报告写作技巧PPT课件.ppt

演示文稿写作技巧,作者：周际 时间：2008年1月23日,如果内容很精彩，谁在乎他是否“看上去很美”？,如果你已经花了很多时间去做？ 这个输出结果对业务对你有多重要？ 你希望你的工作如何被重视？,“在我们卖房子之前，首先要有能力销售自己！”,为什么我们使用PowerPoint来做演讲？,在我们的环境里报告演讲是经常遇到的,把有关你和你思维的信息发送给每个人 能够立刻把你是谁以及你如何思考等这样的信息传递给每个人 包含有价值的的信息 含有宝贵而且往往昂贵的信息 经常在系统内部广泛交流 在系统内经常进行广泛流通 营销团队形象的直接反应 是直接反映了营销队伍的形象,今天，我们将侧重于从两个方面来 报告讲稿开发幻灯片及投影片,PowerPoint,讲故事的工具,议程,写出有效的幻灯片 原则/提示(30 min) 用图表解说(20 min) 写有影响力的报告（20分钟） PowerPoint的写作技巧（20分钟）,演示文稿写作艺术,演示文稿 是一种把复杂信息 转换成 简单扼要、有效沟通的艺术,5原则塑造好文章Five principles underpin all good document writing,为你的观众而写 采用一个逻辑化和统一的结构 简化 用事实支持论点 说故事,有效写作的10个技巧,彻底理解写作的内容和目的 每页一个观点 用标题使观点更为直接，从而吸引观众 采用金字塔原则来创造逻辑结构 使用编号来扩展结构 在视觉上强调你想观众去关注的地方 简单、简单、再简单拿走所有不增加价值的元素 杜绝错误 理想的字体大小：14-16pt，最小10pt 拷贝好的演示文件使用它的风格、顺序、结构和图片等,#1: 彻底理解文章的内容和目的Thoroughly understand the context 而目前最多的不满集中客卫的设计及分类收纳方面,#6:视觉突出你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,Vs.,突出数据,突出文本,突出思路,Vs.,突出数据,突出文本,突出思路,#6:视觉突出你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,突出数据,突出文本,突出思路,良性循环的市场营销,图片能简化思路并帮助强化观点,案例:,#6:视觉突出你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,#7:简化，再简化抛弃所有无附加值的部分 Simplify, Simplify, Simplify take out all elements that do not add value,简化文本,使用题点bullet point 删除不必要的词 不必要的话用最少的话可能表达了同样的想法用最少的话可能表达的理念一致用最少的话空白,#8:杜绝错误 Absolutely No Mistakes,一个错误数字可以毁灭整篇文章的可信度,这是你的报告 如果你自己不确定是否正确，请检查,#9: 理想的字体大小为14-16磅，最小不低于10磅Ideally 14-16pt font, minimum 10pt,题目, 18pt 如果你不能用1-2行的标题和18pt字体 ，可能你的标题是过于冗长，请考虑重新措辞 主体文字, 14-16pt 页面上的文本就是打算读出来的 人们并不关注较小的文字 在一般的会议室用投影机进行介绍，理想字体是14 - 16pt ，最小的是12pt 图表中的数据和标签, 10-12pt 注解和来源说明, 10pt,议程,写出有效的幻灯片 原则/提示(30 min) 用图表解说(20 min) 写有影响力的报告（20分钟） PowerPoint的写作技巧（20分钟）,一个图表里的关键要素,题目,单位,备注： 资料来源：,数值,名称,备注： 资料来源：,题目,单位,标题永远是最重要的，它告诉观众这些数据反映了什么。,单位可表示图表所示名称（如市场份额的趋势， ）,类似的图表中，刻度应该统一起来但如果只是显示数值，刻度就并非总是必要的,数据序列标签应尽可能多地横向表示,所有图表必须标明数据来源； 备注主要是用于提供有用的细节，并不是必须的,除非只是为了显示趋势或比较，数据的数值通常是必须表示的,一个图表里的关键要素,数据表现的逻辑顺序,巧克力在西部地区的消费量，1997年,Tons,吨 (千),巧克力在西部地区的消费量，1997年,这个?,或者这个,Idaho,Montana,Nevada,S. Dakota,Wyoming,为了突出数据强调的重点，你必须按升序或降序排列。 合理的突出数据：给有意思的数据，如最高或最低的做下划线。 减少不必要的细节 把所占比例小的统一归为“其他类” 保留一位小数位数，使图表更清晰,解说数据只要到必要的小数位数 数据的小数位数太多，会制造出干扰并不利于信息的传递 小数位数要统一,保留尽可能少的小数位数,百万 美元,西部地区的媒体花费,这个？