公司前台接待管理制度.pdf
. . 前台总机管理制度 公司前台接待是行政部门中的服务岗位之一，具有双重的身份 和责任，它体现公司的形象， 是公司市场推广的直接窗口，对公司的 产品推广及企业形象起到至关重要的作用。为了规范前台服务行为， 提升前台工作质量， 树立良好的窗口形象， 加强内外部的沟通桥梁作 用，制定本制度。 一、日常工作要求： 1.前台工作人员必须着装整洁、严肃 、 得体，提 前 10分钟 到 岗 , 严 格 履 行 岗 位 职 责 , 不 得 迟 到 早 退 , 不 得 离 岗 , 脱 岗 , 空岗, 不得随意找人代岗 2.前台周边接待区域要保持整洁，物品存放整洁，阻止无关人 员进入前台。违反者罚款20元/ 次，相关人员罚款 20/ 次 。 3. 前台工作人员有权监督员工上下班打卡考勤，对不接受监督的 员工可直接报于行政财务部进行处罚。 二 、来访客人接待： 1. 当有客人来访时，应起身站立，行欠身礼，面带微笑，热情 主动问候，使用您好、欢迎您、请问、请稍候等文明礼貌用语，耐心倾听 来客的来意，并根据来客的的需求给予热情周到的帮助。 2.对客人的咨询， 应细心倾听后再做出解答， 解答问题需耐心， 不能准 确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。 3.客人来访时，需询问来客贵姓、约见部门或人员，了解后通知有关 . . 人员到前台迎候，确有工作需要的，由约见人亲自带入工作区进行商 谈事宜，未有约见人带领不得擅自进入工作区域。 4.总经理等高管的客人，应电话确认后由相关人员引领至高管接 待区域，如领导不能立刻接待的应请客人稍等并说明情况。 5. 客人离开时，应使用、谢谢、再见、欢迎再来等文明礼貌用语。 6. 接待后前台人员请做好接待记录，填写相关表格。（见附件） 三、接听电话 1 前台人员须熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容等 相关信息，以便对客应答介绍。 有来电应及时接听， 必须使用“您好， 这里是深圳天道屋面技术有限公司，请问有什么可以帮您？”接听电 话必须口齿清晰、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到 不能解答的咨询业务问题应及时转接至相关部门，切忌态度生硬死 板。 2来电转接应在转接前使用礼貌用语“请稍后”，并立即转接。 3如转接电话无人接听，应说：“您好，先生/ 小姐，您要的电 话无人接听，请您稍后打来，或问清来电人是否需要转告或留言。 4对方要求转接他人应立即转接。 5电话旁应常备记事本，以便随时准确的记录来电客人的要求 和帮助解决的事项。 6. 如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释或热情的为 对方转接相关人事。 7. 处理完毕需登记相关信息。 （见附件） . . 四、国内、市内快递、报纸的统一收、发工作。 1发件： 在收到公司人员要寄的文件资料、物品时，要在快递登记表上登 记，注明发件人姓名、交发物品名称、交寄时间、收件人地址、姓名 以及其他要求，确认无误后再统一办理寄出。 2收件：前台收件后，应及时分类、登记并及时发放至收件人 手中，并在确认收件表上签字。 3.登记表格见附件。 五、 其他基本规定 1. 禁止衣冠不整者进入公司。 2. 谢绝推销者进入公司。 3. 对陌生来访者提高警惕，弄清来意，会见何人，注意保护公 司及员工财产安全。 4.公司员工不得在工作时间或办公区内会见私人朋友。 六、名片的印制与管理、订水 根据公司员工的变动，及时制作名片。一般员工为盒，部门总 经理为盒，公司领导随用随制。登记制作名片的员工名单及名片数 量，定期与名片制作公司结帐。 负责公司饮用水的订购， 催送、登记、并定期与饮用水公司结帐。 六、公司领导和办公室交办的其他行政工作。 注：此规定为草拟件，需经公司管理层讨论、修改通过后正式生效。 2014年8月20日 . . 附件1 一、客人来访登记表 1客人来访登记表（范本一） 年月日 序号姓名所在单位 来访 人数 是否 预约 被访人 事由 时间 备注 姓名部门到达离开 1 2 3 编制：审核： 2客人来访登记表（范本二） 来访人 姓名 来访人 单位 来访 时间 接待人 接待 内容 简况 处理意见： 处理结果： . . 编制：审核： 二、函件收发登记表 1信函与快件寄送登记表 日期寄送部门编号数量送达单位接收人 寄送人 （签字） 编制：审核： 2信函与快件签收登记表 日期来件单位编号数量接受部门签收人（签字） 编制：审核： 三、前台接待日志表 1接待工作日记表 日期记录人 收发记录 接待记录 电话记录 备注 编制：审核： . . 2来电备忘录 日期：年月日 序号来电单位 / 人联系方式来电事由被访人处理结果备注 1 2 3 编制：审核： . .
