文件和档案管理制度.doc

文件和档案管理制度 为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案 管理工作秩序，特制定本制度。 一、公司档案由办公室集中统一管理，以便及时利用、维护档案的完整与安全。 二、归档档案范围 （一）政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、 命令、条例、规定、通知等等资料。 （二）公司对外的正式发文、与有关公司来往的文书、公司的请示及上 级机关的批复等。 （三）内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统 计报表及简报等。 （四）与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。 （五）主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。 （六）公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、 录像等资料。 （七）公司内部的各项管理制度和安全生产方面的记录、台账、档案资料。（八）重要的会议材料，包括会议的通知报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。 （九）反映主要职能活动的报告与总结。 三、档案归整 （一）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的 重要文件不能归档的，可保存复印件。 （二）以正式文件发出的文件、函件或请示，有关科室在收到有关部门 的批复文件后，要及时送交办公室进行登记归档，确保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的档案文稿。 （三）档案资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务，按照“案卷 类目”放入文件卷夹内分类保管，并填写文档归档登记表，方便查阅。 五、档案保管与借阅 （一）档案属于公司机密资料，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 （二）借阅档案材料，须经办公室负责人批准。借阅档案， 必须履行登记、签收手续。借出档案材料的时间 不得超过一周，必要时可以 续借，过期由档案保管人员催还。需要长期借出的，须经有关领导审核批准， 并由档案管理人员做好详细登记。 （三）调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不 得拆卸、损污文件，归还的档案材料应完整无损，否则，追究当事人的责任。 （四）借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告分管 领导及时处理。