湖南省学生资助管理系统.doc

湖南省学生资助管理系统使 用 手 册（高中学校版）湖南省学生资助管理中心南京君度科技有限公司2011年11月目 录1高中贫困生库31.1高中贫困生信息导入31.2贫困生家长信息导入41.3贫困生资格认定51.4在校贫困生库管理81.5贫困生变更过程查询101.6历史贫困生查询112高中助学金112.1为贫困生申请助学金122.2助学金信息批量导入122.3高中助学金申请登记132.4上报附件数据登记142.5上报附件数据打印162.6已获助学金查询183高中社会资助183.1为贫困生申请社会资助183.2高中申报社会资助193.3社会资助项目设置194高中校内资助204.1为贫困生申请校内资助204.2高中申报校内资助214.3校内资助项目设置225系统管理225.1Portlet首页225.2消息管理235.3密码修改246帮助中心241 高中贫困生库此模块是对高中家庭经济困难学生进行资格认定、资助过程、受资助情况进行集中管理的子系统。经过高中登记上报、区县审核、市州审核、省资助中心审核最终成为贫困学生。1.1 高中贫困生信息导入此模块用于给高中用户批量导入高中贫困学生的基本资料。导入的数据可是必须满足系统要求，可以在线获取“导入模板”格式。注意：导入的数据将按照这个文件的数据格式（列顺序、行头不能改变），才能导入。否则，无法导入数据格式。1、 访问方式高中用户登录系统之后，在“高中贫困生库”-“高中贫困生信息导入”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）、下载贫困生导入模板，点击按钮，保存在自己的文件目录下。导入的数据将按照这个文件的数据格式进行规范后，才能导入。否则，无法导入数据格式。（2）、点击“浏览”按钮，选择与模板Excel文件格式相一致的数据文件，然后点击“预览导入”按钮，当列表页面的最右侧的“信息提示栏”数据显示为“预览”字样，则表示该行的数据格式正确，否则此处将显示错误原因，可点击，将错误数据导出。（3）、格式正确的数据可进行下一步操作，点击“”按钮，在右“信息提示”栏中显示为“导入成功”的数据将导入到系统。那些没有导入成功的数据，在此“信息提示”栏中将显示错误原因。错误数据可以点击“导出错误数据”下载这些错误的数据，根据错误原因修改后可以继续导入，操作回从此（2）步开始，直到成功。1.2 贫困生家长信息导入此模块用于高中用户批量导入贫困学生的家长数据，这些数据包括：家长姓名、学生关系、工作单位、职业等信息。注意：导入的数据将按照这个文件的数据格式（列顺序、行头不能改变），才能导入。否则，无法导入数据格式。1、 访问方式高中用户登录系统之后，在“高中贫困生库”-“贫困生家长信息导入”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）、下载贫困生家长导入模板，点击按钮，保存在自己的文件目录下。导入的数据将按照这个文件的数据格式进行规范后，才能导入。否则，无法导入数据格式。（2）、点击“浏览”按钮，选择与模板Excel文件格式相一致的数据文件，然后点击“预览导入”按钮，当列表页面的最右侧的“信息提示栏”数据显示为“预览”字样，则表示该行的数据格式正确，否则此处将显示错误原因，可点击，将错误数据导出。（3）、格式正确的数据可进行下一步操作，点击“”按钮，在右“信息提示”栏中显示为“导入成功”的数据将导入到系统。那些没有导入成功的数据，在此“信息提示”栏中将显示错误原因。错误数据可以点击“导出错误数据”下载这些错误的数据，根据错误原因修改后可以继续导入，操作回从此（2）步开始，直到成功。1.3 贫困生资格认定此模块提供给高中对家庭经济困难学生资格进行确认，经过本级确认符合贫困条件后，登记学生信息。并在收集齐全后上报上级市县进行审核。1、 访问方式高中用户登录系统后，在“高中贫困生库”->“贫困生资格认定”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）新增贫困生，新增一位贫困学生的基本信息，如下图：（2）修改，修改一条贫困生的信息。（3）删除，删除已选中的数据（可同时选中多条）。（4）上报市县审核，将所有数据提交市县审核，上报之后不可再新增。（5）当前贫困生状况，系统提供在校学生总数的登记、并自动统计出当前贫困生库中的贫困生数量（为确保数据的一致性，点击“统计贫困生人数”的按钮，系统会自动将贫困生库中的数量统计出来，显示在此处）。