成绩通知单的数据源是什么呢？,二、制作成绩通知单组成部分,NO.2,将数据源合并到主文档中,三个基本过程,创建主文档通知单模板,创建数据源成绩统计表,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,新建word文档，并输入所需的内容. 该文档即为主文档,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,打开“邮件合并”任务窗格，,方法：,工具,信函与邮件,邮件合并,选择要创建的合并文档的类型,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,单击“下一步：正在启动文档”按钮,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,单击“下一步：选取收件人”按钮,打开 “选取数据源” 对话框,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,在“选取数据源”对话框中选择数据源， 此时会打开“邮件合并收件人”对话框，,核对无误后，单击“确定”按钮,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,单击“下一步：撰写信函”按钮,定位光标,单击“任务窗格”中的“其他项目”,在“插入合并域”对话框中分别插入域,非常关键的 一步哦！,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,单击:“下一步：预览信函”,单击：“下一步：完成合并”,单击：“下一步：编辑个人信函”,二、制作成绩通知单操作步骤,NO.3,邮件合并还可以制作哪些类型的 合并文档呢？,思考：,三、总结与作业,NO.2,成绩单,准考证,录取通知书,会议信函,新年贺卡,工资条,学校中 邮件合并 的应用,企业中 邮件合并 的应用,三、总结与作业,NO.3,参照所给材料，请使用邮件合并功能创建 “录取通知书”。,作业：,三、总结与作业,