,或者这个,西部地区的媒体花费,西部地区的媒体花费,还是这个!,选择合适的刻度,确定刻度高度来满足柱型图的要求（如果有必要的话，为数据标注留下足够空间） 对于有极端差异情况的数据，主动把数据分段 并排出现的两个图表的刻度应该是相匹配（具有可比性），或者是根本上不同的 避免出现0到10和0到15这样两个表的比较， 0-10和0-1000是可以的 从百分比刻度来说，人们一般习惯于到100% 避免出现0-90 ，但可能出现小刻度，例如所有的数据都在40%以下,选择合适的刻度,亚洲可可豆加工机，1997年产量,亚洲可可豆加工机，1997年产量,2550,这个?,还是这个!,提供必要的“补充资料”,Tons (Mln),72,不同场合的糖果消费量,Christmas,Easter复活节,Mothers Day,Valentines Day,75,正确 ，但占有率有什么不同？（缺少占有率）,品牌在不同地区占有率,好 但绝对数值是多少？,XXX赔付总额 （ 95-00）,US$000,哼那么复合年增长率是多少呢？（缺少复合增长率的说明）,为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料” 并不总是需要，通常是案例 考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题,提供必要的“补充资料”,XXX赔付总额 （ 95-00）,US$000,Tons (Mln),72,不同场合的糖果消费量,Christmas,Easter,Mothers Day,Valentines Day,75,(17%),(25%),(26%),(32%),(11%),(35%),(19%),(36%),0.7,0.9,0.6,0.6,0.8,0.1,RMS,0.7,Total,1995-2000 CAGR = 22%,品牌在不同地区占有率,为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料” 并不总是需要，通常是案例 考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题,使你的图例更易解释,用某种方式做图例说明，使数据更容易被识别。 确保秩序是一样的，自上而下 对于折线图和柱状图直接标注 如果报告是黑白的，这一切就更重要了 不要只依靠PowerPoint的自动图例说明,96,102,不同场合的巧克力消费,Tons (Mln),96,102,不同场合的巧克力消费,Thank you,Date,Birthday,Christmas,Easter,Mothers Day,Valentines Day,这个?,或者这个!,使你的图例更易解释,其他需要注意的,为你的数据选择适当的图表类型 柱状图：适合表现比较和与基准对照 线图：适合表现发展趋势 饼状图：适合表现比例 双垂直轴线： 适合表现2维数据 Merrimeko和气泡： 3维数据,当数据名称在纵向柱型图上无法良好显示时 ，可考虑使用横向柱型图 不要随意拉升你的图表，注意保持正确的图形比例,各省（ ）,Random Provinces (%),Random Provinces (%),不要拉伸！,使用横向柱状图,其他需要注意的,最后，考验着一个好的幻灯片还有,你是否愿意站出来，并展示您的幻灯片给人看？,在一个房间里，一对一地讲？,他是否愿意让你把它讲完？,议程,写出有效的幻灯片 原则/提示(30 min) 用图表解说(20 min) 写有影响力的报告（20分钟） PowerPoint的写作技巧（20分钟）,在做报告时需要知道的重要事项,基本报告原则,有立场 告诉别人需要关注的原因 有逻辑的陈述 有明确的行动和后续方案,会使听众发疯的做法,150页或更长的报告 数据过多 离题 意识流（无数据或不务实） 问题摇摆不定 独角戏（没参与感）,他喜欢,用图像/图表/数据支持 直接有效的内容支持 做报告时的投入感,加强报告影响力的11条Rons 11 Tips To Build Presentation Impact,理解你的听众 内容越少越好 每页纸都有观点 准确 我信任你 写报告，不全是演说 清理逻辑 看起来舒服“艺术指导” 三分钟原则 聪明的重复运用,议程,写出有效的幻灯片 原则/提示(30 min) 用图表解说(20 min) 写有影响力的报告（20分钟） PowerPoint的写作技巧（20分钟）,一些小窍门,Tip #1: 使用键盘快捷键 Tip #2: 移动/复制用Shift 和 Ctrl Tip #3: 调整大小用Shift 、 Ctrl和组合键使用 Tip #4: 网格和参考线 Tip #5: 使用连接 Tip #6: 如果看上去可用一个文本框来解决，就用一个文本框 Tip #7: 在一个文本框里写文字时，尽量少留空白 Tip #8: 使用“题点”来获得最好效果 Tip #9: 使用行间距，而不是空白行,Tip #1: 