有了这两个数，系统自动统计出的贫困生占在校生的百分比数据，给学校提供资助比例的参考。（6）批量上传照片：第一步，照片以学生的身份证号命名，如下图方式转换。右击图片“重命名”以学生的身份证号命名第二步，将改名后的图片打包成zip格式（可多张照片一起打包上传，多张打包时，直接选中多张照片，右击压缩文件），点，再点。 第三步，添加照片完成后，点即可。 第四步，开始按身份证对比，如果提示“正在比对或已比对”，表示比对失败，系统中没有此身份证号，或者打包出错；如果提示“文件对比成功”，则表示照片比对成功，到相应的人申请界面就可以看到自己的照片了。1.4 在校贫困生库管理此模块对当前学校在校的学生贫困学生的管理，管理内容有：修改贫困学生基本信息部分字段、调整级别、撤销资格、维护获取资助情况、导出数据等操作。1、 访问方式高中用户登录系统后，在“高中贫困生库”->“在校贫困生管理”下2、 界面示意图3、 操作说明 （1）修改，勾选一条已存在数据进行贫困生的信息修改。（2）撤销贫困生资格，撤销已存在的贫困生信息，填写贫困原因后，此学生信息只能在“历史贫困生查询”可以查询到。（3）单个资助修改，对单个学生的获得的资助项目、金额进行登记或修改。添加多个资助项目时，点击“添加”按钮，下图：（4）批量资助信息登记，对多个学生获取相同的资助项目进行登记，一次登记，更新所有选中的多个学生，如下图：（5）重复上次登记，此功能是针对批量资助信息登记而言，将上次“批量资助信息登记”中登记的资助项目和金额等信息，复制给新选中的这些学生，让这些选中的学生同样获得这些资助。免去了多次重复录入一样的数据的工作量，大大提升效率。（6）导出全部数据，导出所有的贫困生数据。（7）导出勾选数据，导出所勾选的（可以勾选多条）数据。1.5 贫困生变更过程查询此模块提供给高中查询某个学生的变更记录，这变更包括：获得贫困资格、变更资助登记、退出资助库的原因等。1、 访问方式 用户登录后，在“高中贫困生库”->“贫困生变更过程查询”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）查询，在查询框中可输入不同的查询条件进行范围查询。1.6 历史贫困生查询此模块实现对毕业、取消贫困资格的那些曾经是贫困生库中的学生的资料进行查询，便于事后进行管理和维护，以及数据分析之用。1、 访问方式 用户登录后，在“高中贫困生库”->“历史贫困生查询”下2、 界面示意图能看到如下界面的贫困生信息。2 高中助学金此模块完成学生获取助学金信息的登记、上报的操作。系统提供了三种方式对系统进行登记（1、从贫困生中获取资助对象；2、批量导入；3、在线登记），如下图：从贫困生库中获取资助对象用Excel批量导入学生申请信息在线登记学生申请信息高中将“助学金申请信息”提交市县审批信息状态由“草稿”变为“待市县审核”市县审核通过后，提交省资助中心审核信息状态由“市县通过”变为“市县待省中心审核”市州审核通过后，提交省中心审核信息状态变更为“待省中心审核”高中学校申请市县审核市州审核省中心审核通过后，审批结束信息状态变更为“省审核通过”省审核2.1 为贫困生申请助学金高中贫困生库是助学金的首先资助对象，系统可以直接勾选贫困生库中的学生就可以快速申请助学金。1、 访问方式用户登录后，在“高中助学金”->“为贫困生申请助学金”下2、 界面示意图3、 操作说明在查询框中输入查询条件，系统将从在校贫困生库筛选出符合条件的记录，勾选后，点“申请助学金”，这些贫困学生自动进入申请登记模块中。这些学生的基本信息无需再继续登记。2.2 助学金信息批量导入此模块用于给高中学校用户批量导入高中贫困学生的基本资料。导入的数据可是必须满足系统要求，可以在线获取“导入模板”格式。4、 访问方式高中用户登录系统之后，在“高中助学金”-“助学金信息批量导入”下5、 界面示意图6、 操作说明（1）、下载贫困生导入模板，点击“下载导入模板”按钮，保存在自己的文件目录下（也就是教育部下发文件的附件格式）。注意：导入的数据将按照这个文件的数据格式（列顺序、行头不能改变），才能导入。否则，无法导入数据格式。（2）、点击“浏览”按钮，选择与模板Excel文件格式相一致的数据文件，然后点击“预览导入”按钮，当列表页面的最右侧的“信息提示栏”数据显示为“预览”字样，则表示该行的数据格式正确，否则此处将显示错误原因，可点击，将错误数据导出。