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CEO教你如何写职场邮件 【导语】 本文是一位创业公司的CEO的博客。文中详述了职场邮件中需要注意的 方方面面，描述的很详细哦。看完本文，你也可以轻松掌握写一封 “看起来很专业的邮件”的技巧。 作者：韩沂纹 作为在职场待了多年的“老江湖”，其实我一直都在期待有一?篇这样 类似的文章，可以教人轻松掌握写一封“看起来很专业的邮件”。对任 何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修 养程度，也是代表你公司的形象。尤其对那些在求职路上的年轻人、或 者刚进职场的新人来说，以更加专业的面貌应对邮件往来显得格外重 要。今天我列了以下几个小小的意见，希望能对刚入社会的 “新人”有所帮助。 技巧1：邮件的送出何谓To （发送给） , 何谓CC （抄送），何谓 BCC （密送） 我发现很多人搞不清楚谁是“要对话的对象”，他们的邮件常常 “To”很多人，结果邮件没人冋应，还有甚至因为不注意这些抄送用法 而导致部门、同事、主管之间产生纷争。 （1）“To” 的人 浅显易懂是“你所沟通的对象”，但是除了这个“已经明确的人”之 外，还能To的人是直接关联的人，或是跟这件事有紧密联系的人，述可 能是你上下游任务接口的人。 （2） CC的人 CC的是“希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系”的人，通常 对方会是你的直属领导，或者是你“To”的人的直属领导，也有可能是横 跨部门、但是不跟此任务直接相关的人，却是希望他知晓的对象。 (3) BCC的人 BCC就是想要让特定的他知道、但是乂不想让邮件内相关人员知晓。这个 使用要小心，因为我亲身经历过被BCC的人没仔细看回了邮件 这是 令人尴尬的事，所以除非有特殊原因建议使ffl Forward （转发）。 注意事项： （1）很多人喜欢使用群组来发邮件，我个人认为除非你很清楚群 组内的每一个人，不然建议少用群组发送，这样就能避免一些人员收到 无关邮件的情况。 （2）尽量不要把你耍To的同事的直属主管放在“To List ” ,因为这 样就意谓你跟对方是平等，以及你意图这件事直接要对方主管执行甚至 是负责。故除非真有特殊原因，不然请放CC。 技巧2:邮件标题 邮件的标题需要一目了然。建议按照“【主旨】+【叙述】”的格式来撰 写。比如：“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨” o这里，“【新闻 稿】”是主旨部分，“轻松掌握”则是比较详细的叙述。 （1）标题的主旨 方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件，并且负责相关业 务的人立即知晓从而会阅读邮件。 方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件，所以当你想要找特定内容 的邮件时，你会发现你能利用“主旨”的关键词将相关邮件全部筛选出 来，邮件列表非常清晰。这对于主管级的人真是一个超好用的小功能。 (2)标题的叙述 建议标题的叙述部分，不要超过10个中文字，因为字数多，反而不会有 人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。 技巧3:邮件的正文 (1)收件人 在英文中我们会常用“Dear“、“Hi”或者“Hello ”当作开头 , 不过 在中 文，目前似乎常看见的就是“某某长官”或是“某某你好”这样 的敬称，因为没有敬语很容易会产生“命令口吻”或是“平等地位” 等 误会。所以收件人称谓要很注意。 如果可以，请一定明确收件人，尽量不要用“All ”来取代。收件人明确 了，这样才能确保对方能回复并且执行。如果邮件内是超过1个人 来负 责不同任务，那么请分段写，这样更清晰。 (2)主要内容 邮件的主要日的是耍让对方快速掌握需耍执行的内容，所以需耍保证以 下两条： 邮件正文内容不要超过800字。如果800字都无法说清塑，请直接沟 通，确定双方都达到共识后再发邮件。 如果需耍传递的内容比较复杂，建议提供附件。其他的辅助说明，提供 网络链接。 邮件内容如果能条列说明是最好，这能让看邮件的人快速领会。 (3)注意小细节 我常常发现很多人喜欢转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明。 我个人觉得这是很不专业的表现。如果邮件转发，请提列转发内容的重 点；如果是附件，也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。 有时候所提供的附件很大。因为现在很多人已经习惯在手机上看邮件， 故有个小建议当附件邮件过大，建议将附件单独提供给“所需要的 人”。或是在邮件上说明“如果需要，单独索取”，尤其邮件To & CC人 员很多的时候特别注意这一点。 我有时候会发现有些人喜欢把邮件的内容标注为不同大小的字体、不同 的颜色，甚至还使用粗体细体斜体的字型。我个人觉得这样会让邮件看 起来乱七八糟，所以建议一封邮件不要超过2种不同的视觉形式变化。 技巧4:结尾署名 署名对于对外联系人员其实非常重要，因为它包含着个人信息，比如名 字、职称、部门、电话、邮箱/ TM （即时通讯）、公司网址等等。现在 很多人还会加上个人二维码。 署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。 场軀躅前樂叢惡继做辣08妁便筠岀大观点专池侗邮存在的鉴毓漏成披 专业好文档精心整理欢迎下载