DA档案标准-DAT12一94 全宗卷规范1.pdf

中华人民共和国档案行业标准 全宗卷规范 D A/ 'r 1 2 -9 4 1 主题内容与适用范围 1 . 1 全宗卷是档案馆( 室) 在管理某一全宗过程中形成的， 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所 组成的专门案卷。 . ; 本规范规定了全宗卷的编制原则、 主要内容和整理、 管理方法 本规范适用于各级各类档案 馆和各机关、 团 体、 企事业单位档案机构( 以下统称档案室) 。 引用标准 D A / T 1 -9 2 档案工作基本术语 G B 9 7 0 5 -8 8 文书档案案卷格式 3 全宗卷编制原则 3 . 1 档案馆( 室) 对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 32 全宗卷的各种文件材料， 包括凭据、 清册、 报表应做到准确、 齐全、 规范。 3 . 3 全宗卷内的文件材料， 应按照其固有的特点， 保持文件材料间的有机联系， 反映全宗管理的历史而 貌， 以便于保管和利用。 4 全宗卷的主要内容 41 档案收集: 档案交接文据、 移交目 录， 接收、 征集记录， 档案来源和价值说明等。 4 . 2 档案整理: 整理工作方案、 分类方案、 案卷目录说明、 整理工作小结等 4 - 3 档案鉴定: 鉴定小组成员名单、 档案保管期限表、 鉴定档案分析报告、 销毁档案的请示与批复、 销毁 档案的清册等。 4 . 4 档案保管: 档案安全检查记录、 报告， 重点档案采取的特殊保护措施， 档案的抢救与修复情况报告 等。 4 . 5 档案统计: 档案收进、 移出登记， 案卷基本情况统计和重要的利用统计表等 4 . 6 档案利用: 全宗指南( 全宗介绍) ， 开放利用和控制使用范围说明， 档案汇编和公布出版情况及报批 文件， 档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 4 - 7 档案管理新技术的应用: 缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料 5 全宗卷的整理 5 门全宗卷内文件材料， 是随全宗管理的延续而逐渐增加的， 平时必须注意积累， 把全宗管理中产生的 文件材料， 先归入预设的卷夹内， 文件材料积累到一定数量时， 及时进行整理组卷， 数量较多的可设分 卷 5 . 2 整理组卷时， 必须认真检查、 鉴定文件材料的完整程度及其保存价值， 对于有重要遗缺或无保存价 中华人民共和国国家档案局1 9 9 5 一 0 6 一 1 2 批准1 9 9 5 一 1 0 一 。 1 实施 DA / T 1 2 一 9 4 值的应予以补齐或剔除。 5 . 3 卷内文件材料按间题一时间进行系统排列， 排列顺序为: 全宗指南( 全宗介绍) 、 立档单位大事记和 有关档案收集、 整理、 鉴定、 保管、 统计、 利用、 现代化管理等方面的文件材料， 在此基础上 编制卷内目 录。 5 . 4 卷内文件材料逐件加封面、 封底、 编件号， 装订后装入卷盒。 其封而、 封底尺寸长x宽为2 6 0 m m,( 1 8 5 m m， 封面著录全宗号、 件号、 全宗名称、 文件题名、 时间、 责仟者( 见图 1) 5 . 5 卷盒外形尺寸长X宽为3 1 0 m m X 2 2 0 m m， 其高度可根据需要分别设't% 3 0 m m; 4 0 m m的规格 ( 见图2 ) 卷盒面、 脊印“ 全宗卷” 三字， 并分别著录全宗号、 全宗名称和编制日期( 见图3 ) 6 全宗卷的管理 6 . 1 档案馆形成的全宗卷集中保管， 按全宗号 顺序排列编制全宗卷目 录 全宗卷内文件材料过多时， 可 分装数盒， 形成若干分卷， 并在全宗号 后加短横和分卷序号， 如: 5 0 - 1 . 5 0 - 2卷内文件材料封面的全宗号 也应与之相一致 6 - 2 馆藏全宗采取分若干个部类( 如按政权性质等) 管理的， 可 按部类分别排序， 编制全宗卷目 录， 相对 集中保管 63 档案室和馆藏全宗极少的档案馆， 其形成的全宗卷， 可置于每个全宗排列的卷首 64 全宗向档案馆或向有关单位移交时， 其全宗卷亦随同移交 D A/ T 1 2 一 9 4 汉 全宗号件 号 0 ( 全宗名称位1 ) 文件题名位1 ) 口囚1 空时间: 钊 ，责任者: 3S1do i s 比例尺: 1: 1 . 5 尺寸单位: m m 5 0 5 D A/ T 1 2 一 9 4 名称 : 全宗卷盒 尺寸单位: mm 图型 立体图 5 0 6 D A / T 1 2 一 9 4 k 's 卷 名称 : 全宗卷盒 图型: 外观效果图 图 3 附加说明: 本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。 本标准起草单位: 湖北省档案馆。 本标准起草人: 孙振涛、 葛成芬、 冯玉江、 吕炎生。