[经济学]《电算化会计》教案.doc
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1、电算化会计教案电子版(4-9章) 55 第4章 系统初始化学习要点:1了解账套的概念,掌握账套管理的方法。2理解操作员权限的意义,掌握操作员权限设置的方法。3了解系统参数的内容及其作用,掌握系统参数设置的基本程序与方法。4理解和掌握编码设置的内容与原则。5掌握会计科目的设置方法及辅助核算管理的方法。41 账套设置411账套的概念所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系,其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。账套设置过程其实是输入单位的有关背景资料和环境资料的过程。一个单位对应一个账套,如果单位内部还有独立核算的下级单位,或下设多个独立核算的部门,则可
2、给每个独立核算部门分别立账,各账套之间可实现资源或数据共享。412账套的建立建立账套的实质是在会计软件环境里创建一系列的数据库,用以存放各种凭证账簿资料。1系统操作员设置(1)系统管理员注册系统管理员也称作账套主管或超级用户,不同的会计软件对系统管理员的定位与授予的权限有所区别。通用会计软件中一般都预设了默认的系统管理员,并为其设置了密码。如:用友软件中预设的SYSTEM或Admin,金蝶软件中设置的是Manager。(2)设置操作员一般通用软件中,操作员的增删以及权限设置的权力通常由系统管理员(账套主管)控制。系统管理员(包括账套主管)负责对整个电算化系统的管理以及重要环节的操作。操作员设置
3、通常跟密码设置联系在一起。密码,一方面避免无关人员进入系统,另一方面也使不相容职务岗位人员做好相互牵制工作。新增加的操作员必须被授权后才拥有对系统的操作权力。设置操作员需要录入以下内容:操作员编号。操作员姓名。操作员所在部门。操作员密码。2账套管理(1)建立账套建立账套是所有会计处理的前提。通常,账套的建立、备份和恢复等工作由系统管理员(或账套主管)完成。建立账套需要输入或设置的项目:设置账套基本信息。包括:账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。账套编号是一个账套在软件系统内部的识别代码。账套名称是指供用户识别的账套名。账套数据路径指账套数据的存放位置。账套启用会计期间表示
4、新建账套开始使用的会计核算日期,账套被正式启用后,账套启用期间就不能再被修改。录入单位基本数据。包括单位全称或简称、办公地址、邮政编码、银行账号、法人代表、通讯方式等。选择会计核算类型。核算类型是指用户单位所属的行业性质。以便系统按照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。设置本位币。基础信息分类选择。是指确认对供应商、客户、存货、部门等要素是否分类,如何分类的设置。确立代码设置规则。这是对科目、客户、部门等关键核算内容确定分类级次以及确定各级编码的长度。需要确定设置规则的代码项目一般包括会计科目编码、存货编码、部门编码、客户(或供应商)编码等。设置结算方式。主要包括结算方式编码、结算
5、方式名称以及是否进行支票管理等项目。确定数据核算精度。对金额、存货数量等保留的小数位数进行定义。(2)修改账套参数通常只有设置账套的操作员本人才有权修改账套数据。系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。例如,账套编号、账套数据路径、启用会计日期、科目编码规则等都不允许修改。(3)引出引入账套数据引入账套是指将当前系统环境以外的某一账套数据复制到当前系统中,通常用来完成同一软件环境里的一个账套数据在不同计算机之间的转移。引出账套是指将所选的账套数据从当前软件系统中卸出,以便实现账套数据的转移。引出(引入)功能与通常的备份(恢复)功能在执行原理和操作方式上非常相似,但属于两个不同的概念。
