公司办公自动化管理规定.doc
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1、-范文最新推荐- 公司办公自动化管理规定 1 目的 为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理,提高工作效率。 2 适用范围 本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。 3 术语和定义电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。
2、文秘资源网 4 职责4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。 4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站
3、办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。 5 管理要求5.1 电子公文管理规定。5.1.1 电子公文与纸质公文关系。5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。5.1.1.2电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。5.1.1.3除特殊注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致,包括:公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。5.1.1.4电子公
4、文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令,并保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。 5.1.3 对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看”待办事宜”,并签署意见。 5.1.5国家秘密级以上(含秘密级)和集团
5、公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。5.1.7 电子公文处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的安全。5.1.8 电子公文介质硬(软)磁盘、磁带、光盘等应按下列要求管理:5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存,等同纸质公文的使用和保存。5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修,由公司电算
6、室负责。5.1.8.3 电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,须进行登记并由两人监销,确保不漏销、不丢失。5.1.9用户认证管理。5.1.9.1用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密码,日常要求每隔1个月修改用户密码。5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。5.1.10用户管理。5.1.10.1用户重新审核:将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。5.1.10.2新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变更)用户表(附后),本部门领导签字后,到人力资源开发室盖章确认,由电算室创建用户。5.1.10.3用户权限变更:当对用户权限有特殊需要时,请填写用户权限变更
7、表(附后)。5.1.10.4用户变更:人员流动时,由人力资源开发室填写用户新增(变更)表(附后)提供给电算室,由电算室对这些用户变更所属部门。5.1.10.5用户注销:人员调离,退休、退养、离职时,由人力资源开发室填写用户注销表(附后)提供给电算室,由电算室注销用户。5.1.11用户组管理。5.1.11.1用户群组重新审核:将群组名称及群组成员列出后,由各主管部门重新审核。5.1.11.2新用户组申请程序:由使用部门填写用户新增(变更)表(附后),与电算室协商创建。5.1.11.3用户组的日常管理:用户组由电算室进行日常维护。5.1.11.4用户组信息的发布:为方便查询各用户组包含的成员,电算
8、室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。5.1.13系统操作要求。5.1.13.1要求每天早8:00打开oa办公系统,下班时触发按钮,形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。5.1.14信息管理要求。5.1.14.1电子邮件系统:要求经常清理,保证邮件占用空间小于100m。5.1.14.2通知公告、留言板:文档保留一个月时间,超期后由电算室对文档进行删除。5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理:由办公室对文
9、档进行维护。5.1.14.4政策法规、经济责任制:由企管办对文档进行定期维护。5.1.14.5信息发布、信息收集:由指定部门的专人负责维护。5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份5.2经销商电子公文管理规定。5.2.1每家经销商一个用户名,由专人管理与使用,用户名和密码要有两人知晓,避免人员调动,其他人不能登录。5.2.2上机人员调离工作岗位,新的操作人员应及时更改用户设置。5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码,并保守秘密。5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。5.2.5不许将ie浏览器
10、设置成“表单自动提示密码”。5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件,一经发现,作为劣迹记入经销商综合考评。5.2.7使用人员要每日登录系统,至少保证早、晚各一次,并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。5.3服务商电子公文管理规定。5.3.1外来公文进行登记、处理,在收文流程中处理,例如:一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。5.3.2服务站内部制定的公文,需按流程办理且归档,在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息,经筛选整理编辑后形成各种主题刊物,进行发布。例如:质量信
