05项目管理软件ProjectPPT精品文档.ppt

第1页,王莉 工程管理研究所,同学们早上好！,计算机辅助项目管理,第2页,第一节 MS Project简介 第二节 MS Project进行项目管理的步骤 第三节 MS Project的使用,第五章 项目管理软件PROJECT,实验,第3页,第一节 MS Project 简介,MS Project的产生和发展 MS Project的基本功能 认识 MS Project 基本术语 基本规则,第4页,1. MS Project的产生和发展,1990，MS Project 1.0 for Windows 1992，MS Project 3.0 1994，MS Project 4.0 1997，MS Project 98 2000，MS Project 2000 2002，MS Project 2002 2003，MS Project 2003 2006，MS Project 2007 2009，MS Project 2010,Project Standard Project Professional Project Server Project Web Access,第一节 MS Project 简介,第5页,（1）网络处理模块 （2）资源安排与优化模块 （3）成本处理模块 （4）报告（图形）生成与输出模块,2. MS Project的基本功能,第一节 MS Project 简介,第6页,（1）网络处理模块 表示各个工作之间的逻辑关系； 计算各工作/事件的时间参数，如最早或最迟开始时间和完成时间，总时差和自由时差等。 计算项目的总工期，求出关键线路； 跟踪进度，更新网络，报告进度完成量%以及对后续工作及总工期的影响等。,MS Project的基本功能,第7页,（2）资源安排与优化模块 每项工作对资源的需要量可以随持续时间改变，这样每项工作本身可以有不同的资源需求曲线； 资源的供应量可以变化，如正常工作时间和加班工作时间时资源供应量不同（加班工作时，资源供应量相当于增加了）； 可以同时处理消耗性和非消耗性资源； 每项工作赋予多种资源； 可以设定各项工作对资源需求的优先级别（当资源发生冲突时），以调整工作的重要性。,MS Project的基本功能,第8页,（3）成本处理模块 可进行成本和进度的同步计算和控制，即成本与时间直接挂上钩，作出进度计划的同时，成本测算也就完成了，或反之； 可处理与时间无关的成本，这类成本无论工作干或没干都会发生，如管理费等； 可分析各种成本偏差，如计划成本与实际成本的偏差、预计成本与当前实际成本的偏差等； 能处理不同的货币单位； 可作方便的成本统计、查询，等等；,MS Project的基本功能,第9页,（4）报告（图形）生成与输出模块 能根据所输入的工作逻辑关系及其它参数自动生成和输出横道图、网络图、工作安排日历等进度计划图形，从而减少手工绘制和修改的麻烦，这些图形之间还可自动转换； 可修改图形中某些区域或部分，并可任意添加文字或图形； 可自动更新和标记当前日期，并记录上一次报告的状态和之后项目的变化； 所有报告在输出前都可先在屏幕上模拟显示。,MS Project的基本功能,第10页,MS Project 经过近二十年的发展，功能在逐渐增强，界面也渐趋实用、美观。 Project 属于MS Office 系列软件之一，其工作界面及常规操作与Office 的其他软件（Excel、Word等）相似。 同时，Project 还有很多项目管理所必需的特有组件和视图。,3. 认识 MS Project,第一节 MS Project 简介,11,标题栏,菜单栏,状态栏,视图栏,水平滚动条,垂直滚动条,数据编辑栏,MS Project的工作界面,第12页,标题栏,应用程序标题栏,项目标题栏,第13页,工具栏,常用 工具栏,项目向导 工具栏,格式 工具栏,第14页,工具栏,Visual Basic工具栏 用户可使用VBA编辑器录制、运行和编辑宏。 