使用快捷键,因为它看上去令人印象深刻 因为它非常快 因为它在节省自己时间的同时，也节省了与你一起工作的其他人的时间 时间就可以被用来关注更多其他的事情，比如工作和生活的平衡,键盘快捷方式摘要,个人觉得右边部分基本不会用上,Tip #2：移动/复制用Shift 和 Ctrl,在拖动时单击shift，目标将固定地向某一个方向移动,1,+,Shift,在拖动时单击Ctrl，将复制目标到选定区域,2,+,Ctrl,3,你可以同时使用shift和Ctrl,+,Ctrl,+,Shift,Tip #3:调整大小用Shift 和、Ctrl和组合键使用,By hittingthe Ctrl key while dragging the mouse, the scaling reference point will be the center of the object,When resizing an object using a corner handle, the shift key will maintain the aspect ratio of the original object,1,2,3,4,To resize a group of objects and the space they occupy, it is necessary to group them (Alt-R-G),You can combine both the Ctrl and the Shift keys to resize objects, maintaining proportions while using the center point reference,+,Ctrl,+,Shift,+,Ctrl,+,Shift,Tip #4:网格和参考线,总是打开“网格和参考线” “对齐网格”可以帮助对照网格来控制目标位置 “对齐图形”可以帮助控制把一个目标和最靠近的目标靠拢,DemoBOX,DemoBOX,DemoBOX,DemoBOX,Tip #5:使用连接器,连接器是将各种物体连接起来的最有效的方式 联合使用连接器、对齐网格/图形和各方向对齐按钮(Alt-R-T/B/L/R) 使用连接器吸附到网格或形状，并对准顶部/底部/左/右,The Point,Assertion 2,Assertion 1,Tip #6:如果可放在一个文本框里，就放在一个文本框，便于修正,1% 28% 11% 18% 30%,20% 8% 20% 20% 31%,SOS 04,VolumeShare04,8% 20% 17% 11% 44%,SOS 01,1% 34% 10% 14% 40%,VolumeShare01,好的例子,不好的例子,Tip #7:在一个文本框里书写的时候，尽量少留空白,这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法 这个是使用文本框的正确方法,这不是使用文本框好方法 这不是使用文本框好方法 这不是使用文本框好方法,好的例子,不好的例子,This is NOT how bullet points should look like. This is NOT how bullet points should look like. This is NOT how bullet points should look like. This is NOT how bullet points should look like. This is NOT how bullet points should look like. This is NOT how bullet points should look like.,This is how bullet points should look like. This is how bullet points should look like This is how bullet points should look like. This is how bullet points should look like This is how bullet points should look like. This is how bullet points should look like,Tip #8:使用你的“题点”来获得最大的影响,Tip #8:使用你的题点”来获得最大的影响,用“神奇题点”文本框模板,“神奇题点” 文本框 自动设置缩进 对于不同段落层次自动更改字符 事先对不同级别设定文字大小（可容易改变） 事先设定一些有用的设置：字号及自动调节大小,句子1 句子2 句子3,#9:在段与段之间设置行间距，而不是空白行,插入空白行，是一个缺乏效率的留出空间的方法 。它使该文件未来的编辑变得非常困难,句子 1 句子 2 句子 3,空白行,“段落前”设置1行间距,格式行间距段落前，来提高效率,个人观点供参考，欢迎讨论,