11、息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务,资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。5.3.4.1服务系统通讯录,供服务站使用,主要由贸易公司电算室负责。5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写,以供服务站查看。5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料,例如:新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等,各服务站均可发布。5.3.5直接发
12、送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。5.3.6关于磁盘上机使用的规定。5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘,必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后,方可上机使用。5.3.6.2外单位人员来服务站上机时,所带磁盘必须由服务站站长同意,经作病毒检查确认无病毒后,方可上机使用。5.3.6.3发现病毒时,操作者不得擅自处理,须经服务站计算机管理负责人查明原因后,责成专人处理。 6相关文件(无) 7相关记录及保存期7.1新增(变更)用户表 &n
13、bsp; 保存期限 五年7.2用户权限变更表 保存期限 五年7.3用户注销表 &nbs
14、p; 保存期限 五年 区人口计生局干部职工守则 为全面适应计划生育新形势的要求,进一步增强干部职工的事业心和责任感,维护正常的工作秩序,营造健康向上的工作氛围,保持良好的工作状态,确保各项工作任务的完成,经局长办公会议研究决定,制定本守则。一、政治思想(一)认真学习邓小平理论,牢记党的宗旨、努力实践“xxxx”重要思想,树立
15、正确的世界观、价值观、人生观;(二)认真学习国家、省关于计划生育工作的方针政策、法律法规以及有关的人口理论,并能在实际工作中自觉贯彻执行。二、业务学习(一)爱岗敬业,刻苦钻研业务知识,不断增强业务素质。(二)具备与所从事岗位相适应的专业知识和业务技能,并不断自检、自省、自警、自勉。三、工作态度(一)严肃认真,实事求是,坚持原则,不徇私情,依法行政。(二)工作踏实,积极肯干,不怕苦,不怕累,努力克服一切困难,勇于承担艰巨任务,注重提高工作效率,切实保证工作质量。(三)吃苦在前,享受在后,工作面前讲奉献,利益面前讲风格。(四)忠于职守,克己奉公,廉洁自律,清清白白做人,实实在在做事。四、组织纪律(
16、一)严格遵守国家的法律法规,严格执行单位的规章制度。(二)服从组织分配,听从领导安排,自觉树立集体和全局观念,注重个人言行,主动维护整体形象,切忌我行我素,各行其事。(三)严格纪律,不迟到,不早退,不旷工,不消级怠工。工作场合不打闹嬉戏,工作时间不串岗,不做与工作无关的事情。(四)工作时间不饮酒,非工作时间不过量饮酒,杜绝酗酒,打架斗殴等现象。五、道德修养(一)礼貌待人,文明服务,使用文明服务用语,养成良好的职业道德习惯。(二)敢于承担责任,不回避问题和矛盾,不谎报工作成绩,不瞒报工作失误。(三)敢于抵制歪风邪气,敢于同一切不良行为作斗争,不搞自由主义,不搞小团体,不拉帮结派,不做不利于工作和
17、团结的事情。(四)树立良好的社会道德风尚,不造谣,不传谣,不信谣,不搬弄是非,不无中生有,避免因个人不规言行给他人和单位造成损害。(五)自觉维护工作秩序和生活环境,不随地吐痰,不乱扔垃圾。(十八)尊重科学、尊重知识,养成自觉学习的良好习惯。以上守则供全体干部职工自觉遵守。如有违反者或按本守则的要求长期不适应者,按以下规定处理:停止工作,集中时间学习本守则和有关规章制度,写出书面检查,期间停发工资。严重者,视情给予相应的党纪、政纪处分。本守则自二oo五年五月十日起执行。附:与本守则相配套的九项制度。 考勤及请销假制度 一、实行上午和下午到办公室2次点名的考勤办法。规定上班时间
18、前10分钟内为签到时间,过期为迟到,每迟到1次扣款1元。30分钟未到为旷工,每旷工上班1次扣款10元(含早退),连续旷工3次以上者扣发当月考勤奖。正常工作期间由办公室随时抽查考勤情况,并每月公布考勤情况。二、正常双休日值班每人每天按正常上班发考勤奖,国家法定节假日因工作需要坚持上班者参照有关规定核发加班费。三、实行请销假制度。因病、因事要请假,半天以内由科、室负责人批准。半天以内经科、室负责人同意后报分管领导批准,1天及以上者,由局长批准,班子成员因事请假由局长批准。未经批准,擅自离岗者,视为旷工。请假期满及时上班,并向批准领导及时销假。四、因公出差或请假,不参加点名须报办公室登记存档。 五、
19、实行考勤评比制度。每月张榜公布当月考勤情况,年终汇总,根据出勤率作为评选先进个人的重要依据。六、严禁工作时间聊天串岗、聊天。 学 习 制 度 一、全体干部职工要加强自身建设,积极参加单位组织的政治、业务学习,以适应做好本职工作的要求。二、单位学习计划由分管机关工作的局长与办公室负责编拟,报党支部研究批准后实施。各科室学习计划根据各自的业务特点自行编拟,并组织实施。三、每周五下午组织全体干部职工集中
20、学习1次。各科室组织好讨论。四、单位组织集中学习或各科室组织的学习与讨论要严格考勤,凡无故不参加者,按考勤及请销假制度的有关规定处理。五、在不影响正常工作的前提下,要坚持自学,每周自学时间不少于4小时。六、每个干部职工都要建立政治学习和业务学习笔记,每月月底由分管机关工作的局长定期组织检查。 文 档 管 理 制 度 一、严格登记手续,随时掌握文件去向,避免漏传、误传和延传。二、传阅要及时,传阅过程中任何人不得擅自留用文件,因工作需要留用的,经领导批准后,按程序借阅。三
21、、传阅文件要由专人负责,按规定范围逐人传阅并签名,不得擅自扩大传阅范围。四、对传阅的文件,收回后要认真清理、核对,保证无少篇缺页。传阅完毕后,及时存档五、凡上级或其他部门来文,根据文件的性质、内容与要求,附写文件传阅单,经签批后,再送有关人员阅办。六、各科室人员参加上级会议时带回的文件材料一律交办公室统一阅办。七、机要文件要注意保密、保存;本局文件经办公室统一编号、登记、上报、下发,并及时将底稿、正文及有关材料整理归档。八、文秘人员应按照上级有关部门的要求,及时做好年度立卷工作。 安 全 保 卫 制
22、度 一、全体干部职工要强化安全防范意识,共同做好内勤工作,确保单位利益不受侵犯。二、实行值班制度。局机关干部职工要严格按照值班要求,认真做好值班期间的安全保卫工作,同时要完成领导交办的其他紧急性工作任务。值班期间,实行全天24小时值班,杜绝空岗、串岗现象的发生。值班结束后,要做好值班本交接工作,上一班必须将值班所发生的事书写清楚,在第二天八点前交接转下一班。值班期间,带班领导负责处理本班所发生的一切突发性事件。对值班期间出现问题,严格追究值班人员责任。三、值班人员和安全保卫人员要做好门岗值勤和来人询查工作。值班期间遇有来人,要问清来因,做好登记方准进入楼内,发现可疑人员及时向领导汇报
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