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行政管理文件 离职管理制度离职管理制度离职管理制度离职管理制度 第 1 页 共 7 页 1.0 目的 规范离职处理程序，确保公司和员工利益； 加强离职过程监控，发现不足，及时纠正，以减少人才的流失。 2.0 范围 适用于集团各成员单位所有非港职员工（港职员工可参照本文件做法） 。 3.0 定义 离 职 指员工与公司的合约关系终止，包括以下四种情况： 合同期内，员工提出解除劳动合同，即辞职； 合同期内，公司提出解除劳动合同，即解雇； 合同期内，员工连续旷工三日或月累计旷工超过(含)五日，则均为自动离职； 合同期满，任何方不续签合同即终止合约关系。 4.0 职责 部门负责人 培养、留住企业有用人才，减少人才的不合理流动，控制本部门员工流失率； 离职面谈、审批。 后勤服务部负责离职员工有关总务事项的处理。 财务部负责离职员工薪资计算和发放。 人力资源部 监督员工离职过程之处理，确保公正公平； 统筹、指导、督促各部门有效控制员工流失率； 组织离职员工面谈，调查离职原因，并进行统计分析； 负责离职员工有关的人事处理事项，包括人事档案。 5.0 内容 5.1 离职申请、审批程序 5.1.1 辞职 流程行动及要求负责 申请 填写交所属主管。辞职员工 面谈 收到员工辞职申请，三天内安排面谈： 了解促成员工离职的真正原因； 若一贯表现良好，应予以挽留，真诚要求员工重新考虑辞职申请， 力所能及地消除负面因素； 鼓励员工指出公司存在的问题和改善建议。 部门主管/ 经理 行政管理文件 离职管理制度离职管理制度离职管理制度离职管理制度 第 2 页 共 7 页 审批 若经全面努力后，无法挽留或无需挽留，则签批，应填写 面谈日期、面谈记录、离职生效日期，并确保离职生效日期为星期四， 面谈双方均应在确认面谈记录一栏签名确认。 签批后， 于面谈后的一个工作日内交人力资源部经理/主管 复查。 部门主管/ 经理 复查 接到，及时组织调查离职真正原因，收集员工心声，并给 予适当的调解。 人力资源 部经理/主 管 通知 人力资源部经理/主管复查完毕后，通知部门文员前来领回，并跟进员工 离职手续的办理。 至少应在有效日期前三个工作日交还部门。 劳资员 特别 事项 员工辞职须按以下规定提前通知公司，提前通知日期以提交离职申请单之日算起， 申请日期以提交申请单日期为准，申请之日计入提前通知日期内，而办理离职手续 日不计入提前通知日期内。 试用期员工，须提前 7 日通知公司； 已转正之员工，A 级员工须提前 7 日通知公司，其余均需提前 30天通知公司。 未按规定时间提前离职的员工： 若是部门要求员工提前离职且获得员工本人同意，由部门经理批准后，则可免扣 代通知金。 若为员工提出提前离职，则须按不足天数(指自离职申请日至正式离职日之天数与 规定的提前通知日天数相比)扣代通知金。 (计算方法：时薪员工每日按 8 小时计算，月薪员工按天数计算) 患有重病的员工若急于提前离职进行治疗，可凭镇级以上医院（或公司保健室） 的诊断证明经部门经理和人力资源部经理/主管签字同意后免扣代通知金。 员工辞职后，若消极怠工，经教诲仍不改者，可采取经济处罚。 5.1.2 解雇 流程行动及要求负责 申请 对于严重违反劳动纪律或公司规章制度、严重失职、严重损害公司利 益或出现不良工作表现经书面提醒仍不见改善等情况， 公司有权解雇 员工。 部门负责人 行政管理文件 离职管理制度离职管理制度离职管理制度离职管理制度 第 3 页 共 7 页 面谈 于离职前，应与被解雇员工进行面谈： 公司之所以解雇其的理由； 倾听员工对被解雇之事的意见； 引导员工认真反省，并对其未来发展提出建议和忠告； 按要求填写，交所属经理。 部门负责人 审批 确认员工过往工作表现，判断严重程度，认为理由充分，则签批，及时送人力资源部。 