WEB工具栏 用于激活WEB浏览器以浏览Intranet或Internet 跟踪工具栏 用于查看项目信息和更新日程。 绘图工具栏 用于在甘特图中添加图形和文本框。,第15页,工具栏,任务窗格工具栏 协作工具栏 用于在工作组中与他人交换信息。 资源管理工具栏 用于分配资源和解决资源过度分配问题。 自定义窗体工具栏 提供输入标准窗体中未包含的任务或资源信息的工具。,第16页,工具栏,PERT分析工具栏 可通过PERT分析来估计任务的工期。 分析工具栏 提供调整日期，以及在EXCEL中分析时间刻度数据和PERT分析的快捷方式。 欧元货币转换器工具栏 网络图工具栏 用于使网络图更加清晰而直观地显示任务和日程安排。,第17页,工具栏,对工具栏的操作： 显示或隐藏工具栏屏幕提示 对工具栏上的相关按钮和菜单进行删除、重命名、分组 更改工具栏按钮的大小、图片 移动或复制按钮、菜单 创建自定义工具栏,18,视图,视图用来描述屏幕显示或打印数据的方式。共29种，常用8种： “甘特图” “跟踪甘特图” “任务分配状况” “日历” “网络图” “资源工作表” “资源使用状况” “资源图表” 其它视图,第19页,“甘特图”视图,甘特图：以甘特图的形式显示项目的信息。 视图左边为工作列表，右边用横道表示工作持续时间。,第20页,“跟踪甘特图”视图,跟踪甘特图：用于显示项目的跟踪信息。,鼠标拖动,文字输入完成百分比,第21页,“任务分配状况”视图,给每项任务列出了分配给该项任务的资源以及资源在各个时间内完成的工时。,第22页,“日历”视图,以任务条形图表示任务的日程安排。,第23页,“网络图”视图,以网络图的方式来显示任务及其相关性。,第24页,“资源工作表”视图,以电子表格的形式显示每种资源的相关信息。,第25页,“资源使用状况”视图,用于显示项目资源的使用状况。,第26页,“资源图表”视图,按时间显示分配、工时或资源成本的有关信息。,第27页,任务（工作） 里程碑 资源,4. 基本术语,所谓任务，是指具有开始日期和完成日期的具体工作，它是项目的组成单元。 摘要任务、子任务 项目通常由相互关联的任务构成。,第一节 MS Project 简介,第28页,任务（工作） 里程碑,4. 基本术语,任何工期为零的任务都自动显示为里程碑，也可以将具有任意工期的其他任务标记为里程碑。 可以作为项目中主要事件的参考点，用于监视项目的进度。（阶段点）,第一节 MS Project 简介,第29页,任务（工作） 里程碑 资源,4. 基本术语,所谓资源，是指完成任务所需要的人员,设备和原材料等等。资源负责实际完成项目中的任务。 有三种类型的资源：工时资源和材料资源、成本资源。,第一节 MS Project 简介,第30页,用户必须向Project提供尽可能精确和合理的任务信息 输入所有任务以及每个任务的工期，项目主要阶段的里程碑事件 设置每个任务的执行顺序。在任务间创建相关性，使任务之间建立链接等 给任务的开始和结束时间设置限制条件,一、 Project 的功能简介,5. 基本规则,（1）提供数据,（2）关键路径,（3）资源对工期的影响,第31页,Project使用关键路径来计算项目的总工期。 关键路径是指为保证项目如期完工而必须按时完成的任务序列。关键路径上的所有关键任务工期之和就是项目的总工期。 典型的项目中绝大多数任务都有一些可宽限时间，因此可以在不影响项目完成日期的情况下可以稍有延迟。,一、 Project 的功能简介,5. 基本规则,（2）关键路径,第32页,资源驱动任务：对于项目中的一些任务，如果改变分配给它的资源数量，那么，这些任务的工期发生变化，则这个任务就叫做资源驱动。 反之，如果无论资源分配方式如何变化都不影响任务的工期，那么就叫非资源驱动。,一、 Project 的功能简介,5. 