财务部管理规范(酒业公司、很实用).doc

财务部管理制度草案1、 部门架构（一）部门成员财务部设置主管会计、助理会计、出纳三个职位。（二）岗位职责主管会计1、每月处理内部账务装订成册、出具财务报表及费用明细表；2、每月底与助理会计核对应收账款；3、每月底合理推算进项税额及应纳税额、进项发票认证、抄税；4、每月底整理外账所需资料及发票、银行账单交到外账处；6、每月初2号申报统计局报表；7、每月底对四家机构（纳华拉、迪阿、静予、唐君）进行抄税、缴税；8、每月底与出纳核对银行日记账与现金日记账；9、每月提供一个月内未销的库存商品明细表；10、针对两个月的欠款明细协助助理会计催收；11、针对应收账款欠款明细达到三个月以上的向上级领导汇报；12、统计当天酒品各类营业额数据包括大客户部及营业部、现金余额；13、当天晚上7：30与前台结算并核对当天的营业状况、审核单据的完整性、核 查税金及发票；14、审核日常费用报销单据的完整性；15、每天需登记应收账款明细账；16、每周六下午5：00与大客户部核对当周酒类业绩；18、配合外部会计完成外账的相关工作；19、本部门工作的协调；20、完成上级领导交办的任务；助理会计1、每天登记往来明细账（包括应收账款、应付账款明细账）；2、复核日常费用报销单据的完整性；4、负责货物采购工作（兼任）；5、每月提供当月的应收账款表及应付账款的总表给会计；6、收到货款需告知对方相关货款项已收到7、每月底整理出一个月内累计欠款明细表负责催收；8、每月底整理出两个月内累计欠款明细表负责重点催收，催收仍未付款的并给予答复；9、每月底整理出三个月以上的应收账款累计欠款明细表给到会计；10、每月底提供大客户部及营业部以前月度回款明细表给会计核算回款提成；11、每月25号前复核工资表；12、当天晚上下班与前台收银员核对应收账款及审核原始单据的完整性；13、及时填写收付款单据注明收款人、收款单位、付款单位、金额、并盖现金收讫、转账章；14、完成上级领导交办的任务。出纳1，办理公司所有的现金业务并在单据上盖上现金付讫；1、及时登记现金日记账及银行日记账；2、每日负责盘清库存现金，核对现金日记账，妥善保管好资金；3、保管好各种空白支票、票据、；4、每月底与会计核对银行、现金日记账；5、负责跟踪各项银行到账事项；6、每天提供现金及银行的账上余额给会计；7、每天下班与前台收银清点现金数、核对银行数；8、及时填写收付款单据并盖上现金收讫、转账；9、办理任何付款业务时，对原始单据复核、发现不符合规定的单据拒绝办理；10、办理银行相关事项；12、每月与营业部及仓管进行盘点，如有问题及时清查追究责任；13、负责数据员工作（兼任）；14、完成上级领导交办的其他任务。二、工作流程规范（一）手工单管理1、前台每天在主管会计处领取三本手工单，登记单号并签字，三本手工单一本为明细单，一本为销售单，一本为酒席原始单，专本专用。2、手工单不得撕毁，作废单应该保留完整的四联，否则罚款5元/张，特殊情况需注明，经部门经理签字后免除罚款。3、开具手工单，必须完整填写客户信息（会员号、所在单位、负责人姓名）、酒品名称、规格、数量、单价、总价，要求字迹清晰，不得涂改，价格变动必须由相关人员签字，并注明原因，手工单必须由制单人亲笔签字，严格实行谁开单谁负责。4、退货必须使用退货单，客户补货必须重新开单，不得在原单上涂改。5、收银时，十元以内的尾数收银员可以直接抹去，10元以上100元以内部门经理签字，100以上需经营销副总签字（可电话同意后，事后补签）。6、送货时，送货人必须要求客户在供货应收单上签字，若客户不在，则致电客户要求其指定人代签，实在无人签收，送货人应该在供货单上注明详细送货时间、地点、联系人。7、单据替换，前台单据用完后，应该以对应的手工单向主管会计换取，主管会计对上缴单据是否齐全进行检查。（二）下班交接1、主管会计每个工作日19:30去前台，核查前台电脑单与账目是否一致，不一致由当班收银员负责。2、会计核对当天的营业状况，包括现金、银行账、应收账款、预收账款及零星开支；审核单据的完整性；核查税金及发票。3、助理会计核对应收账款及审核单据的完整性，核对记账凭证和原始凭证。4、出纳清点现金，核对银行帐。（三）采购管理1、货品采购（1）助理会计兼职采购，出纳兼任数据员。（2）采购提交采购申请单，具体内容包括品名、规格、数量、单价、总价及预付款。（3）营销副总对申请单进行审批，通过审批的注明流通价、大客户价、底价及提成点。（4）采购将审批后的移交出纳付款，并抄送主管会计。（5）采购货品到店后，数据员收送货单，仓管点货后出具点货单，并递交给数据员与送货单核对，确认无误后，数据员出具入库单。（6）采购在入库单上备注是否有返利、进场费，提交给主管会计，计入应收账款，冲减成本。2、其它采购（1）金额超过2000元上的设备列入固定资产，采购员先书面申请-填写固定资产采购申请表交由人事行政审批，可行再交交总经办审批，通过后采购员予以购买。（2）在购买的过程中，采购员必需取得正规的发票，发票上的内容包括付款方名称，单价、数量、金额、资产名称。如果发票上没有联系人、联系电话的，采购员须询问联系电话并写在发票背面。（3）公司各阶层人员，在上述规范中操作失当，给公司带来损失风险的，根据情节大小由总经办负责追究责任。（四）应收账款管理1、主管会计全权负责公司应收账款的管理，督促助理会计催收账款。