部门经理/总 经理 复查 接到，及时组织调查该员工表现及解雇员工的理由是 否正当、充足。 人力资源部 经理/主管 OKNG 人力资源部 经理/主管 签核 与部门经理、总经理沟通，给予处理意见，以达成共识； 若不能达成共识，则交董事总经理或董事长处理。 通知 复查完毕后通知部门文员领回，并跟进离职手续的办 理。 劳资员 特 别 事 项 解雇分为两种： 即时解雇，详见违纪过失处理制度有关规定； 提前通知：若已转正员工因工作不能胜任，则应提前 30 天书面通知其将被解雇。 未按以上规定时间提前解雇时，须按不足天数补代通知金(计算方法同)。 被解雇员工若无理取闹，纠缠领导，影响本公司正常生产、工作秩序的，将提请公 安部门按治安管理处罚条例之有关规定处理。 5.1.3 自动离职 序号行动及要求负 责 01 确定员工自动离职后一个工作日内，应填写，注明“自动离 职”交部门经理签批后，交人力资源部。 部门主管 02确认申请是否属实。属实，则签批；否则，则反馈所属部门经理。 人力资源 部经理/主 管 自动离职者不得向公司索取任何工资、福利和奖金。 发现有自动离职者，部门应第一时间通知人力资源部、后勤服务部等相关部门。因 延迟通知而造成的损失，由部门负责人负完全责任。 5.1.4 合同期满不续签合同 序号行动及要求负 责 注! 行政管理文件 离职管理制度离职管理制度离职管理制度离职管理制度 第 4 页 共 7 页 01 合同期满前，如无意续签合同，应提前三十天书面通知对方不续签合同。 原则上，在接到通知后一个月内应办妥离职手续（双方另有协定时间除 外，但此时应有书面协定并提交给人力资源部，按协定时间处理） 。 员工或 部门主管/ 经理 02 填写，注明“合同期满不续签合同”交部门主管和部门经理 审批后，交人力资源部。 员工或 部门主管/ 经理 03了解不续签合同原因，收集相关方意见并向公司反馈。 人力资源 部经理/主 管 04签批后通知部门文员领回，并跟进离职手续的办理。劳资员 特别说明： 以下人员不管什么原因离职，在执行以上程序后尚需执行以下特别程序： A、试用期满之 C 级（含）以上人员：必须经过总经理的审批； B、利润中心负责人和 D 级人员：必须经过总经理和董事长的审批； C、十佳员工和技术进步奖员工：必须经过总经理和董事长的审批； D、司龄满五年的员工：必须经过总经理和董事长的审批。 5.2 员工办理离职手续程序 除解雇、自动离职外，离职手续均统一安排于周四进行，其他时间均不办理离职手续。 流程行动及要求负 责 部门 交接 交接工作，离职者填写，详见工作交接制度 ； 交接工具，详见工具和资产管理制度 ，有计量工具需到计量室交 接； 到财务部办理工具核销手续； 离职前一天做好部门交接工作。 部门文员/ 负责人 退宿舍离职当天 9：00 前办理好退宿舍手续。离职者 离职手 续确认 10：30 到人力资源部确认考勤及离职手续。离职者 签收工 资单 17：00 到集团人力资源部签收工资单。 （工资将于离职手续办理后 7 个工作日内转到离职员工的银行帐户） 离职者 5.3 离职内部处理程序 行政管理文件 离职管理制度离职管理制度离职管理制度离职管理制度 第 5 页 共 7 页 流程行动及要求负 责 内部处 理流程 提前一天将离职人员名单发给相关部门，电脑部、总台、图书室等作 相关的处理，凡有扣款的于员工离职当天 10：00 前通知劳资员。 办理离职手续当天 8：30 前，各部门将离职员工的和 离职员工的 IC 卡交劳资员； 8：40 前，劳资员将和离职员工的 IC 卡交后勤服务部 统计员作后勤处理，包括宿舍、士多店、食堂、医务室等； 考勤员计算考勤，劳资员统计各类扣款； 12：45 前，劳资员将考勤资料及交财务部。 人力资源 部 后勤 处理 回收 IC 卡，并填写交宿舍管理员。 