水利工程建设项目档案管理规定.docx
第 1 页 水利工程建设项目档案管理规定 特征码 fIwxceGQUlKaJwxIboxW * 水利工程建设项目档案管理规定 （水办20XX480 号） 第一章 总 则 第一条 为加强水利工程建设项目（以下简称“水利工程 “）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充 分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据中华人民 共和国档案法 、 水利档案工作规定及有关业务建设规范， 结合水利工程的特点，制定本规定。 第二条 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工 验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、 声像等不同形式的历史记录。 第三条 水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的 第 2 页 重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工 程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全 制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开 展。 第四条 本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可 参照执行。 第二章 档案管理 第五条 水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的 各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和 整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收 集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量 时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目 成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同 时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。 第六条 各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门, 认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。 第 3 页 第七条 项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做 好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建 单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法 人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目 法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人 员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。 第八条 勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单 位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程 档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位 移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应 及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归 档和向流域机构档案馆的移交工作。 第九条 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作 的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进 行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的 文件材料。 第 4 页 第十条 水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要 依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把 好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的， 不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求 的，项目法人不得返还其工程质量保证金。 第十一条 大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、 符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备； 其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。 所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和 生产准备费中。 第十二条 项目法人应按照国家信息化建设的有关要求， 充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档 案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工 程建设与管理服务。 第十三条 项目法人应按时向上级主管单位报送水利工 程建设项目档案管理情况登记表 （附件 1） 。国家重点建设项 目，还应同时向水利部报送国家重点建设项目档案管理登记 表(附件 2)。 第 5 页 第三章 归档与移交要求 第十四条 水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短 期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。 第十五条 水利工程建设项目文件材料归档范围和保管 期限表 （附件 3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则 规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归 档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。 第十六条 水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件 材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材 料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内 容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行 审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与 整编质量情况的专题审核报告。 第十七条 水利工程文件材料的收集、整理应符合科学 技术档案案卷构成的一般要求 （GB/T1182-2000） 。归档文件材 料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、 准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图 及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图 第 6 页 纸应按技术制图复制图的折叠方法? /SPANGB/T10609.3-1989）要求统一折叠。 第十八条 竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须 做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项 目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位 应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位 在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章“（附件 4-1） ，有关单位 和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴 定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图： （一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签 署竣工图章； （二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在 原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工 图章； （三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或 图面变更超过 1/3 的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图 章） 。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图 标栏内注明“竣工阶段“和绘制竣工图的时间、单位、责任人。 第 7 页 监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章“（见附件 4- 2） 。 第十九条 水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要 补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录 音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材 料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设 重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。 第二十条 电子文件的整理、归档，参照电子文件归档 与管理规范 （GB/T18894-20XX）执行。 第二十一条 项目法人可根据实际需要，确定不同文件材 料的归档份数，但应满足以下要求： （一）项目法人与运行管理单位应各保存 1 套较完整的工 程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存 1 套） ； （二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则 只保存与其管理范围有关的工程档案材料； （三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项 第 8 页 目产权单位保存，其他单位保存复制件； （四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重 要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交 1 套完整 的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见 附件 3） 。 第二十二条 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。 档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件 5） 。 交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位 公章确认。 第二十三条 工程档案的归档时间，可由项目法人根据实 际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法 人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项 目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工 程竣工验收后三个月内完成。 第四章 档案验收 第二十四条 水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要 内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量 第 9 页 达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收 或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。 第二十五条 各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收， 应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由 水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管 部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他 单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案 人员参加。 第二十六条 大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项 验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案 专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工 验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工 验收主持单位的档案业务主管部门负责。 第二十七条 水利工程在进行档案专项验收前，项目法人 应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情 况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有 关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。 档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件 第 10 页 材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质 量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。 第二十八条 档案专项验收的主持单位在收到申请后，可 委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收 条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收 组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行 政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关 单位的档案专家作为验收组成员参加验收。 第二十九条 档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下： （一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、 归档、移交、管理与保管情况的自检报告； （二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告； （三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听 取被委托单位的检查评定意见； （四）查看现场（了解工程建设实际情况） ； 第 11 页 （五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。 抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的 8，其中 竣工图不得少于一套竣工图总张数的 10%；抽查档案总量应在 200 卷以上； （六）验收组成员进行综合评议； （七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议 代表反馈； （八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意 见。 第三十条 档案专项验收意见应包括以下内容： （一）工程概况。 （二）工程档案管理情况： 1、 工程档案工作管理体制与管理状况 第 12 页 2、 文件材料的收集、整理、立卷质量与数量 3、 竣工图的编制质量与整编情况 4、 工程档案的完整、准确、系统性评价 （三）存在问题及整改要求。 （四）验收结论。 （五）验收组成员签字表。 第五章 附则 第三十一条 本规定由水利部负责解释。 第三十二条 本规定自 20XX 年 12 月 10 日起施行，原水利 部制定的水利基本建设项目档案资料管理规定 （水办1997 275 号） ，同时废止。 第 13 页 *