6、只有系统管理员(或账套主管)才拥有引入和恢复账套数据的权力。3操作权限分配操作员权限设置是按照会计内部控制制度中不相容职务分工牵制的原理,对已设置好的操作员所进行的权力分配。在权限分配时,应特别注意授权、执行、审核、记录等不同性质工作的分工要求,把具有相互牵制作用的操作权限授予不同的操作员。4基础信息确认在得到用户的确认后,软件系统将按照内部规则建立一系列的数据库,产生账套系列数据。42 系统环境参数设置初始化设置通常包括三个方面的工作:一是系统环境参数设置二是系统运行要素设置三是账务系统初始数据录入。初始化设置可分为两部分,一部分是针对整个会计软件系统的设置,称之为基础信息设置;另一部分是针
7、对某一应用功能模块的设置,如账务参数设置、机构设置、往来单位设置、收付结算设置等,通常可称之为系统环境参数或系统运行要素。421凭证参数设置通常有以下一些项目:(1)凭证编号控制。(2)出现赤字提示控制。(3)系统受控科目控制。由用户确认某一项内容交由哪一功能模块控制的问题,即进行系统受控科目设置。往来业务核算是系统受控科目控制中最典型的应用。(4)凭证修改权限控制。是对是否允许操作员修改他人录入的凭证的确认。(5)支票登记控制。是否启用系统的支票管理功能,需要作适当选择。(6)科目权限控制。这是对操作使用的会计科目是否作限制的一项设置。(7)凭证审核控制。通常表现为“凭证经审核后才能记账”或
8、“审核与录入不能为同一操作员”等复选项。(8)出纳签字控制。根据单位对出纳业务的管理惯例来选择收付凭证是否需要经出纳签字才能入账。422 外币及汇率设置外币及汇率设置的内容有:(1)汇率方式选择。即选择使用固定汇率还是浮动汇率。(2)折算方式设置。外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。直接汇率的折算公式为:本位币=外币汇率。间接汇率的折算公式为:外币=本位币汇率。(3)币别设置。用于定义所使用外币的符号与名称。如,美元符号为“USD”或“$”,名称为“美元”。日元货币“JPY”,港币符号为“HKD”等。(4)汇率小数位数设置。用来定义各种外币汇率的小数位数。(5)最大折算误差设置。即
9、确定系统折算误差警示功能的误差极限。(6)记账汇率设置。记账汇率是指操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。(7)调整汇率设置。即月末时以该汇率对外币进行折算,并将折算额与外币账户的期末余额进行比较,从而计算出该期汇兑损益额的汇率。423 凭证类型设置常见凭证分类方式有:(1)按凭证所反映的业务类型,将凭证划分为收、付、转三类。可进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付四种类型。(2)按凭证是否涉及到现金或银行存款的内容来划分,将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证。也可把由系统根据用户定义自动生成的凭证专门设置成一类,通常称为机制凭证。设置凭证类型的限定条件:如“借方必有科目
10、”、“贷方必有科目”、“借方必无科目”、“贷方必无科目”等等。例如,将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目”“1001,1002”,将转账科目的约束条件设定为“借贷必无科目”“1001,1002”。424 账簿参数设置账簿参数设置有以下几项:(1)明细账查询权限控制。对操作员的查询和打印权限作进一步细化。如:只允许某操作员查询或打印某科目明细账,而不能查询或打印其他科目的明细账。(2)打印位数设置。对摘要、金额、外币、数量、汇率、单价等栏目宽度进行设置。(3)每页打印行数设置。425 报表参数设置(将在本书会计报表处理系统一章详细论述)426 其他参数的设置(1)会计日历。用于设置各个会计期
11、间的开始日期与结束日期。账套启用后,会计期间与启用日期就不能再被修改。(2)小数位数设置。用于设置系统中所涉及的数量、单价等内容的小数位数。多数软件的默认小数位数都是2位,个别软件提供了2-6位小数供用户选择。(3)排序方式设置。在显示或打印部门、客户、员工等项目内容的排列规则。43系统运行要素设置所谓系统运行要素,是指对与用户单位的业务核算和日常业务管理相关的各类项目内容。如单位内的部门分类与目录、职员档案信息、往来单位的分类与目录、会计科目表、货款结算方式、银行账号等等。设置系统运行要素关键是对各项内容的编码的设置编码设置经常采用群码与顺序码相结合的方式。如图所示,商品编码的前7位采用群码
