蓝凌标准产品公文流转催办系统用户操作手册.doc

蓝凌标准产品公文流转用户操作手册（编号：SYS0105） 催办系统用户操作手册目 录1 催办系统11.1 功能描述11.2 使用说明21.2.1 检测催办模块21.2.2 新建催办21.2.3 编辑催办51.2.4 审批催办单51.2.5 阅读催办单61.2.6 删除文档61.2.7 搜索文档61.3 维护配置71.3.1 审批设置71.4 角色说明与分配建议7©Landray EKP. 蓝凌 版权所有 -iii-1 催办系统1.1 功能描述催办系统是为其他系统提供统一发送催办服务的数据库系统。用户在催办系统中创建其他系统的催办事件，设定催办条件和催办时间，系统将根据用户所定义的条件和时间定期地给相关人员发送通知，实现催办功能。系统代理触发时间为早上7：00。主要功能：l 催办模块的检测：自动检测关联系统。l 创建催办单：创建新的催办设置文档。l 审批催办单：设置审批催办文档审批人，审批人可以审批催办文档。l 修改文档：修改催办设置文档。l 阅读文档：阅读所有已审批通过的催办设置文档。l 搜索文档：搜索催办设置文档。l 删除文档：删除催办设置文档。催办系统主页面如下图所示。（催办系统图：催办系统主页面）1.2 使用说明1.2.1 检测催办模块打开催办系统页面，如下图所示。（催办系统图：催办系统页面）用来自动检测系统里有哪些模块有催办功能此操作是用于系统初始化或催办功能有更新时检测，自动检测系统里有哪些模块有催办功能。【检测催办模块】点击【检测催办模块】按钮，系统自动检测系统里有哪些模块有催办功能。注：检测催办模块前请到系统配置库刷新模块信息。1.2.2 新建催办展开左边导航树，打开“所有催办”文件夹页面，如下图所示。（催办系统图：所有催办文件夹页面）【新建】点击【新建】按钮，打开催办设置页面，如下图所示。（催办系统图：催办设置页面）基本设置：催办主题：填写催办设置文档的主题。起草人：起草当前催办文档的起草人。（系统自动记录为当前登录者）起草时间：起草当前催办文档的起草时间。（系统自动记录当前起草时间）催办模块：在下拉框中选择所需设置催办的系统名称。催办类型：选择催办的类型。催办类型分为：事务型的和文档型。l 事务型的催办触发时间由各模块设定，例如：资源借用的催办由资源借用模板设定资源应归还日期（催办触发日期）。催办系统根据所这个时间，可调整催办提前（或拖延）的天数，发送催办信息。l 文档型的催办则由用户在填写催办单的时候设定催办的日期，到催办日期后，系统检测是否有符合条件的文档，若没有则进行催办。事务型催办与文档型催办的最大区别就在于事务型的催办是因文档存在而催办，文档型的催办是因文档不存在而催办。注意：过期的文档，系统不再执行催办，如：设置3月2日触发催办的文档，在3月2日期过后，系统不再对这些文档进行发送催办通知。1. 事务催办样例（资源借用后需归还资源的催办通知）：创建一个资源申请单，审批通过后用户可到管理员处领用，管理员设定当前的资源应归还日期，在催办系统中设定在事件发生的前1天催办（提前天数可设定），则资源应归还日期的前一天，系统自动检测该资源是否已经归还，若没有归还则发送邮件催办通知。2. 文档催办样例（工作总结的月总结催办通知）：在催办单的负责人选项中填写所要催办的人或部门，循环设置选择，将催办周期设为每月的10号，提前3天催办，限定条件中的总结类型设为“月总结”，系统将会在每月的7号检测设定的负责人是否已经提交了“月总结”，若没有则发送邮件提醒。另外，设定到期前几天进行催办时，只能填写整数（可以填写负整数，负值表示在事件发生后催办）。文档名称：如工作总结为总结文档。负责人：被催办的人员，如设置的人员到催办日期时没有提交工作总结，则对这些人员进行催办。循环设置：设置催办的循环规律。循环设置分为：周期循环和仅一次循环。时间段：在下拉框中选择催办的时间段。起点：在下拉框中选择催办起点时间和设置催办在规定日期前多少天发送催办。限制条件：主题：对于某主题的文档进行催办，可设置需要催办的文档主题。总结类型：对于某总结类型的文档进行催办，可设置需要催办的文档总结类型。邮件设置：邮件标题：设置接收邮件的标题。邮件正文：设置接收邮件的正文内容，在正文中可输入“%创建文档链接%”，则会在催办的邮件正文中添加文档的链接。【暂存】催办设置完毕，点击【暂存】按钮，当前催办设置文档保存到“草稿箱”中。只有作者本人可对其进行阅读、编辑和删除等操作。【保存】催办设置完毕，点击【保存】按钮，保存催办文档，催办生效。1.2.3 编辑催办展开左边导航树，打开“所有催办”文件夹，单击需要编辑的催办文档，打开文档页面，如下图所示。（催办系统图：催办设置文档页面）【编辑】编辑催办文档。点击【编辑】按钮，文档进入可编辑状态。【保存】编辑完毕，点击【保存】按钮，保存最新编辑的信息。1.2.4 审批催办单审批人可以审批催办单，审批催办单共有三种打开方式。方式一：从收到的待办事宜里打开。方式二，从邮件系统里打开。方式三，进入催办系统，展开左边导航树，打开“待审批”文件夹，选择所需审批的催办单。待审催办单如下图所示。（催办系统图：待审催办单页面）【通过】点击【通过】按钮，通过催办设置审批，催办文档生效。【驳回】点击【驳回】按钮，驳回申请。1.2.5 阅读催办单展开左边导航树，单击导航树中的文件夹可以按照不同的分类查找阅读文件文档。使用目录树和翻页功能的操作方法可以参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“目录树”-“翻页”。1.2.6 删除文档有删除文档权限的用户可删除所有文档。删除催办文档，具体操作可以参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“删除文档”。1.2.7 搜索文档搜索包括快速搜索和高级搜索。搜索催办文档，具体操作方法可参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“搜索”。1.3 维护配置1.3.1 审批设置展开左边导航树，打开“审批设置”页面，如下图所示。（催办系统图：审批设置页面）审批人：选择审批催办的审批人，具体操作可参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“地址本”。【保存】设置完毕，点击【保存】按钮，审批设置保存完成。1.4 角色说明与分配建议催办系统角色功能说明：角色名称角色权限说明CreateDoc创建文档：创建催办单。DeleteDoc删除文档：删除催办单。EditDoc编辑文档：编辑催办单。Admin审批设置、模块检测：设置审批人，检测催办模块。角色分配建议：使用对象对应角色存取级别详细控制业务管理员CreateDoc编辑者创建文档读公共文档写公共文档DeleteDocEditDocAdmin用户读者读公共文档©Landray EKP. 蓝凌 版权所有 - 7 -