会议管理制度.docx

第 1 页 会议管理制度 特征码 yFCTFfgIYlQLCqYxbqAm 会议管理制度 一、目的 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减 少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 二、职责 （一）行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导 批准后到综合部登记备案。 （二）会务工作主要由行政管理部承办；其他部门主办或召集 的会议，行政管理部应予协助。 （三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行 政管理部整理、分发、立卷、存档。 第 2 页 三、会议分类 （一） 、公司部门周会制度 1、主持与记录：各部门助理记录，由部门主管主持 2、召开时间：每周一上午 10:00。特殊原因需要延期召开的由 部门主管提前通知。 3、参加人员：部门主管、部门员工 由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。 4、会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划。 （二） 、公司员工周会制度 1、主持与记录：由人力资源部召集，总经理主持，行政专员进 行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。 第 3 页 2、召开时间：每周五下午 4 点。特殊原因需要延期召开时由行 政专员提前通知。 3、参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加 例会的，应提前向人力资源部请假。 4、会议内容： （1）公司日常运作情况的总结。 （2）各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行 过程中出现的问题。 （3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。 （三） 、公司工作述职会议制度 1、主持与记录：工作述职会议由人力资源部负责召集，总经理 主持，行政专员进行会议记录。 2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时 间由人力资源部安排。 第 4 页 3、参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例 会的，应提前向人力资源部请假。 4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况， 如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。 （四） 、其他会议 1、公司年终总结表彰大会 总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集 体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。 2、各专题会议 相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是 针对运营管理、招商工作、企划工作、物业管理工作、预算管 理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。 3、员工发起的会议 第 5 页 公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度， 或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时， 可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会 议的范围，并由主经理批准。 四、会议召开 （一）会议安排： 1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时 召开的会议，会议召集部门应在召开前 1-2 天将总经理批准后 的会议通知单报行政管理部，由行政管理部进行统一安排，方 可召开。 2、行政管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公 布。 3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需 临时安排其它会议，组织部门应提前 2 天报总经理审批并报请 行政管理部调整会议计划，未经行政管理部调整的，任何人 （部门）不得随意调整正常会议计划。 第 6 页 4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得 安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整 体的原则。 5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上 不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得 批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交 办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果 负责。 （二） 、会议的准备： 1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应 由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作； 2、会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置， 并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 3、特别重大会议，应由行政管理部专人负责各项准备工作，具 体包括以下内容： 第 7 页 3。1 会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者） ； 3。2 会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发） ； 3。3 会议场所布置； 3。4 会议服务人员的安排； 3。5 会议签到； 3。6 会后事项安排。 3。7 会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像 工作。 （三） 、会议召开及传达： 1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效 率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。 2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文 件材料。 第 8 页 3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者 或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制， 时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的 时间要求。 4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会 议内容。 5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便 于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行 政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。 6、公司会议的会议纪要由行政管理部专人负责整理并由公司领 导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相 关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管 领导审阅签发并编号存档。 7、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行 汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、 下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专 人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将 第 9 页 各部门完成情况报公司领导。 （四） 、会议纪律 1、要严格遵守会议的开始时间，提前 3 分钟到达会议现场。不 得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞 助 10 元，迟到每超过一分钟增加 10 元，依次累加。如需请假 需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助 50 元。 2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少 提前一天通知。迟到的则缴纳 100 元赞助费，迟到每超过一分 钟增加 10 元，依次累加。 3、决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参 会人必须到场，迟到的则缴纳 500 元赞助费，迟到每超过一分 钟增加 10 元，依次累加。 4、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或 震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、 接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次赞 助 10 元，成长 10 次。 第 10 页 5、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情 况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑 现承诺的每次赞助 100 元。对于需要在会议上讨论的问题，提 前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问 题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。 第三十三条 附则： 本制度由行政管理部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关 规定执行