第1章数据输入技巧02.ppt
EXCEL 高端培训,第一章 数据输入技巧 (2),主讲 小赵,编号的输入技巧,1 . 复制输入连续的编号 2 . 填充产生连续编号 在输入表格数据时往往需要输入各种序列，例如等差序列、等比序列。Excel可以自动填充日期、时间和数字序列，包括数字和文本的组合序列。如：一、二等；part1、part2等。利用Excel中的“填充”功能可以快速而又方便地完成这类有序数据的输入，而不必一一重复地输入这些数据。,编号的输入技巧,利用菜单输入等差或等比序列 1）在起始单元格中输入等差或等比数列的起始值。 2）用鼠标选中该起始单元格。 3）选取“编辑”菜单中“填充”命令下的“序列”子命令。 4）在“序列”对话框中，选择“行”或者“列”。如果数列产生在行，则单击“行”单选钮；如果数列产生在列，则单击“列”单选钮。,编号的输入技巧,5）在“类型”框中，根据需要选定“等差序列”或“等比序列”。 6）在“步长值”框中，输入相应的数列差值或数列比值。 7）在“终止值”框中，输入数列的终止数值。 8）单击“确定”按钮或按Enter键。,编号的输入技巧,注意：步长值的缺省值是1。如果不指定数列的终止值，则要在选取“填充”命令之前，选定数列放置的区域。以起始单元格为起点，向下选择只包含一列的单元格区域，或者向右选择只包含一行的单元格区域。 举例：以2010年10月3日为第1个星期天，找出其后的9个星期天的日期。,编号的输入技巧,3 . 利用自定义格式产生特殊编号 如果需要输入一些具有固定顺序并且内容复杂的列表，可以考虑为这些内容创建为自定义填充序列，这样就可以自由使用了。 具体方法如下： 选择“OFFICE按钮”“EXCEL选项”“常用”“编辑自定义列表”；,编号的输入技巧, 在自定义序列列表框中选择“新序列”，然后再右侧的“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条按一次回车键，完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的“确定”按钮。 此后，你只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其输入。 举例：自定义“军师旅团营连排”。,编号的输入技巧,4 . 用自定义格式输入大数字编号 大数字编号一般是指超过15位的数字,这种数字的精度已经不能够得到保证,要输入的时候怎么办呢? 而且不能用文本类型，必须以数值类型来输入。 举例：输入账号或卡号，以对账号和卡号进行管理；在EXCEL中需要输入这个范围73710601824000035217371060182400004521的一千个账号。,组合多个单元格数据,1 . 用&运算符组合数据 “&” 为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“AB”&“CD”的结果为ABCD。123&45&678的结果为“'12345678” 。&运算符和函数CONCATENATE()很相似，CONCATENATE(B6,C6,D6,E6)和B6&C6&D6&E6得到的结果完全相同。 但它们一个是运算符，一个是函数，需要注意区别。,组合多个单元格数据,2 . 几个常用的文本函数 LOWER：将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。 UPPER ：将文本转换成大写形式。 PROPER ： 将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。 LEFT函数：LEFT(text,num)返回Text中从左边起，一共num个字符； RIGHT函数：RIGHT(text,num) 返回Text中从右边起，一共num个字符；,组合多个单元格数据,MID函数：MID(text,start_num,num_chars)从文本字符串text中返回由Start_num开始，num_chars个字符； TRIM函数：清除字符串中的两头空白； EXACT函数：比较两个字符串是否相同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同，则返回 TRUE；否则，返回 FALSE。该函数常与IF 判断组合使用。,组合多个单元格数据,3 . 用&和文本函数的结合案例 Lower(pLease ComE Here!)= please come here! Upper(pLease ComE Here!)= PLEASE COME HERE! Proper(pLease ComE Here!)= Please Come Here! LEFT(“This is an apple“,4)=This RIGHT(“This is an apple“,5)=apple MID(“This is an apple“,6,2)=is TRIM(“ This is an apple ! “)= This is an apple ! EXACT(“China“,“china“)=False,采用下拉列表进行数据选择,1 .下拉列表的适用范围 项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、网点、学历及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。,采用下拉列表进行数据选择,2 .下拉列表建立方法 “数据”，“数据有效性”，“允许”选项中选中“序列”在“来源”中输入要显示在下拉箭头里的内容（中间用逗号分开）后确定。 举例：建立一个1，2，3，4，5，6，7，8，9的列表。,
