印章管理制度.doc

印章管理制度 印章管理制度BR-WD-HR&A16-2014发行版本修 改 码控制状态文件持有发放编号发布日期实施日期1.0 目的为规范公司印章的使用及管理，保护公司利益，避免相关风险，特制定本制度。2.0 范围本规定适用于公司公章、 法人代表印章、手签章及身份证复印件、营业执照复印件、公司部门(项目部)章及业务章、 财务专用章、 合同专用章及其它印章的保管、使用与管理。3.0 职责3.1 人事行政部负责公司所有印章的刻制、启用、废止和回收后印章的保管。3.2 财务部负责公司公章、法人代表章、法人代表手签章及身份证复印件、营业执照复印件、业务章、合同专用章保管。3.3 相关部门负责对经公司授权的其它印章的保管与使用。3.4 财务部负责公司的印章刻制申请表（附录1）、用印审批单（附录2）及公章使用登记表(附录3)的保存。4.0 印章的刻制、发放4.1 部门(项目部)如有刻制部门(项目部)印章的需求，由本部门(项目部)提出申请，经本部门部长审核，报总经理批准，由财务部实施刻制。4.2 财务部将部门(项目部)章刻制完成后发放至该部门(项目部)保管、使用。发放时应做好登记备案，并预留印戳，且由印章保管人员签字确认。5.0 印章的使用5.1 印章的使用范围5.1.1 公司正式公文、重要函件、向政府部门及有关单位报送的文件、报表，应盖公司印章。5.1.2 销售合同、采购合同等合同类文件，可盖合同专用章。5.1.3 其它业务往来的文件及部门发文可盖业务章及部门章。5.2 印章使用的审批权限5.2.1 申请部门的部长是公司印章使用的第一责任人，必须确保所需用印的文件内容符合公司政策和程序，不损害公司的利益。对需用印的文件，应尽量要求对方单位先盖章。5.2.2合同、协议书，意向书、框架协议、授权委托书，承诺书、公司声明书、对外投资、借款贷款和担保等对外出具的涉及公司的权利和义务或涉及资金往来内容的书面函件(统称重要文件)等，需加盖公司印章、法人章的，由用印申请人填写用印审批单，详细写明用印理由、文件主要内容、份数，由部门负责人、分管副总审核签字后，还须分管财务副总经理或总经理审核批准，再由财务部加盖印章。5.2.3加盖法人手签章的，除上述流程外，还需手签章本人签署意见。5.2.4使用部门(项目部)印章的，由使用人员填写用印审批单，经部门(项目部)负责人审核后，由部门(项目部)印章保管人员加盖印章，印章保管人一定要严格按照印章的授权使用范围来加盖印章。5.2.5本条5.2.2所涉及的文件盖章事项，已经董事长、总经理/副总经理审批的，应将董事长、总经理/副总经理审批意见复印件交印章保管人，印章保管人对需用印的文件审核无误后，方可加盖印章。5.3 印章保管人员操作程序5.3.1 印章保管人员应按公司规定，在用印前审核以下事项：(1)用印申请表的内容填写是否齐全，审批手续权限是否符合公司规定。(2)用印审批单上用印事项与实际需用印文件是否相符；5.3.2印章保管人员有权拒绝缺少审批、无权审批或越权审批的用印申请，并应及时向主管领导反映。5.3.3印章保管人员应对公司承诺书、声明书、非投标授权委托书等重要用印文件复印留存。5.3.4印章保管人加盖印章后保存用印审批单，并对每次印章的使用要进行登记填写公章使用登记表，在每月最后一天将本月的用印情况进行汇总，交公司人事行政部存档。5.3.5对盖章后发现错误的已盖章文件和材料，经办人员应及时交还印章保管人员予以销毁，重新盖章或采取其他措施。6.0 印章的管理6.1 各部门(项目部)必须指定专人负责印章的保管，保管人员须坚持原则，忠于职守，诚实可靠。