基本规则,（3）资源对工期的影响,第33页,第二节 使用Project进行项目管理,项目管理的过程： 明确项目目标 制定计划表 发布计划 跟踪项目、调整计划 完成项目与存档,Project使用步骤 定义项目 制定规划 发布计划 跟踪管理 结束项目,Project 是利用项目管理的概念建立的一套项目时间的管理和控制、资源分配和成本控制的项目管理系统。,实验,第34页,Project使用步骤1.定义项目,1. 定义项目 设定软件的工作环境和项目的基本信息。,清楚的项目目标至关重要 工期、成本、资源的限制 可度量的（定量、定性） 确保有影响的每个成员 都赞同此目标,第35页,Project使用步骤1.定义项目,项目的新建、打开、保存 操作：单击“新建”；输入开始日期或完成日期。 术语：日程排定方法；当前日期；状态日期； 日历；优先级；统计信息,第36页,日历,日历：确定资源和任务工作时间的日程排定机制。 基准日历：可用作项目和任务日历并指定一组资源的默认工作和非工作时间的日历。（标准、24小时、夜班、行政） 项目日历：项目所使用的基准日历。 资源日历：为单个资源指定工作时间和非工作时间的日历。 任务日历：可应用到各项任务以控制其日程排定的基准日历，通常独立于项目日历或任何所分配资源的日历。在默认情况下，所有任务都使用项目日历。 Project日历使用顺序：项目日历资源日历任务日历。,37,项目向导,项目开始 或 结束时间,项目日历,第38页,2. 制定规划 将项目分解为一系列工作，如下表所示。,1）输入任务 2）输入工期 3）组织任务 4）分配资源 5）输入成本,6）调整项目规划,实验,Project使用步骤2.制定计划,第39页,单击“视图栏”中的“甘特图”； 在“任务名称”域中，键入任务的名称; 按下 Enter 键或点击“ ”。 数据编辑栏的使用,1） 输入任务,Project使用步骤2.制定计划,其他方法：从Excel导入任务列表？,第40页,甘特图,甘特图用两种方式来显示项目的信息：视图的左边用工作表，右边用图形化（条形图）的方式显示每一任务。条形图在时间刻度上的位置和长度表明了任务的开始和结束时间，位置关系则表明了任务是一个接一个还是相互重叠的。 甘特图的作用,第41页,甘特图的作用,输入任务和工期，来创建一个项目； 链接任务，在任务之间可以建立相关性； 将人员和其它资源分配给任务； 查看任务的进度； 可查看任务的相关详细信息； 拆分以中断任务。 用格式中的“甘特图向导”来自定义甘特图,第42页,单击“视图栏”中的“甘特图” ; 在将要更改的“工期”域中，输入所需的工期; 可以用分钟（m)、小时(h)、天(d)或周(w)为单位，输入工期值; 按下 Enter 键。,2） 输入工期,Project使用步骤2.制定计划,第43页,层级关系（大纲缩进） 搭接关系（链接任务）,3） 组织任务,Project使用步骤2.制定计划,第44页,单击“视图栏”中的“甘特图” ； 在“任务名称”域中选取要缩进的任务； 单击“升级 ” 或“降级 ”,大纲缩进（将任务分成阶段 ）：,Project使用步骤2.制定计划,第45页,单击“视图栏”中的“甘特图” ； 在“任务名称”域中选取要链接的任务； 单击“链接任务 ” 。 注意任务的选择顺序！ （取消任务链接）,链接任务（排定任务日程） ：,Project使用步骤2.制定计划,第46页,方法一： 双击任务名称，调出“任务信息”对话框， 选中“资源” 方法二： 用“甘特图”中“资源名称”栏的下三角,4） 分配资源,Project使用步骤2.制定计划,第47页,方法三： 单击“视图栏”中的“甘特图”； 在“任务名称”域中，选取任务的名称; 单击“分配资源”，在“名称”域中选取资源； 单击“分配”。 方法四： 在“甘特图”中选取任务的名称， 工具分配资源,Project使用步骤2.制定计划,4） 分配资源,第48页,单击“视图栏”中的“甘特图”； 在“任务名称”域中，选取任务的名称; 单击“分配资源”，在“名称”域中选取资源； 单击“删除（替换）”。,删除（替换）资源：,Project使用步骤2.