12、设计,分别是商品大类、商品中类和商品小类编码,后3位采用顺序码。商品编码的级别为4级,总长度为10位。图4-1商品编码方案示意图商品序号商品小类商品中类商品大类431部门编码及其设置部门是指用户单位下辖的需要区别核算方法或具有相应管理要求的单元。部门是一个逻辑概念,其与单位内部实际的职能部门不一定一一对应,甚至可以完全不同。部门档案的内容包括部门编码、部门名称、部门类别、部门负责人等项。下表是对部门编码采用分级管理的方式下设置的部门编码。表4-2 多级别的部门编码设置部门编码部门名称部门编码部门名称01财务部04销售部0101财务一组0402第一销售处0102财务二组040201销售一组02
13、总经理室040202 销售二组03生产车间040203销售三组0301基本生产车间0302辅助生产车间432职员编码及其设置职员是指参与用户单位的业务活动,且需要对其进行核算和业绩考核的人员。职员档案中包含的基本信息有:职员编码、职员姓名、所属部门、职员属性、职员类别等。下表列举的是通常对职员档案设置的几项内容。表4-3 职员档案基本信息职员编码职员姓名所属部门职务性别属性备注010001王小刚财务部经理男管理人员010002何森林财务部会计男管理人员010003李林财务部出纳女管理人员020001李小萍总经理室总经理女管理人员030001张阿珍基本生产车间主任女生产人员040001周浩销售一
14、组男销售人员030002陈林欣基本生产车间主任男生产人员030003孙秋征辅助生产车间男辅助人员433客户(供应商)编码及其设置客户管理的主要内容包括客户分类、客户属性定义、新增或修改客户信息、编辑客户联系人等功能。表现为设置客户编码、客户名称、所在城市、所属行业、所属区域、联系地址、联系人、联系电话、邮政编码、银行账号、纳税号等详细信息。客户代码也可采用分级管理的方法。通常代码的前段为地区编码,中段可结合客户属性编码,末段为客户的顺序码。表4-4是对客户结合地区和属性的编码设置方案,其中,客户属性用1位字母表示,地区和单位属性各用2位数码表示,最后3位为客户的顺序码。表4-4客户(供应商)编
15、码举例客户编码客户(分类)名称客户属性客户编码客户(分类)名称客户属性A01(华东地区)销售对象B02(华北地区)供应商A0101(事业单位)销售对象B0202(企业单位)供应商A 0101001杭州学军中学销售对象B0202001北京朝阳科技有限公司供应商A 0101002杭州市教育局销售对象B0202002河北唐山电子有限公司供应商A 0102(企业单位)销售对象B03(华南地区)供应商A 0102001杭州安康制药公司销售对象B0302(企业单位)供应商A0102002杭州市西湖区商场销售对象B0302001广州商海电子有限公司供应商B0302002海南三亚电子有限公司供应商434 商品
16、编码及其设置商品管理需要考虑的内容包括:商品编码规则、商品属性和规格定义、商品和劳务分类以及新增或修改商品信息的方便性等。设置时包含的项目有商品编码、商品名称、计量单位、规格型号、批号、条形码、存货计价方法、保质期限等信息。表4-5是对某文化用品经营部对商品进行分类编码的实例。编码的前7位都是代表商品类别,后3位是指具体的商品。表4-5商品编码设置商品编码商品名称01办公用品类0101打印机类0101001多功能一体化打印机0101001001X620e型多功能一体化打印机02耗材类0201墨盒类0201001彩色打印墨盒020100100125号彩色打印墨盒435 项目及其设置通用会计软件中
17、的项目,是指独立于会计科目体系之外的,由软件的辅助核算功能对其实施系统的、灵活的核算和管理的特定内容。项目设置包括项目类别的设置与项目目录的录入。项目类别是指所设置项目的名称,如工程费用、业务费用等;而项目目录是指某一类项目的具体分类,如“工程费用”可分为“人工费”、“材料费”、“其他”等。44 账务系统初始数据录入441会计科目编码原则设置科目编码时需要遵循的几项原则:(1)系统性原则。对总账科目和规范的二级科目编码的设置必须符合会计制度的有关规定。全部科目编码形成为一个系列。(2)一义性原则。要保证每一个代码对应于惟一的一个会计科目。(3)简洁性原则。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下
