档案管理制度.doc

档案管理制度一、 总则1、 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本制度。2、 本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传、客户资料等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、 公司各部门、员工有保护档案的义务。4、 档案工作由总经理统一领导,分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。二、 档案机构及其职责1、 公司各部门指定专人负责管理工作。2、 档案工作由公司总经理统一领导，行政部负责接收，收集、整理、立卷、保管指定的各种档案，并监督各部门、各下属子公司的档案工作。3、 各部门应逐步完善档案制度，确保档案保管安全和方便利用采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。三、 档案的管理1、 整理办法：（1）方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。（2）步骤：A、收集：文书档案，当年立前一年的卷进，并预立当年的卷。B、整理根据分类和成立时间整理。C、分类：根据下述分类方法分类。D、立卷：区分不同价值确定保管期限：永久长期、短期。2、过程管理：（1）属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件有预立卷工作，并在事件结束后或在每月五日前将上月归档的预立卷的文件整理成册移交行政部保管，任何人不得据为已有。（2）属部门保管的档案：在每月五日前汇编成册上报行政部，各分级保管者在每年的一月十日前将前一年档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。3、监督：行政部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。4、销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监督，并在清单上签字。5、公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。6、在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理制度处理。7、借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室主任核准后，方可带出，用毕即归还，阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。8、分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。四、档案备份制度1、公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。2、各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。3、备份盘与源盘应分开存放。五、处理条例1、有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理若构成犯罪依法追究刑事责任：（1）毁损、丢失或擅自销毁公司档案。（2）擅自向外界提供、抄摘公司档案。（3）涂改、伪造档案。（4）未及时上报归档或管理不善的档案管理者。（5）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。六、责任1、本制度适用天公司全体员工。2、本制度监督责任部门为公司行政部。