制定计划,4）分配资源,第49页,Project 根据正常费率和加班费率、每次使用成本、固定成本或者分配给任务的成本资源的成本来计算资源的成本。 （每次使用成本：资源的固定使用费用，可用变量代替或作为额外的变量使用。对于工时资源，在每次使用资源时累算每次使用成本。对于材料资源，每次使用成本仅累算一次。） （固定成本：无论任务工期或资源完成的工时是多少，始终保持为常量的一组任务成本。） （成本资源：与任务的工作量或工期无关的资源，如机票价格或住宿费。）（例如飞机票价或饭餐）,5） 输入成本,Project使用步骤2.制定计划,第50页,网络计划的调整工期目标,调整的对象（工期TcTr）: 超过规定工期的各条线路上的各项工作。 （关键线路和某些非关键线路）,调整的方法： 单纯缩短某些工作的持续时间 改变工作间的逻辑关系 综合运用两种方法,第51页,缩短工作的持续时间：,增加作业班次 增加资源投入 从非关键线路上抽调资源,网络计划的调整,注意：选择费用低、条件好、易于压缩的工作。,“向关键线路要时间，向非关键线路要资源”,第52页,改变工作间的逻辑关系：,流水作业（分段施工） 平行作业 更改工作间的搭接关系,网络计划的调整,注意：各种情况的适用条件,第53页,网络计划的调整资源,调整的对象: 冲突或过渡分配的资源 过度分配：为资源分配了过多的任务，以至于资源无法在可用工作时间内完成这些任务。（资源的最大单位） 调整的方法： 减少资源使用量（单位） 重新安排资源的工时,第54页,查看关键路径 查看可用时差、总时差等时间参数 检查资源使用状况及成本 查看每项任务的分配状况及成本 查看以图形方式显示的每一资源的使用状况及成本,调整项目计划（查看工期、资源、成本）,Project的使用2.制定计划,资源调配,第55页,基准计划,Baseline Plan(基准计划)包含基准进度、基准成本、基准资源安排等的计划内容。 基准进度由原来的计划进度拷贝而来，作为与实际进度和下一轮预计进度比较的基准，因为该基准进度与预计进度不同，它不会随着数据的改变而自动改变，除非用户设置了新的基准进度。一旦用户执行了该设置命令，软件就会将当前的预计进度拷贝为基准进度。（成本,资源也适用） 保存为基准计划,第56页,为什么要进行资源调配？ （资源冲突或过度分配） 如何识别过渡分配的资源？ 如何消除资源过度分配？ 工具/资源调配/ 人工进行调整,资源调配,调整项目计划,第57页,方法一： “资源图表”视图 方法二： “资源使用状况”/格式/详细信息资源过度分配,如何识别过渡分配的资源？,第58页,方法一： “甘特图”格式甘特图向导 方法二： 使用“筛选器”,查看关键路径,调整项目计划,第59页,“甘特图”或“任务分配状况”视图/视图/表/成本,查看每项任务的成本,调整项目计划,第60页,“资源工作表”/视图/表/成本,查看每一资源的成本,调整项目计划,第61页,“资源图表”/格式/详细信息/成本（累计成本）,查看以图形方式显示的每一资源的成本,调整项目计划,第62页,“资源使用状况” （可查看各资源的总工作时间和在各个任务上分配的时间）,检查资源工作量,调整项目计划,第63页,为什么要进行资源调配？ 如何识别过渡分配的资源？ 如何消除资源过度分配？ 工具/资源调配/ 人工进行调整,资源调配,调整项目计划,第64页,方法一： “资源图表”视图 方法二： “资源使用状况”/格式/详细信息资源过度分配,如何识别过渡分配的资源？,第65页,资源向导,第66页,首先应清楚打印的内容； 打印预览； 文件打印 （或者“常用工具栏”“打印机”）,打印项目计划：,Project使用步骤3.发布计划,计划得到批准后，为了把任务分配给下属，就需要发布计划。,（打印、E-mail、网络）,第67页,打印的内容： 视图 数据域 列宽 页眉页脚 打印格式（横向/纵向、页边距等） 打印预览,打印设置,页码范围 时间范围 是否“仅打印页左侧数据栏”,第68页,（1） 设置比较基准 （2） 输入实际值 （3） 分析任务进展 （4） 调整项目规划,4、跟踪管理,Project使用步骤4.