18、,力求使编码简单明了。(4)可扩展性原则。在设计编码时一定要充分考虑各方面的要求。明细科目的代码长度通常是以这一级次科目最大可能达到的个数来确定。442会计科目表的建立(1)增加会计科目录入会计科目时需要考虑并顺序输入以下内容:会计科目代码。会计科目代码是指在软件系统中为会计科目确定的统一编码。科目编码通常只用数字来表示。如“银行存款”科目编码“1002”,“应交税金”科目编码为“2171”,“应交税金应交增值税”的编码为“217101”,“应交税金应交增值税进项税额”的编码为“21710101”。会计科目名称。多数会计软件对会计科目名称有长度限制。会计科目类型。会计软件也将科目类型设置成资产
19、类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类五大类。科目类型一般只在一级科目设置,下级科目的类型与其上一级科目的类型相同。会计科目性质。科目性质指的是正常业务情况下科目余额所在的方向。资产类科目的科目性质为借方,负债和所有者权益类科目的科目性质为贷方。助记码。助记码是帮助用户快速地记忆科目的代码。作用:加快录入速度,减少汉字的录入量。账户格式。指以此会计科目开设的账户的明细账输出格式。通常有三栏式、多栏式、数量金额式等等。如用友软件提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种形式。科目特定核算要求。外币核算:为“外币核算”科目,并且要指定外币名称。数量核算:标记会计科目是否有数量核算。并设置
20、数量的计量单位。(2)删除会计科目被删除的科目需要符合以下条件:科目未被其他设置项使用。没有任何一张记账凭证用到该科目。该科目没有建立明细科目。(3)修改会计科目科目编码是不能被修改的。第一,科目已被其他设置项使用时不能被修改。第二,凡已建有下级科目的科目不能被直接修改。(4)查找会计科目两层含义,一是在科目表中查寻指定特征的会计科目;二是查询某一科目的各项设置参数。(5)指定会计科目由用户指定适用某一特殊功能的会计科目,这项操作称为指定科目。如将“现金”科目指定为现金日记账科目,将“银行存款”科目指定为银行存款日记账科目等。443期初余额录入如果是在年初时建账,则期初余额就是年初余额,可直接
21、录入各账户的年初余额。如果是年中启用账务处理系统,则应先将各账户的年初余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来,多数通用软件都将根据年初余额和累计发生额自动计算出启用期期初余额。录入期初余额时,一般只需要输入最末级科目的发生额和余额即可,各非最末级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算生成。1基本账务数据录入所有数据基本上只与最末级会计科目直接相关联。所谓最末级科目是指不含有下级科目的会计科目,最末级科目可以是各级明细科目,也可以是通常意义上的总账科目。例如“应交税金应交消费税”、“应交税金应交增值税进项税额”等均属最末级科目。录入最末级科目的年初余额和累计发生额后,其上级科目的余
22、额和累计发生额就由系统自动计算生成。比如:“原材料”科目(余额350,000元)下设的二级科目分别为“生产用原材料”(余额200,000元)和“其他原材料”(余额150,000元),而“生产用原材料”又设有“钢管”(余额150,000元)和“钢板”(余额50,000元)两个下级科目。则应分别在“钢管”科目下输入“150,000”,在“钢板”科目下输入“50,000”以及在“其他原材料”科目下输入“150,000”。系统会自动计算出“原材料”科目的余额。2辅助账期初数据录入对于部门辅助核算科目,系统将要求输入各部门的年初余额和本年累计发生额;对于往来辅助核算科目,除了按要求输入年初余额和本年累计
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