公司行政管理体系.pdf

行政管理体系手册 批准：_ 审核：_ 编制： _ 目录 1企业行政管理体系的功能4 2企业行政管理体系的职能5 3. 企业行政管理体系的任务6 4. 企业行政管理体系的构建7 4.1 企业行政管理体系组织架构图7 4.2 管理职责8 4.2.1 行政管理体系组织8 4.2.2 职责、权限和义务8 4.2.3 管理评审8 4.3 行政管理体系文件9 4.3.1 行政管理手册9 4.3.2 程序文件（管理制度）9 4.3.3 记录文件（表、卡）9 4.4 文件和记录控制10 4.4.1 文件控制10 4.4.2 记录控制10 4.5 企业文化控制11 4.6 办公事务控制12 4.6.1 行政公文管理12 4.6.2 办公物品管理13 4.6.3 会议管理13 4.7 规章制度控制14 4.8 后勤事务控制16 4.9 公共关系控制17 4.10 管理改进18 4.11 其他过程改进19 一、企业行政管理体系的功能 一个好的企业，首先要有一个坚实、高效的团队。 企业行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它以总经理为最高领 导，由行政人事经理分工负责，由行政各个部门具体组织实施、操作的一个完 整的体系。 企业管理的具体工作的广度涉及到企业的全部运作过程，其深度设 计到企业的各个部门和分支机构的方方面面以及局外人难以想象的细微末节。 企业行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作， 都是某个方面的“业务” 。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、工 程（服务）、资金（财务）、发展（营销）几大块业务的顺利、有效进行和相互 之间的协调。 企业行政管理体系工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天 都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理 这颗大树上的枝枝叶叶而已。 概括起来说，行政管理的企业中主要有管理、协调、服务三大功能：其中 管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质是服务。 二、企业行政管理体系的职能 行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员 工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵， 研究市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级 干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一 笔重要业务等等。 为了做好纷繁复杂的行政工作，就必须建立健全和认真执行行政部门的各 项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而 建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率 的行政人员队伍： 同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统 的一系列硬件（如办公设施、生活设施） 、软件（如规章制度、工作程序） 、人 员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程 度上就会成为一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级 领导辅以“人治”。 行政管理体系工作基本包括：会议管理、办公物品管理、档案管理、公关 管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等， 参与企业的监督、控制、决策工作；以全面提高组织效能，提供必要管的保障 为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其理流通过程所 作的规划、组织、监控、控制、协调。 三、企业行政管理体系的任务 企业内部的各种事务是由多种要素构成的，人、财、物、信息、制度方法 等等都要参与其中，共同发挥作用，这就需要保持构成要素的齐全、有效，使 要素之间有最佳的配合关系。 企业行政管理的任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科 学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业职能活动的高效开展创造条 件、奠定基础、提供保障。要使企业做到： 人尽其才， 即为事务活动的有效运行提供人力资源保证，要通过科学分工、 优化组合、完善行为规范、教育培训与激励、合理配置各类从事事务处理工作 的人员，明确其职位，提高其素质，充分调动他们的积极性，充分发挥他们的 作用。 物尽其才， 即为企业职能活动提供必需的物质条件，要合理分配，正确使 用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗， 力争供求平衡。 财尽其用， 即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而 行，讲究成本效益，讲究核算，使有限的资金得到合理利用。 时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，要维护事务的时 效，以有力措施充分发掘时间的利用价值，合理配置时间，充分利用时间。 （1） 规定每年至少进行一次完整的内部审核，对审核发现的问题分析原因、 采取纠正措施并跟踪验证其有效性。 （2）对各控制环节（及其所属环节）责任人员履行职责、职权情况进行评 审，并提出意见。 12、其他过程控制 结合企业特性和实际，应当将其他过程控制（如：财务控制、执行力控制） 单独编制为控制要素，控制的范围、程序、内容如下： （1）明确对行政管理有重要影响的其他过程。 （2）任命其他过程控制责任人员，明确其职权、职责和义务。