跟踪管理,Project术语 计划信息、排定信息和实际信息 排定信息：当前最新的任务信息 状态日期 用来报告项目的时间、成本条件的设定日期（不是当前日期）,第69页,（1） 设置比较基准,什么是比较基准？ 如何保存比较基准？ 工具跟踪设置比较基准 “跟踪”任务向导第一步： 保存比较基准计划，以便与后期版本进行比较 如何清除比较基准？ 工具跟踪清除比较基准,Project使用步骤4.跟踪管理,第70页,比较基准,比较基准是在精确调整并完成项目计划之后以及项目开始之前，所保存的当前计划的一个拷贝，是用来衡量项目变化的最主要的参考点。 比较基准信息是项目文件的一部分，Project并不把它单独保存为一个文件。 其中的信息不会变化，除非你重新保存了比较基准。 比较基准的内容：任务、资源、分配,“比较基准开始时间” “完成时间” “工时” “成本” “工期”,第71页,工程实际信息： 实际开始日期和完成日期 实际完成的工期 实际完成的工时 实际完成百分比 实际的成本信息（“实际成本”域）,（2） 输入实际值,Project使用步骤4.跟踪管理,快速更新已完成的任务,第72页,更新任务的实际开始日期和完成日期,更新任务的实际开始日期和完成日期： 在“甘特图”中选取需要更新的任务， 工具跟踪更新任务 在“实际”选项组的“开始”和“完成”中输入。 设置按时开始或完成的任务的日期： 在“甘特图”中选取需要更新的任务， 工具跟踪更新项目 设置时间（“完整项目”或“选定项目”）。 （批量设置）,第73页,实际完成的工期,剩余工期：在任务完成之前还需花费的时间量。 实际工期：任务已进行的时间量。 完成百分比：用于输入或显示任务完成状况的域。该值可表示为已完成的任务工期百分比。 工期 = 剩余工期 + 实际工期 完成百分比 = 实际工期 / 工期,第74页,方法一：在“甘特图”中选取需要更新的任务， 工具跟踪更新任务 在 “完成百分比”栏输入百分比 方法二：在“甘特图”中选取需要更新的任务， 项目任务信息常规 在任务信息对话框中“完成百分比”栏输入百分比。 方法三：在“甘特图”中选取需要更新的任务， 将鼠标置于该任务的条形图上，待其变为时，向右拖动即可。（向左）,以（工期）百分比的形式更新任务的进度,第75页,实际完成的工时,“跟踪”向导第二步：“准备跟踪项目进展”选择跟踪方法 始终通过输入工时完成百分比进行跟踪： 最不精确而最快的跟踪方法。可以指定资源完成工时的百分比，该百分比在 0 (没有工时用于该任务)和 100 (该任务所有工时都已完成)之间。 始终通过输入实际完成工时和剩余工时进行跟踪： 一种在准确度和所需时间方面都适中的跟踪方法。可以指定资源为每项工作已完成多少工时、还剩余多少工时。 始终通过输入每个时间段完成的工时进行跟踪： 最精确但是最耗费时间的跟踪方法。指定资源每一时间段中每项任务用的工时。,第76页,工时完成百分比,实际工时：某任务或工作分配已完成的工时量。 剩余工时：任务中以时间单位（例如，小时或工作日）表示的有待完成的工时量。 工时完成百分比：表示任务、资源或工作分配当前状态的百分比值，可表示为已完成工时的百分比。 工时 = 剩余工时 + 实际工时 工时完成百分比 = 实际工时 / 工时,第77页,实际完成百分比,“实际完成百分比”域显示输入的完成百分比值，该值可用来计算已完成工作量的预算成本 (BCWP)。此域也称为“盈余分析完成百分比”。 “BCWP” 域中的值是任务、资源或工作分配的完成百分比乘以比较基准成本后、再进行累计得到的值。 盈余分析：对到状态日期或当前日期为止已完成工作量的成本的度量。 盈余分析方法（任务属性信息）,第78页,盈余分析方法,完成百分比通过使用已完成的任务工期百分比，计算已完成工作量的预算成本 (BCWP)。例如，如果在一个 4 天的任务中已完成 2 天的工期，就可以讲该任务已完成 50%。这是默认的盈余分析方法。 