印章及证照管理制度.doc

公司印章、证照管理制度第一章总则1、 为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，依据公司规范运营、防范 风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理制度。2、 本管理制度所指印章包括行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章 等具有法律效力的印章；证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务 登记证、社会保险登记证等合法证照。3、 公司的印章、证照统一由公司财务部进行管理，总经理应确定具体的印章、证照保管 及使用责任人（以下简称为印章专管员、证照专管员）；专管员要树立高度的责任心 ，保证印章、证照保管和使用的安全。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管。第二章印章管理4、 公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。5、 公司各部门一律不得自行刻制公章。6、 印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不 得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若 发现意外情况应立即报告。7、 印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专 管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员 应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责 任，落实到人。8、 交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单（附件1），登记交接日期、 管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。9、 公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法 人章的，或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，使用人或需使用的员 工应在印章专管员处填写好印章使用登记表（附件2），并经双方签字确认。印章 专管员应对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章。十、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责 人审批后盖财务专用章。十一、未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章 。二、 印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写印章外借登记表 （附件3），经双方签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管， 如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。三、 印章使用完后，需到印章专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章专管员应 对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。四、 相关文件经盖章后，应将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印 件存档。已盖章的文件若不能使用，必须交回财务部销毁。第三章证照管理五、 公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。六、 证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检、变更、更 换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。七、 公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写证照使用 登记表（附件4）；经使用人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有 关证照的复印件如不能使用或使用后应交回财务处进行销毁。八、 公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写证照外借登记表 （附件5）；经使用人和证照专管员签字确认后，方可外借使用。外借人员应对证照 进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。九、 证照使用完后，需到证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；证照专管员应 对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。第四章二十、 本制度经总经理批准后执行。二十一、 本制度由公司办公室负责解释。其他附件1印章交接单部门名称：交接印章名称： 交接日期：年月日以上印章自年月日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均 由印章接收人负责。移交人：接收人：年月日 年月日印章授权人签字确认： 年月日附件2印章使用登记表序号印章类型用途部门使用人签名日期印章专管员签名1234567891011121314附件3印章外借登记表序号印章类型用途部门使用人签名借出日期归还日期印章专管员签名1234567891011121314附件4证照使用登记表序号证照名称用途部门使用人签名日期证照专管员签名1234567891011121314附件5证照外借登记表序号证照名称用途部门使用人签名借出日期归还日期证照专管员签名1234567891011121314