协商和信息交流控制程序.doc

文件编号：TY / CX-19协商和信息交流控制程序编写：审核：批准：协商和信息交流控制程序1. 目的建立有效的协商和信息交流、沟通机制，确保公司有关质量、职业健康安全、环境等信息的及时传递、处理，实现内、外部信息交流沟通，促进相关方的参与和满意，提高公司目标管理的能动性。2. 适用范围本程序适用于公司内部信息沟通和协商及外部信息沟通和处理。3. 相关文件3.1 TY / CX-01文件、法律法规和其他要求控制程序3.2 TY / CX-02记录控制程序4. 职责范围4.1 办公室为协商、信息交流的主管部门。4.2 质量安全处负责有关质量、职业健康安全、环境方面的内外部信息交流与沟通管理。4.3 各部门、项目部负责与本部门相关方的协商和信息交流与沟通。5. 工作程序5.1 作业流程图（见附图）5.2 信息交流和沟通的内容5.2.1 内部交流、沟通内容：A. 公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件；B. 相关规章制度、职责和权限的信息；C. 有关培训教育的信息；D. 事件调查、不符合及纠正措施和预防措施信息；E. 内外部审核结果，管理评审结果；F. 相关方信息、监视与测量信息；G. 合规性评价的相关信息；H. 重大环境因素、重大危险源风险评价信息；I. 管理者、公司的人员、部门的有关信息。5.2.2 外部交流、沟通内容：A. 相关法律、法规、标准，有关规定及其更改信息的获取；B. 顾客的要求、投诉方面的信息；C. 相关的通知、通报等外部文件和活动信息；D. 材料、产品信息；E. 管理体系监视与测量、审核与认证结果的信息。5.3 沟通方式：A. 召集会议和参加会议、洽谈、协商等；B. 各种报表、报告、简报、文件、通报、黑板报、刊物、会议纪要等；C. 邮政、电话、传真、通讯或信息系统等。5.4 信息的收集与传递5.4.1 各部门收到上级或相关部门来文，应交办公室进行收文登记，填写外来文件登记表（TY/JL-02），并呈报总经理审阅后进行发放。5.4.2 有关质量、职业健康安全、环境的法律、法规和标准由质量安全处进行收集与发放。5.4.3 各部门接收到相关信息后，应及时进行评审，实施与相关部门的沟通并做好沟通传递记录。5.5 信息的实施和处理5.5.1 公司的管理方针、目标和职责以及最新动态主要通过公司的人员参与、内外审核、管理评审、公司刊物及印发文件等形式传递到各层面。其他内部信息沟通可以会议、口头、文字、公司网络信息系统等传递方式来实现。5.5.2 公司工会和员工代表对施工现场的安全措施、个人防护设施和安全卫生要求通过提出建议和意见，参与危险源辨识及风险评价，当施工现场环境因素、危险源没有得到有效控制时，有权阻止或责令停止作业。5.5.3 涉及质量、技术、经营、环境、职业健康安全等专题信息，通过专题会议形式进行沟通；项目部对作业班组关于质量、环境、职业健康安全等相关要求，通过口头交待、技术交底等形式进行沟通，并填写技术交底记录（TY/JL-44）。5.5.4 与顾客的沟通途径包括招投标活动、中标后签订合同、图纸会审、工程例会、工程变更、竣工验收、质量保修记录、回访等。5.5.5 对顾客和相关方的意见及建议，工程处会同相关部门提出处理措施或建议，报生产副总批准，形成处理决定，在规定的时间内答复，并由质量安全处验证实施结果。5.5.6 各项目部应充分利用相关信息，掌握工程质量、职业健康安全、环境的运行趋势，从中寻找改进和预防的措施。5.6 过程的监视和测量办公室应定期抽检各部门、项目部对内、外部协商和信息交流沟通的畅通状况，评价过程是否满足要求。6. 记录6.1外来文件登记表 TY/JL-026.2文件发放/领用登记表 TY/JL-016.3 技术交底记录 TY/JL-446.4 工程回访记录 TY/JL-256.5 顾客和相关方满意程度调查表 TY/JL-276.6 会议纪要附图： 作业流程图相关方关注的信息相关方关注的信息传递管理评审改进措施与公司的人员协商沟通与顾客的沟通与供方的沟通与其他相关方的沟通信息处理汇总分析