修改后，再导入到系统。（3）、格式正确的数据可进行下一步操作，点击“”按钮，在右“信息提示”栏中显示为“导入成功”的数据将导入到系统。那些没有导入成功的数据，在此“信息提示”栏中将显示错误原因。错误数据可以点击“导出错误数据”下载这些错误的数据，根据错误原因修改后可以继续导入，操作回从此（2）步开始，直到成功。2.3 高中助学金申请登记本模块是提供给高中登记学生的助学金申请信息，填写完整、正确后上报上级区县审批。市县审核后由省资助中心确认后，才能获得高中助学金。1、访问方式高中用户登录到系统后，在“高中助学金”->“高中助学金申请登记”。2、界面示意图 3、操作说明（1）、首先，新增助学金信息，点击新增按钮，弹出新增页面，如下图，此界面上的操作按钮如下：l 保存按钮，当前录入的记录保存到系统中，申请的记录状态为“草稿”；保存之前系统会自动对每个字段进行规则验证（验证规则按照教育部下发的标准数据）l 保存并新增，点击此按钮将记录保存到系统中，同时进入下一个学生的添加界面。这中操作方式便于快速操作、批量录入多个学生的信息。l 保存并关闭，点击此按钮时将记录保存到系统，并且关闭当前弹出窗口，返回到上级的列表界面。l 关闭，点击此按钮，不保存数据，不修改数据，并且关闭当前弹出窗口，返回到上级的列表界面。（2）、然后，在所有需要上报的数据录入完毕之后，点击上报学校汇总信息，将本列表下所有的学生申请上报区县进行审批。在上报前，系统会将要填报的附件汇总表给用户填报后，上报资助中心。此处的具体操作见“上报附件数据登记”章节。（3）、在上报区县之前，如果对录入的信息有调整修改的地方可以点击修改，对所勾选的信息的进行修改；也可以点击删除，删除无效信息；在查询框中，输入不同的查询条件，过滤出查询信息。（4）、导出数据，导出助学金申请数据。2.4 上报附件数据登记此模块提供给高中学校登记教育部要求填报的数据（附件2、3、4），通过“下一步”切换不同的报表登记。1、访问方式高中用户登录到系统后，在“高中助学金”->“上报附件数据登记”。 2、操作说明第一步，填写高中助学金发放情况统计表，除国家助学金发放情况无需填写，其他必填： 第二步，第一张表数据填完之后，点，填写第二张表，如下图： 第三步，第二张表数据填完之后，在当前页面的下方点，填写第三张表，如下图：第三张表填写完成之后，统计工作结束，可点检查之前填写的统计数据是否正确；或者可点“保存”按钮保存已填写的数据，并上报。2.5 上报附件数据打印此模块提供给高中学校打印教育部要求填报的数据（附件1、2、3、4），但如果数据上报的状态不正确的话，将无法打印。数据的状态必须为“市县通过”。1、访问方式高中用户登录到系统后，在“高中助学金”->“上报附件数据打印”。 2、操作说明选择要打印的附件表格，然后选择打印年度和季度，点击查询就可以或者当前年度的数据。点击打印或者导出excel 到本地打印都可以！注意：要实现在线的打印，每台机器上必须安装打印控件（点击第一个按钮“下载打印控件”，下载后安装）按钮分别是：下载控件、打印、导出成excel、导出成pdf、导出成word。2.6 已获助学金查询1、 访问方式用户登录系统后，在“高中助学金”->“已获助学金查询”下2、 界面示意图当前高中助学金提供给用户查看各个不同年度的高中助学金获得学生的信息。3 高中社会资助3.1 为贫困生申请社会资助本模块是提供给高中登记学生的社会资助申请信息，可在高中贫困生库中筛选符合条件的申请对象，经过市县、省审批后，获得这些社会资助。1、 访问方式市县用户登录后，在“高中社会资助”->“为贫困生申请社会资助”下2、 界面示意图3、 操作说明在查询框中输入查询条件，系统将从在校贫困生库筛选出符合条件的记录，勾选后，点“申请社会资助”，这些贫困学生自动进入申请登记模块中。这些学生的基本信息无需再继续登记。3.2 高中申报社会资助本模块是提供给高中登记学生的社会资助申请信息，填写完整、正确后上报上级区县、省资助中心审批确认后，获得社会资助。1、 访问方式市县用户登录后，在“高中社会资助”->“高中申报社会资助”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）新增，新增一条社会资助数据。（2）修改，勾选一条数据进行修改。（3）删除，删除已选中的数据（可同时选中多条）。