加强行政工作提高履职能力.ppt

加强行政工作 提高履职能力,行 政,加强行政工作 提高履职能力,行，就是实际的做。,政，就是集体生活中的事物 。,行政的含义就是实际的做集体生活中的事 。,行政工作的核心内容简单的归纳就是三件事：,办文 办会 办事,加强行政工作 提高履职能力,加强行政工作 提高履职能力,办文 办会 办事,这三件事做好了，工作水平就会有较大幅度的提高，就会显现出“秩序井然，管理规范”的良好局面，而这三件事做不好，就会大大地降低行政效率，出现“大投入，小产出”的状况，甚至出现“负做功”的问题。,第一部分 如何提高办文的能力,办文分两个问题:,第二个是如何写材料,第一个是如何办公文,公文，是党政机关在管理工作过程中形成的具有执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布管理规章和制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作的重要工具。在实际工作中，发文是各级机关最常用最有效的管理手段和工作方式之一。,（一）公文处理,第一部分 如何提高办文的能力,按行文关系可分为三大类：,上行公文发往上级机关的公文，如请示、报告等。,平行公文发往平级或不相隶属机关的 公文，如议案、函等。,下行公文发往下属机关的公文，如决 定、通告、通知、通报、批复等。,第一部分 如何提高办文的能力,行政公文格式的依据,一是党政机关公文处理工作条例，它规定了公文的构成要素及其表达原则；,二是国家行政机关公文格式，它规定了公文各 个要素的排列位置、字体字号等。,第一部分 如何提高办文的能力,学院公文办理流程,需要以学院行政、总支名义印发的文件，根据内容由相关部门起草文稿。经部门负责人签字后（或多部门会签），报办公室。,拟 稿,经审核符合要求的文件经办公室负责人审阅后，送主管院领导审阅签发。重要文件提交院长办公会或董事会通过。,办公室负责对以学院行政、党总支名义发布的文件进行编号登记。,办公室负责对各单位草拟的文稿格式、文字进行审核。,文件经过签发、编号后，由办公室按照规定的公文格式印制，并会同或协助相关部门下发或上报。,第一部分 如何提高办文的能力,行文前的沟通： 先口头 后书面,第一部分 如何提高办文的能力,公文处理要把好“五关”,第一是把好政策关，确保公文权威性；,第二是把好内容关，确保公文准确性；,第三是把好结构关，确保公文严谨性；,第四是把好文字关，确保公文缜密性；,第五是把好格式关，确保公文规范性。,第一部分 如何提高办文的能力,1.把好政策关规范体式、法定效力,第一不能违反或不符合党和国家的法律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。,第二要看公文制定的政策是否超过发文部门的职能和权限。任何部门都必须在法律和政策赋予的职责范围内开展工作，不能越权越位。,第一部分 如何提高办文的能力,2.把好内容关,第一要看主题是否鲜明单一，主题是公文内容的核心，公文内容根据主题确定，公文论述围绕主题展开。,第二要看材料是否确凿翔实。包括数字、引文等。比如学生违纪处分文件。,第一部分 如何提高办文的能力,3.把好结构关,第一要看布局是否合理，是否符合主题需要。布局是紧紧围绕主题安排的，怎样利于主题表达，就应该怎样组织安排。,第二要看条理是否清楚，逻辑关系是否理清。,第一部分 如何提高办文的能力,4.把好文字关,第一要看语言是否准确,第一部分 如何提高办文的能力,不管是对事实的叙述，还是对问题性质的认定或是对处理意见的说明，必须表达准确，不能模凌两可，产生歧义。,第一部分 如何提高办文的能力,4.把好文字关,第二要看语言是否简洁,不要大话、空话、套话，要直奔主题，讲做法，说体会，谈打算。,5.把好格式关规范、统一规定,第一是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。,第二是文种不能混用 。,第三主送机关必须是一个。,第四成文日期的确定以领导签发的日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准。,第一部分 如何提高办文的能力,（二）材料拟定,第一点要有针对性,第二点搞好文章的布局,第三点材料、观点统一,第四点语言准确简洁,第一部分 如何提高办文的能力,1.有针对性,今天我们有一个会，有一位领导要讲话，那 么首先要了解听众愿意听什么，他们希望了解什么。比如说开学典礼上校长讲话稿，面对新入校的学生，他们希望了解校史、学校基本建设，学校教学成果等，因此，材料当中就要体现这些内容。,第一部分 如何提高办文的能力,我们写材料首先要把握一点是有的放矢，具有针对性。如果学院开一个会讲干部队伍建设，首先要找出干部队伍建设存在哪些问题，怎么解决这些问题。照着这个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半。,第一部分 如何提高办文的能力,1.有针对性,2.搞好文章的布局,文章结构可以简单的归结为两种结构:,一种是块状结构，一种是条状结构。,第一部分 如何提高办文的能力,块状结构可以分为三部分,第一就是“为什么” 第二就是“是什么” 第三就是“怎么办”,第一部分 如何提高办文的能力,第一，“为什么”，就是讲这项工作有什么意义。,第一部分 如何提高办文的能力,比如说，开一个干部大会加强领导班子的思想作风建设。我首先要讲为什么要加强领导班子的思想作风建设，有什么样的意义。