2、助理会计对公司应收账款负全责，根据客户的具体情况及时催收款项，并有责任督促员工对自己的客户账款进行催收。3、欠款在一个月内的，助理会计负责催收，欠款两个月的，主管会计协助助理会计催收，欠款三个月及以上的，主管会计应该及时汇报给营销副总，若出现漏报，罚款50元/笔。（五）提成管理1、所有提成的计算以前台登记数额为准。2、每周六下午五点，主管会计与大客户部核对当周业绩。（六）账务结算管理1、周二、周五结算烟及酒的现金账。2、酒一个月结两次账。（七）费用报销管理1、费用报销流程：（1）费用报销人填制费用报销单，并附上相关费用明细-报销人部门负责人（或上级主管）确认签字-助理会计复核（原始单据的完整性），签字-主管会计复核（原始单据的完整性），签字- 公司总经理（或委托授权人）审批-出纳复核签字并履行付款。（2）未遵照上述流程操作者，财务部有关人员有权拒绝付款。2、费用单据要求：（1）一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证，合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准。除行政事业单位的收据外，普通收据不能做财务报销凭据。（2）详细规列为要有税务监制章和开票单位的财务专用章或税务专用章、发票抬头上的付款单位都必需写上公司全称、相应的有日期、内容、数量、单价、金额，如有数据填加、涂改的无效，加盖开票单位的签章后有效。具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。（3）财务部门有权拒绝任何不符合报销规定的单据，各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。3、单据整理要求：（1）报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的黏贴在粘贴单上并贴到费用报销单据的左上角，单据数量比较烦杂的要列出报销明细清单附在后面。（2）单据分类不清晰，黏贴不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。4、预借款管理：（1）金额在1000元以下的由公司员工先行垫支，之后凭发票按照流程据实报销，财务人员要严格控制现金的借支使用。（2）公司员工因工作需要事前预借款的，必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，经部门负责人、财务主管及副总签字后，出纳人员才能放款。（3）在预定还款日期到期后不能还款或报销的，从有关人员的工资中扣除，借款人须做到前账不清,后账不借。5、报销金额审批规定：（1）单笔报销金额或单笔票据报销金额在2000以下的，按照正常的流程由公司副总审批即可。（2）金额超过2000以上的必须要由公司总经理的审批。（3）出纳操作付款时须掌握好审批金额权限，操作不规范的不得付款。6、报销或单据传递时效要求：（1）财务人员根据财务做账的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作，当月发生当月取得并当月报销（特殊情况除外），相应的人员有及时催收票据的义务。（2）每周四确定报销时间，其它时间一律不以报销。7、费用报销的其他规定：（1）公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的发票，一些特殊情况不能取得发票的，需要使用替代发票的，必需备注或告知真实的业务发生情况，取得财务主管、副总的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外代替的发票要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。（2）为了合理的控制税额，提倡公司所有员工在日常生活中能取得发票的场所都以公司为付款名称开具正规发票，入公司外账，所填的发票内容写：办公用品、劳保用品、日用品。（八）费用核算的科目及内容1、应付职工薪酬：工资；福利费；社会保险费（医疗保险，养老保险，工伤保险，生育保险，失业保险）；工会经费；职工教育经费；住房公积金；解除职工劳动关系补偿；其他。2、办公费：公司日常办公所发生的费用包括每月购买的办公用品、金额2000元以上须申请、快递邮件费，电脑耗材、书籍、报刊费、印刷品；网络使用费等。3、通讯费：手机费、固定电话费；4、业务招待费：公司经营需要进行应酬所发生费用包括公司领导招待客户用餐、红包、送礼、购物卡、娱乐等）5、差旅费：出差人员发生的一切长途车票、补助、出差地区的市内交通费、住宿费、有正规发票的订票费；6、汽车费用： 汽油费，通行费、税费、维修费；7、市内交通费:公司人员在市内乘坐公交车和出租车费用；8、宣传费：通过媒体的广告性支出包括对外发放宣传品，业务宣传资料费用其它；9、食堂费用包括食堂购买食物、日用品、燃气、维修设备等9、运输装卸费：送货运费、装卸费；10、广告费：广播电视台广告、报刊杂志广告、广告礼品、其他；11、租赁费：办公房屋租赁费、库房租赁费、场地租赁费、其它12、物耗费；13、水电物管费；14、行政维修费；15、低耗品摊销；16、检验费；17、会务费；18、印花税；19、培训费；20、咨询策划费；21、固定资产；22、其它 。