（4）上报，所有数据录入完成后，即可上报市县审核，上报之后，如有修改，可自行“申请赎回”进行修改（必须在上级没有审批通过情况下），审核通过的数据不可再改，也不能赎回。（5）申请赎回，数据提市县之后，如有疑问，高中可自行“申请赎回”数据，无需市县进行退回操作。3.3 社会资助项目设置 本模块提供给高中用户来维护和设置高中社会资助的具体项目类型，可供高中在申报社会资助时予以选择。特别需要注意的是：学校设置的资助项目只是本高中的设置的资助项目，县级以上统一设置的项目无需高中设置，由区县统一设置，避免重复。全省统一的资助项目由省资助中心统一设置，省级、区县级设置的资助项目市高中无法修改。1、 访问方式用户登录系统后，在“高中社会资助”->“社会资助项目设置”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）新增，新增一条社会资助项目，如下图，红色星号所在项，是必填项，不填不能保存数据。（2）修改，勾选一条数据进行修改。（3）删除，删除已选中的数据（可同时选中多条）。4 高中校内资助4.1 为贫困生申请校内资助本模块是提供给高中登记学生的校内资助申请信息，可在高中贫困生库中筛选符合条件的申请对象，经过市县、省审批后，获得这些校内资助。1、 访问方式市县用户登录后，在“高中校内资助”->“为贫困生申请校内资助”下2、 界面示意图3、 操作说明在查询框中输入查询条件，系统将从在校贫困生库筛选出符合条件的记录，勾选后，点“申请校内资助”，这些贫困学生自动进入申请登记模块中。这些学生的基本信息无需再继续登记。4.2 高中申报校内资助本模块是提供给高中登记学生的社会资助申请信息，填写完整、正确后上报上级区县、省资助中心审批确认后，获得校内资助。4、 访问方式市县用户登录后，在“高中校内资助”->“高中申报校内资助”下5、 界面示意图6、 操作说明（1）新增，新增一条社会资助数据。（2）修改，勾选一条数据进行修改。（3）删除，删除已选中的数据（可同时选中多条）。（4）上报，所有数据录入完成后，即可上报市县审核，上报之后，如有修改，可自行“申请赎回”进行修改（必须在上级没有审批通过情况下），审核通过的数据不可再改，也不能赎回。（5）申请赎回，数据提市县之后，如有疑问，高中可自行“申请赎回”数据，无需市县进行退回操作。4.3 校内资助项目设置本模块提供给高中用户来维护和设置高中校内资助的具体项目类型，可供高中在申报校内资助时予以选择。特别需要注意的是：学校设置的资助项目只是本高中的设置的资助项目，县级以上统一设置的项目无需高中设置，由区县统一设置，避免重复。全省统一的资助项目由省资助中心统一设置，省级、区县级设置的资助项目市高中无法修改。1、 访问方式用户登录系统后，在“高中校内资助”->“校内资助项目设置”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）新增，新增一条社会资助项目。（2）修改，勾选一条数据进行修改。（3）删除，删除已选中的数据（可同时选中多条）。5 系统管理5.1 Portlet首页 此功能模块提供给用户进入资助系统的首页时，在首页上看到的提醒信息。1、 访问方式高校用户登录后，在“系统管理”->“portlet首页”下2、 界面示意图3、 操作说明（1）查看，点击蓝色字体的信息就可以查看详细信息。5.2 消息管理此功能模块提供给用户收发消息，与其他用户进行信息交流之用。1、 访问方式用户登录后，在“系统管理”->“消息管理”下2、 界面示意图3、 操作说明可对已有的消息进行操作“查看”、“回复”“删除”，本界面的操作按钮有：（1）写消息，给别的用户发送消息。（2）收件箱，查看收件箱中收到的消息。（3）已发消息，查看发件箱中已发出的消息。（4）删除指定日期之前的收件箱消息，当收件箱中的消息过多，有些已经处理过或无用的时候，可以选择一个日期，删除该日期之前的所有收件箱消息，如下图。5.3 密码修改此功能模块提供给高校用户修改自己账号的密码。1、 访问方式高校用户登录后，在“系统管理”->“密码修改”下2、 界面示意图3、 操作说明用户在此处先填写自己的原密码，再填写新的密码并确认密码。本界面的操作按钮有：（1）提交，提交修改的密码，重新登录时需使用新密码登录。（2）清除，清除填写的密码。6 帮助中心 此功能模块提供给用户在使用资助系统的时候如有不会操作的地方，可以翻阅帮助文档进行查看。（也是此文档的在线电子档）