时间利用培训资料 如何利用时间 时间管理培训.ppt

时间管理,2012年5月29日,目录,第一章 “时间管理”的概念 第二章 “时间管理”的基本准则 目标原则 20/80原则 四象限 和 “4D”原则 有序原则 对象原则 第三章 “时间管理”的方法和技巧 了解自己使用时间的方式和状况 做好工作计划 缩短别人干扰的时间 省时之道 第四章 “时间管理”的常见误区 结束语,第一章 时间管理的概念,1.1 什么是时间 ？ “时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”。 最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。那么时间究竟是什么呢？,第一章 时间管理的概念,时间的四项独特性：,1.2 什么是“时间管理” “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 时间管理的对象： 由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,第一章 时间管理的概念,思考 ？ 我们是否真的需要“时间管理”？这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。 有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的： 睡 觉： 21 年 工 作： 14 年 个人卫生： 7 年 吃 饭： 6 年 旅 行： 6 年 排 队： 6 年 学 习： 4 年 开 会： 3 年 打 电 话： 2 年 找 东 西： 1 年 其 它： 3 年 看了上面的这一组数据，您有何感受？,1.3 “时间管理”运用的必然性：,第一章 时间管理的概念,第二章 “时间管理”的基本准则,2.1 时间管理的六项基本原则 我们对时间管理的概念已经有了一个基本的认识，现在一起来探讨时间管理的 六 个 基本原则。,第二章 “时间管理”的基本准则,2.1 原则之一：明确目标 2.1.1 目标刺激我们奋勇向上 在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。美国的一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独居老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭和睡觉，虽然生活无忧，但他们后来的寿命一般不会超过七年。 有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢？,第二章 “时间管理”的基本准则,2.1.2 如何制定目标 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：,第二章 “时间管理”的基本准则,2.2 原则之二：有计划、有组织地进行工作 所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：,第二章 “时间管理”的基本准则,那么究竟该怎样做计划呢？ 大致的步骤如下：,计划的制定,第二章 “时间管理”的基本准则,2.3 原则之三：分清工作的轻重缓急,重要,非重要,紧急,非紧急,第二章 “时间管理”的基本准则,2.3.1 第一象限 是重要又急迫的事 诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。 2.3.2 第二象限 是重要但不紧急的事 主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。,第二章 “时间管理”的基本准则,2.3.3 第三象限 是紧急但不重要的事 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。 2.3.4 第四象限 属于不紧急也不重要的事 简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。,第二章 “时间管理”的基本准则,2.4 4 D 原则,第二章 “时间管理”的基本准则,2.4 4 D 原则 （成功人士时间分配比例）,测一测 你的急迫指数 ？ 大家好！我们已经学习了时间管理的原则系列之一和之二，现在给大家做一测试，看看你在做事情的急迫性上是什么样的情况。 急迫性指数测验 选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常） 1、我在压力之下表现最好。 （ ） 2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） 3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） 4、我休息时会觉得不安。 （ ） 5、我似乎永远在赶时间。 （ ） 6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） 8、我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） 9、我处理危机时表现最好。 （ ） 10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） 11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ） 13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 14、我常边工作边吃饭。 （ ） 15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ）,第二章 “时间管理”的基本准则,2.4 原则之四：合理地安排时间 80 / 20原理 ：花20%的时间，即可取得80%的成效 举个例子，传统式的电冰箱在结构上，冷冻库是位于上端，冷藏库则位于下端。当你使用冷冻库时，则往往非下蹲不可。而我们使用冷冻库的机率高达80%，使用冷冻库的机率只有20%，致使我们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。基于此，某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改，将冷藏库与冷冻库的位置做了对调，这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不难发现，这种设计就是利用了80/20原理,第二章 “时间管理”的基本准则,2.5 原则之五：与别人的时间取得协作 任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性； 例如 ：当我们需要到某一部门去参观学习，也需要提前与该部门人员进行预约，双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等的约定。否则，突如其来的打扰会令对方措手不及，甚至有可能将你拒之门外！,第二章 “时间管理”的基本准则,2.6 原则之六：制定规则、遵守纪律,第三章 “时间管理”的方法和技巧,3.1 分析自己使用时间的方式和状况 现让我们完成一下两个表格的练习吧 ！,第三章 “时间管理”的方法和技巧,3.1 做好工作计划，分类标准 类型 ： 按广度分 ： 战略性计划、作业性计划 按时间框架分 ：短期计划、长期计划 按明确性分 ： 具体性计划、指导性计划,第三章 “时间管理”的方法和技巧,3.1.1做好工作计划的注意点一 ：,3.1.2做好工作计划的注意点二 ：,4.1 6 点优先工作制 美国伯利恒钢铁公司总裁在公司濒临破产时向效率大师艾维利咨询求助，艾维得提出如下建议：,第三章 “时间管理”的方法和技巧,5.1 缩短别人干扰的时间 办公室的打扰无可避免，电话、来访、邮件等等，甚至有不少人对打扰提出了抱怨，同时也有无奈。,干扰来源,第三章 “时间管理”的方法和技巧,5.1.1 打电话的艺术,第三章 “时间管理”的方法和技巧,5.2 当你被打断时 5.2.1 来自上司的打断 来自上司的打扰最难控制，尤其是当你正在全心尽力地处理一项紧急而重要的事情时。不过，如果你就是一名上司，你还是应该首先想想，你是不是也会对下属这样呢？ 以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招： 有一位职员，每当他应召支见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等，一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。,第三章 “时间管理”的方法和技巧,5.2.2 来自下属的打断,第三章 “时间管理”的方法和技巧,5.2.3 来自同事的打扰 在上司打扰的时候，你只能无奈地加以接受；而下属在打扰你的时候，你可以将他的打扰方式加以定型化。可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点： （1）双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。 （2）不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的回报。 （3）想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？ 如果你让这些现象一直持续下去，你最后终究会一事无成。,第三章 “时间管理”的方法和技巧,6.1 省时之道 有时我们经常会听到这样的说词：“等我有空再做”。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上，没有所谓“空”的时间。你可能有休闲时间，却没有“空”的时间。,第三章 “时间管理”的方法和技巧,6.1.1 等待的时候做什么 带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等 6.1.2 逆势操作 将逆势操作运用在时间管理上，就意味着当别人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省下许多等待的时间。 6.1.3 追求互赖模式 双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。,第四章 “时间管理”的常见误区,不知道工作重点 拖拖拉拉 缺乏整理 对问题缺乏理解就匆忙行动 时断时续 消极情绪 没有委派与授权 分不清轻重缓急 惋惜不已或白日做梦,结束语：,最后，我们希望大家能通过一点一滴的改进与积累，寻求合适的支点位置，不断地扩大组织和个人的力量，促使生活品质和工作品质的改善，祝大家都有一个有意义、充满快乐的人生！ 谢谢！,