后勤服务部 统计员 抄水、电表，确定应扣水、电、住宿、有线电视等费用，同时通知该 离职员工所在宿舍负责人确认； 检查宿舍各设施是否完好，若为其所损坏，应追究赔偿责任，记录赔 偿金额； 将以上检查和确认结果填写在上并将离职申请单 及离宿通知单交后勤统计员处。 宿舍 管理员 回收工衣，仅适用于无工衣补贴的员工（如保安服等） 。 士多店 管理员 查询离职员工有无体检费用及试用期医药费或超额医药费并填写保健员 查询离职员工有无借书未归还记录，并在离职单上注明 图书管理 员 确认离职者所有消费，查询饭堂、士多店各项消费金额； 将以上所有费用（包括遗失、损坏之赔偿金额）均填写在上，交后勤服务部经理。 后勤服务 部统计员 审核有关总务的手续是否均已办妥， 确认所有需扣款的金额， 无误后， 於上签名，然后交人力资源部劳资员。 后勤服务 部经理 人事及 计粮资 料处理 统计该员工罚款和赔偿金额； 要求考勤员提供该员工完整的考勤资料； 填写，将以上资料交人力资源部经理/主管。 劳资员 行政管理文件 离职管理制度离职管理制度离职管理制度离职管理制度 第 6 页 共 7 页 审核所有手续均已办妥，各种资料均齐全后，于和上签名。 人力资源 部经理/主 管 更正电脑资料，封存该员工之人事档案，并根据需要通知相关人员。劳资员 财务 处理 计算工资经财务经理审核后交出纳员。 一般情况下， 于离职当日下午 17:00 到指定地点向离职员工发放工资 单： 依据厂证和身份证，核实无误方予发放，要求当事人签收。 原则上，工资不得由他人代签；若因某些特殊原因确需代签时， 由 本人提出书面申请。 工资单没有签收的，不给予转帐； 未开户员工的工资以现金形式发放。 计粮员 厂证回收 发放工资单后，回收厂证，统一销毁。出纳员 离职 面谈 对以下人员必须进行离职面谈，保持面谈记录： -试用期满后的 C 级（含）以上人员；-司龄满三年的人员； -十佳员工和技术进步奖员工及曾对公司做出较大贡献的员工。 除以上情况外，应有选择地对离职人员进行面谈，以便掌握离职的真 正原因。 人力资源部 经理/主管 离职 通知 对于主管级(含)以上人员以及特殊职位，如采购、报关、业务等人员 应发出离职通知。 必要时，应向外界如供应商、客户等书面声明离职者行为已与本公司 无关。 人力资源 部经理/主 管 其它 商住楼、工程师楼住户离职后若需继续留宿，需至后勤服务部领取申请表，填写 后交总经理审批方予留宿。留宿前按申请期限预交押金，金额由后勤服务部经理 确认，到出纳处交付。 禁止离职人员利用邮件公开发布负面或私人信息，违者将追究相关责任。 离职人员若想通过公司网络发布个人不满意见，可直接向集团人力资源部申请，经集 团人力资源部总监确认后放入“东江论坛” 。 5.4 离职统计 序号统计分析项目时间 01 全厂员工总流失率=统计期内离职的人数/期初期末平均在职人数 *100% 每月 8 日前 注! 行政管理文件 离职管理制度离职管理制度离职管理制度离职管理制度 第 7 页 共 7 页 02 试用期内员工离职率=统计期内离职员工中未满试用期的人数（不论 何因）/统计期内被试用的总人数*100% 每月 8 日前 03 试用期满员工流失率=统计期内已满试用期辞职的员工人数（不包括公 司裁员）/期初期末满试用期员工人数的平均值*100% 每月 8 日前 04离职原因分析。每月 8 日前 统计分析资料应分发各部门负责人。 6.0 记录和表格 记录编号保存期限保存地点空白表格 离职申请单FG-RS-07半年财务部见综合办公系统 离职员工人事资料离职后一年人力资源部 离宿通知单FG-ZW-06离职后三个月后勤服务部见综合办公系统 离职通知三个月人力资源部 离职分析报告一年人力资源部 7.0 参考文件和资料 8.0 本文件自年月日起生效。 9.0 本制度主管部门：。 10.0 本文件解释权归。 注!