系统管理作业流程及岗位责任管理制度.docx

第 1 页 系统管理作业流程及岗位责任管理制度 特征码 qJiDOVRVSkKhMyjOSYId 系统管理作业流程及岗位责任管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范公司企业资源规划（以下简称 K/3 ERP）系 统的管理，特制定本制度。 第二条 K/3 ERP 系统各岗位人员的职责管理除有公司有特 殊规定外，皆按本制度执行。 第三条 K/3 ERP 系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳 入公司 KPI 目标考核体系。 我司 ERP 系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、 仓存管理、车间生产管理、计划管理、财务管理七大类模块， 每个 模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的 第 2 页 设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位： 模块 职能部门 关键用户 数据输入员 数据审核员 系统设置管理 工程部 工程部经理 资料组文员 资料组组 长 销售管理 生管部 生管部主管 销售数据处理员 生管部主 管 采购管理 采购部 采购部主管 采购单据处理员 采购部主 管 仓存管理 物流部 物流部主管 仓库数据管理员 物流部主 管 车间管理 生产部 生产部经理 生产流程控制员 生产部经 理 计划管理 生管部 生管部主管 计划管理员 生管部主管 任务管理员 第 3 页 财务管理 财务部 财务部主管 总账管理员 财务部主管 成本管理员 存货核算员 应收管理员 应付管理员 固定资产管理员 系统维护 IT 部 IT 部经理/系统工程师 第五条 ERP 项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人 员、主管、ERP 系统工程师及公司领导层组成，对整个 ERP 项 目的实 施负总责。其中项目领导小组由副总经理任组长，各部门经理 组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协 调各 第 4 页 项资源为系统实施成功提供保障。ERP 系统工程师（项目经理） 负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实 施 提供技术支持和保障，提供系统二次开发； 第六条 各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络 ERP 系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有 问题 。 第七条 各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块 操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进 程 操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操 作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完 善。 第八条 最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手 第 5 页 册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问 题 后将新的问题和解决方法加入操作手册。 第九条 ERP 系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级 的关联性，ERP 系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又 是下 层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报 告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正 确； 同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下 层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错 误不 能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应 及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正； 第十条 ERP 系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐 号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。 第 6 页 第十一条 ERP 系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时 退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。 如 因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。 第十二条 ERP 系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各 项规定。 岗位说明 第十三条 系统设置管理模块（工程部） （一）系统设置管理模块工程部经理 主要职责： 负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总 体方案； 第 7 页 审核并签字确认本模块所有作为 K/3 系统输入依据的基础 文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料 BOM 文件、单 位换算 系统文件等； 负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作 流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码 的增 加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理 流程、新旧产品 BOM 处理流程等； 对于物料数据表中的物料属性（自制、外购） 、缺省仓库、 财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式 等 部分以及物料 BOM 表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指 导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置； 分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料 数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正； 第 8 页 协助做好 KPI 考核工作； （二） 、系统设置数据-资料组组长 负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM 层 次设置方案和工艺路线、生产损耗，并提供给系统设置数据管 理员 执行； 负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工 作日内收集数据并提供给系统数据管理员输入、修改数据； （三） 、系统设置管理-资料组文员 主要职责： 负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部门主管 签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物 料数 第 9 页 据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入 无误； 负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、 修改各项物料不同单位间的换算系数； 不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数； 保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统 改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门； 