印章保管人员调换岗位或短时外出(包括出差、学习或休假)时，应办理交接手续。6.2 严禁印章保管人员越权用印或未经批准将印章转交他人保管和使用。6.3 严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件上加盖印章，如确属特殊需要，由部门提出申请，经主管副总经理/总经理批准，并由经办人员事后将以上填写的实际内容向印章保管人员提交复印件或经主管部长签字的书面说明存档。6.4 严禁将公司所有印章带出公司，如确属特殊需要，由使用部门负责人提出书面申请，填写暂托公司印章授权书，经董事长或总经理批准，方可办理外借手续。6.5 公司印章如发生丢失、毁损或被盗等情况，遗失部门应立即通知财务部，并视印章种类办理公章遗失声明申请表（附录4），由人事行政部联系刊登印章遗失声明。不需要办理印章遗失声明的，应由遗失部门向人事行政部办理备案手续。7.0 法定代表人身份证复印件、营业执照复印件的领取及原件的借用7.1 部门需使用法定代表人身份证复印件、营业执照复印件的，由申请人提出书面申请，经部门负责人及主管副总经理审核同意并签字后，到保管人处领取，并由保管人在身份证复印件、营业执照复印件上注明仅限用于的范围。7.2 法定代表人身份证、营业执照原件除换证或年检年审必须使用外，一律不外借。如确属特殊需要，由使用部门负责人提出书面申请，说明理由及使用范围，并明确归还时间，经总经理批准，方可办理外借手续。8.0 重大合同、文件用印流程8.1 重大合同、文件是指有关公司收购、兼并、股权转让等涉及公司重大决策事宜所签订的合同、协议书，出具的重大文件。8.2 重大合同、文件用印应由各关联部门或人员共同审核、会签同意，并经法律顾问审核同意后，才能予以申请用印。9.0 印章档案管理9.1 凡各类起到法律效用的，具有永久保存价值的印章在终止使用后都应归档。9.2 归档的印章档案由二部分组成，印章与相应的文字材料，包括启用、终止的文件。9.3 印章档案整理需制作印模作为印章档案的组成部分。9.4 归档印章拍摄一套照片档案同时归档。9.5 以一件印章为单位整理、编目，建立印章目录。9.6 印章档案应设置专柜保管，以檀木香木料制作的箱柜为最宜。9.7 因印章管理不善，导致印章丢失、毁损或被盗以及违反用印审批程序擅自用印的，公司将根据情节轻重对于相应责任人给予相应的经济处分。9.8 对于因公司业务调整需要上交的印章，应填写印章上交申请表（附录5），经部门负责人审核同意后，由申请部门上交财务部统一保管存档，上交人和接受人在申请表上签署姓名和日期。9.9对于因公司业务调整需要废弃的印章，应填写印章销毁申请表（附录6），经部门负责人、总经理审核同意后，由申请部门和财务部共同予以销毁并由销毁人签署姓名和日期，申请表由财务部存档。10.0附则 10.1 本管理制度经总经理批准后实施。10.2 人事行政部保留该政策的最终解释权。11.0附表印章刻制申请表，表格编号：BR-WD-HR&A16-01印章上交申请表，表格编号：BR-WD-HR&A16-021 / 7印章刻制申请表 表格编号：BR-WD-HR&A16-01申请日期 年 月 日 申请人所属部门(项目)、职务申请刻制印章的种类、名称申请理由部门意见法务专员意见总经理意见印 戳 留 存注：印章刻制完成后，须按规定填写公章登记表，并交人事行政部存档。领用人： 日期： 印章上交申请表表格编号：BR-WD-HR&A16-02申请日期： 年 月 日 申请人：所属部门(项目部)、职务：申请上交印章的种类、名称上 交 理 由上 交 印 章 印 戳部门负责人意见 财务部意见上交人签名： 日期：接收人签名： 日期：