它是我们做好工作的组织保障，是做好工作的前提条件，是工作进一步向前推进的基础等等。,第二，“是什么”，就是这项工作的内容是什么。,第一部分 如何提高办文的能力,比如说我们的干部队伍建设，要加强哪些方面的建设要给大家交代明白。我们的干部队伍结构是怎么样，如何调整结构、改善结构，这是讲“是什么”。,第三，“怎么办”，要有措施，要提出要求。,第一部分 如何提高办文的能力,第二种结构条状结构，开门见山讲几个问题。,比如：学生军训动员大会上领导讲话，可以采用这种结构来写，开门见山对参加军训的学生提出几点要求。,第一部分 如何提高办文的能力,3.材料、观点的统一,一个材料里面，一个讲话里面，如果只有材料，只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，那是流水账。,第一部分 如何提高办文的能力,如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材料来佐证那么是空对空，同样不能给人留下深刻的印象。,4.语言方面的问题,语言非常重要，语言要有群众的语言，我们不是搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我们的水平，这是难以为群众所接受的。 同样的我们的语言应该准确、简洁，特别是准确，这一点非常重要。,第一部分 如何提高办文的能力,第二部分 如何提高办会的能力,制订方案,把握重点,注意细节,制订方案,第一条是要周密思考,第二部分 如何提高办会的能力,做什么事情我们讲谋定而后动。制订会议方案就是如何办会的谋定，把方案搞好了，我们的会议就能确保成功。方案要全面，不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，都要按现实去模拟，这个特别重要。,第二条是要明确责任,第二部分 如何提高办会的能力,制订方案,每一个环节，每一项会务的工作，都要明确到人。有人来落实，有人来检查、督促落实。如果办小型会议可以，但是大型的会务必须是分工到人，而且有人督促落实。,第三条是要方案报批,第二部分 如何提高办会的能力,制订方案,有些事情不是我们能决定的，不是具体的会务工作人员能够决定的，需要单位的领导的审批。比如说会议确定几个发言人，确定哪几个发言人，不是想定谁就定谁，是要报批的。,把握重点,第一个是参会领导的接待服务 第二个是会场的准备,第二部分 如何提高办会的能力,第二部分 如何提高办会的能力,把握重点参会领导的接待服务,今天这个会有哪些领导出席，那么接待服务要搞好，这就包括前期给领导发请柬。有的还要安排车，领导来的时候有迎送。有的不光是本单位领导，还有外单位的领导，这方面我们要把它作为 一个重点。,第二部分 如何提高办会的能力,把握重点会场的准备,比如说话筒的问题。在会议开始的时候，话筒不响了，甚至有时响但有杂音。这就影响了会议的效果。还一个是会场条幅、标语、桌牌不能出现任何错误。再有就是排序，主席台的排序不能排错了。会场要准备好，正常会议开始了，那么会议就成功了一半。,关注细节,细节决定成败,第二部分 如何提高办会的能力,第二部分 如何提高办会的能力,关注细节,比如领导的讲话材料放在主席台上，没有过细检查，领导在讲话过程中发现少了页，这问题就严重了。再比如说有些领导不喝茶，就喝白开水，你给他上一杯茶，他有些不大习惯。如果你能考虑到，领导就会感觉到会务工作做得真的很细，连这一点都考虑到了。关注了这些细节我们就有可能把会务办得很完美。,任何行政机关都是办事机关 “办事”是行政机关的重要职能。,第三部分 如何提高办事的能力,都要明明白白，不能稀里糊涂； 都要雷厉风行，不能拖拖拉拉； 都要严谨细致，不能粗枝大叶； 都要有始有终，不能虎头蛇尾； 都要严格有序，不能杂乱无章。,第三部分 如何提高办事的能力,总之一句话，办事要滴水不漏。,第三部分 如何提高办事的能力,用敬畏的心态 按规则办 按程序办 分轻重缓急办,一、用敬畏的心态,“事思敬”， 办“大事”、“小事”、“简单的事”，不能敷衍了事。,第三部分 如何提高办事的能力,二、按规则办,游戏有游戏的规则，办事有办事的规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定，有的规则没有明文规定，是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则，都是应该严格遵守的，否则，就很难把事情办圆满。,第三部分 如何提高办事的能力,三、按程序办,讲规矩 讲程序 讲请示汇报,第三部分 如何提高办事的能力,第三部分 如何提高办事的能力,三、按程序办请示汇报,由于各部门干部是操作层，而不是决策层，所谓“办事”说到底是以示办事，按照院长办公会的决定、领导的指示办事。所以，请示报告是最基本的程序。无论是上级交办的事情，还是职责应办的事情，或是下级请示的问题，一定要按程序办理。特别是一些重大问题、敏感问题、一定要慎重从事，该请示的要请示，该汇报的要汇报，该研究的要提交研究，不能擅自主张，随意处理。否则，很难有好的效果。,四、分轻重缓急办,急事要急办,第三部分 如何提高办事的能力,但凡急事，都具有突发性和实效性强的特点，这就要求处置果断、快速、准确、稳妥，按部就班、不紧不慢就可能误事。,第三部分 如何提高办事的能力,四、分轻重缓急办,重点的事重点办,部门内部的事情可以先放一放，先把涉及全单位的大事、涉及领导的事情办好，这样我们才能圆满完成我们的任务，才能履行好我们的职责。,不妥之处请批评指正 谢谢大家！,加强行政工作 提高履职能力,