当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知 （邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况， 如 确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况； 负责根据系统数据提供员签发的 BOM 层次设置方案和工艺 路线文件，设置物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材 料、 第 10 页 半成品的物料替代； 保证物料 BOM 与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工 艺修改书面通知后，及时修改物料清单并以系统中改变后的物 料清 单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门； 负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、 更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据； 新产品的完整父 BOM 和子 BOM 在接到数据提供员提供的完 整数据后，必须在四个小时内完成录入确认工作，并列印受控； K/3 工作流程： 收到系统数据提供员提供的各类基础数据录入 K/3 系 统本人检查确认反馈给数据提供人员审核确认列 印受 控 第 11 页 系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、 物料名称、详细的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制 件 、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检 验方案等； 系统提供员提供的物料 BOM 单必须结构完整，最底层子项 物料必须为外购件，自制件物料必须有一个或以上 BOM 存在， 物料父 BOM 和子 BOM 相嵌套.内容包括：版本号、子项物料单位用量、 损耗率、物料替代等； 系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能，因 系统数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更 正提 供，否则责任自己承担； 系统业务功能名称：基础资料物料、计量单位、BOM 第 12 页 维护、工程变更 合作部门：生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务 部 第十四条 销售管理模块（生产管理部） （一） 、销售管理模块生管部主管 主要职责： 1、 负责制定客户编码、操作人员的工作分配； 2、 制定、发布、完善销售管理基础数据，3、 增加修改 流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程 图； 4、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础 文件，5、 包括客户编码、客户资料、运输提前期文件等； 6、 如有特殊情况或订单变更时，7、 应及时通知销售订 单处理员； 第 13 页 8、 指 9、 导、监督销售数据管理员、销售订单处理员的 工作，10、 检查销售基础数据的正确性，11、 销售订单的正 确性 ； 12、 跟踪销售订单执行情况，13、 如有错误及时指 14、 导纠正； （二） 、销售数据管理员 主要职责： 负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料 的输入、更新； 根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销 售订单； 每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部，不能因自 己的工作延误影响财务的出货对帐； 第 14 页 如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知 相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部 门主 管反应并等候相关指示； 保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接 到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延 误超 过半日，不能影响下层业务处理； 跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单， 以免延误，并及时将情况反馈给部主管； K/3 工作流程： 1、 收到部门主管提供的销售单销售订单 K/3 系统录 入本人检查确认反馈给部门主管审核确认列印交 财务 第 15 页 通知下层用户； 2、 审核确认的销售订单于不 3、 超过下一工作日通知下 游物控人员处理； 系统业务功能名称：基础资料客户、销售订单处理 合作部门：工程部、财务部 第十五条 计划管理模块 （生产管理部） （一） 、计划数据管理员() 主要职责： 1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统 设定； 2、负责检查计划物料 BOM、关键物料清单的完整性、准确 性； 3、负责依据部门主管签发的月生产计划、产品生产的优先 第 16 页 顺序、物料库存情况制定合理的采购申请单，并在当天通知采 购 部门； 4、负责定期运行 MRP 物料需求运算，可以每两个工作日进 行一次，计算前应检查销售订单、物料 BOM 是否有遗漏或错误 的， 如发现问题必须马上向工程部门、销售数据管理员反映并要求 更新，待数据正确无误后在进行 MRP 运算； 5、计划有变动时，及时调整并维护、重运行 MRP 物料需求 计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知； 6、当收到下游采购部、生产任务管理员反馈的运算单据错 误质疑通知后，有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题， 如有误马上协助解决； 系统业务功能名称：物料需求计划方案设置、物料需 第 17 页 求计划MRP 计算、采购管理采购申请； 合作部门：工程部、物流部、采购部 （二） 、生产任务管理员；（） 主要职责： 根据计划数据管理员 MRP 计算生成的生产任务单，负责对 任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单； 当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任 务单执行情况明细； 负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、 列印工作； 发现上游 MRP 生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任 务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决 因产品 BOM 错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产 投料单，必须通知工程部门在一个小时内立即更新； 第 18 页 系统业务功能名称：生产任务管理生产任务单、生产 任务管理生产投料单 合作部门：工程部、生产管理部 K/3 工作流程： 1、 每个工作日检查上游销售订单及对应物料 BOM 是否正 确，2、 然后对其作 MRP 运算调整审核生成的采购申请单 通 知采购部门； 3、 检查生成的生产任务单调整并下达生产任务单 维护审核生产投料单列印生产投料单通知物流部门 备 4 、 料； 第十六条 采购管理模块（采购部） 第 19 页 （一） 、采购管理模块-采购部主管 主要职责： 1、 负责制定采购合同、委外加工合同、以及供应商编码 原则； 2、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础 文件，包括供应商编码、供应商资料等； 3、 负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常 采购、采购退货，编写流程图； 4、 提供供应商编码文件给采购订单处理员，供应商编码、 税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员。 1 2 下一页