实际完成百分比通过使用独立于任务实际工期/总工期的实际已完成任务的百分比来计算 BCWP。实际完成百分比基于实际已完成的工时。例如，某些任务的完成可能通过某些建立的标准进行度量，或者与材料的消耗相关联，二者中任何一个都可以指示任务已完成的进度。,第79页,快速更新已完成的任务,快速将任务更新为 100% 完成 针对当前日期或状态日期将任务更新为 100% 完成 ： “跟踪”工具栏上的“100% 完成” 针对特定日期将任务更新为 100% 完成 ： “工具”菜单上指向“跟踪”，然后单击“更新项目”。 快速将任务更新到计划的完成百分比 针对当前日期或状态日期将任务更新为计划的完成百分比 ： “跟踪”工具栏上的“按日程更新” 针对特定日期将任务更新为计划的完成百分比 ： “工具”菜单上指向“跟踪”，然后单击“更新项目”,第80页,（3） 分析任务进展,Project使用步骤4.跟踪管理,设置状态日期 确定任务是否按计划开始和完成; 确定项目成本大于还是小于预算; 每日查看比较基准成本和实际成本。 其他任务进展信息,第81页,设置状态日期（项目信息）,当您查看进度信息时，状态日期决定您查看项目状态的日期。您选择的日期会对 Project 标记任务的方式产生影响。例如，Project 将基于状态日期中的进度确定任务是否滞后。 若要查看项目今天的状态，请将状态日期设置为今天的日期。 若要查看项目以前的状态，例如，您过去的某天收到时间表， 请将状态日期设置为其他日期。,第82页,确定任务是否按计划开始和完成,“跟踪甘特图”/视图/表/差异,提示：为了查看差异信息，必须先保存一个比较基准。,第83页,确定任务成本大于还是小于预算,“甘特图”/视图/表/成本查看“总成本”和“比较基准”,查看项目的比较基准总成本和实际总成本： 项目/项目信息/统计信息/“成本”,查看成本差异： “甘特图”/视图/表/成本/查看“差异”,查看分配给任务的资源以及任务的资源成本： “任务分配状况”视图/视图/表/成本/,第84页,每日查看比较基准成本和实际成本,“任务分配状况”/ 视图 / 表 / 成本； 格式/详细样式/“使用状况细节”/按下Ctrl， 单击“实际成本”、“比较基准成本”、“成本”/“显示”。 提示：默认情况下，Project 自动计算实际成本。如果需要编辑实际成本信息，应关闭自动计算实际成本的功能。 工具/选项/计算方式/ 消除“总是由Microsoft Project计算实际成本”,第85页,任务进展信息,将实际与计划值（比较基准）进行对比 使用“跟踪甘特图”，可以将实际进度与比较基准进度进行比较。 选择表：“差异” 显示域（插入列）：“开始/完成时间差异”、“工时差异”、“成本差异” 在“状态标记” 域中显示一个表示任务当前状态的图标。 应用筛选器 查看进度线,已完成任务 按时的任务 延迟的任务,第86页,“跟踪”向导第五步：“对项目进行更改” 编辑“工期”、“工时”、“分配单位” 拆分实际工时和剩余工时 “工具”/“跟踪”/“更新项目” “工具”/“选项”/“计算方式”,（4） 调整项目规划,Project使用步骤4.跟踪管理,第87页,拆分实际工时和剩余工时,“甘特图”将鼠标指向任务的 未完成部分向后拖动鼠标 提示： 拖动已完成部分，将移动整个任务； 用“常用工具”栏上的“拆分任务”，可对任务进行拆分（已完成和未完成部分均可进行拆分）。,第88页,对经验和教训进行总结： 根据从报表、讨论或会议所收集来的信息将最佳的项目实践和项目进行过程记录在案。（是否完成项目的目标？工作是否准时完成？是否在预算范围之内？对将来的项目可作何改进？） 打印项目结束报表。,5、结束项目,Project使用步骤5.结束项目,第89页,视图 14/26，操作（网络图、） 报表 可视报表 普通报表,第90页,实验,时间：第13-15周（共3次） 周六下午2:30-6:00 地点：院机房（Microsoft Project） 实验要求和内容,