12、文件管理程序.doc

重庆速腾机械制造有限责任公司文件编号：QP-12程序文件版 本：A/0文件管理程序页 码：5/51 目的规范文件的管理，确保各有关场所使用有效版本的文件。2 适用范围 适用于质量管理体系有关的文件管理。3 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。3.2 管理者代表负责审核质量手册和程序文件，批准作业指导书、管理制度类文件。3.3 技术质量部负责组织质量手册和程序文件的编写、发放和管理；负责对体系文件的实施进行检查和考核；负责技术文件的管理；负责对技术文件的实施进行检查和考核。3.4 各部门负责业务范围内的三层次文件的编制，文件的使用部门负责在用文件的登记、保管和使用的控制。4 工作程序4.1 作业流程见附件。4.2 文件的编号4.2.1 质量手册： QM ×× 文件类别 手册章节号4.2.2 程序文件： QP ××(0199) 文件类别 文件顺序号4.2.3 管理性文件：WI ×× ××（0199）文件类别 程序文件顺序号 管理性文件顺序号4.3 文件的编制4.3.1 技术质量部负责组织质量手册和程序文件的编制,通过组织相关部门讨论后,报管理者代表审核，总经理批准。4.3.2 管理性文件（三层次文件）的编制由各部门负责，部门领导或业务主管审核后，报公司管理者代表批准。4.3.3 技术文件编制和审批：4.3.3.1 技术质量部负责技术文件编制，包括零件图、PFMEA、控制计划、工艺卡片、技术标准、工装图等。4.3.3.2 技术文件由部门主管进行审核后，交由总经理或管理者代表批准。4.4 文件的发放4.4.1 文件的发放，由技术质量部根据管理者代表批准的发放范围确定印制份数，进行分发，按文件和资料发放、回收记录表签收记录。4.4.2 批准发放的文件，根据文件受控性质，加盖“受控”或“非受控”印章发放使用部门。4.5 文件的归档4.5.1 公司体系文件和技术文件由技术质量部负责编目登记，填写文件资料登记清册。4.5.2 电子文档的保存和管理按电子图档资料管理办法执行。4.6 文件使用中的管理4.6.1 使用部门对领用的文件必须登记后发放使用，文件应分类存放、保管，便于存取和查阅。4.6.2 文件持有者应妥善保管相应文件，不得在受控文件上涂、画，不得私自外借、拆卸和复印，确保文件清晰、整洁和完好。调离岗位时移交全部文件。4.6.3 当文件发生遗失时，持有者必须向文件主管部门报告，文件保管单位书面检查，经审核、批准后重新办理手续补发。4.6.4 当借阅文件时，借阅人填写借阅登记表，文件归口管理部门登记后借阅。4.6.5 文件需更换，由使用单位申请，按程序办理手续后，更换新文件。4.6.6 文件的适用性和有效性管理，可通过管理评审、内部审核和日常监控实施情况等方式适时对使用文件进行检查，必要时予以修订。4.7 文件的更改4.7.1 技术文件的更改4.7.1.1 由文件编制部门填写更改许可证书经审批后执行更改。4.7.1.2 文件更改分：划改和换页，划改适用于更改文字较少的更改；更改处数多或更改文字较多时执行换页。4.7.2 体系文件的更改4.7.2.1 体系文件的更改，由文件编制部门填写文件更改申请单经审批后执行更改。4.7.2.2 文件更改分：划改和换页，划改适用于更改文字较少的更改；更改处数多或更改文字较多时执行换页。4.7.2.3 文件多次更改（修订状态从0到9）或文件需进行大幅度修改时进行换版，换版的技术文件、质量手册和程序文件必须保存一份存档备查。4.7.2.4 文件版本的标识采用A、B、C，更改次数可采用1、2、3。例如：“B/2”表示B版第二次修改。4.8 作废文件的回收和处置4.8.1 作废或失效的文件，由发放部门负责收回，并按文件和资料发放、回收记录办理签收手续。4.8.2 旧文件不能收回时，文件持有单位或个人出具书面证明，单位或个人对今后因使用旧文件而造成的不良后果负责。4.8.3 作资料保留的作废文件，应加盖“作废”章标识保存。作废或失效的文件和资料销毁由技术质量部负责实施并填写销毁记录表。 4.9 外来文件的控制4.9.1 外来文件由各业务部门接收后，交技术质量部按外来文件登记目录登记。4.9.2 顾客提供技术文件应在5个工作日内评审，评审后登记记录，并按顾客规定的时间进行实施。4.9.3 顾客提供的工程规范需更改，由主管部门提请顾客批准后更改。4.9.4 工程规范更改影响到PPAP文件（控制计划、FMEA等）时，技术质量部负责更新PPAP文件，顾客需要时，更改后的PPAP文件提交顾客重新批准。4.9.5 外来文件的分发按“4.4.1”条执行。5 质量记录5.1 文件和资料发放、回收记录表5.2 文件资料登记清册5.3 文件更改申请单5.4 更改许可证书5.5 借阅登记表5.6 销毁记录表5.7 外来文件登记目录附件：